สำหรับใครหลายคน ปัญหาเรื่องประชุมเยอะและนาน จนไม่มีเวลาทำงาน ไม่เคยหายไปจากโลก แม้กระทั่งช่วง COVID-19 ก็ยังต้องเดินทางจากห้องสู่ห้อง (ประชุม) บนหน้าจอ จนแทบไม่มีเวลาวิ่งไปเข้าห้องน้ำด้วยซ้ำ
แม้การประชุมจะเป็นเรื่องจำเป็น แต่มันก็มีราคาที่แพงมาก หากเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ได้วางแผนจัดการมาอย่างเหมาะสม เพราะนอกจากเรื่องเวลาที่เสียไปของทุกคนรวมกัน มันยังส่งผลกระทบทางความเครียดและเหนื่อยล้าในตัวบุคคล จนบางครั้งต้องอาศัยเวลาในการฟื้นตัว (Meeting Recovery Syndrome) ส่งผลให้บั่นทอนความสำเร็จของทีมและองค์กรไปด้วย
เคยมีงานวิจัยจาก MIT Sloan ที่ศึกษาเกี่ยวกับการประชุม พบว่าคนเราจะมีสมาธิและมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียง 50% ของเวลาในการประชุมเท่านั้น แถมตัวเลขนี้จะยังลดลงไปอีกหากเป็นการประชุมออนไลน์ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญมากๆ ที่เราจะต้องมั่นใจว่าทีมหรือองค์กรของเรานั้น ออกแบบและจัดการประชุมที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพในทุกๆ ครั้ง
นี่คือลิสต์ 7 ข้อง่ายๆ ให้เราได้ลองทบทวนการประชุมที่ผ่านๆ มาของทีมเราหรือกับลูกค้า เพื่อที่จะได้ปรับเปลี่ยนนิสัยการประชุมของเราให้ดีขึ้น
- แยกให้ออกก่อนว่าจะประชุมทำไม : Seth Godin นักเขียนชาวอเมริกันเคยบอกว่า โลกนี้มีการประชุมสามแบบเท่านั้นคือการประชุมเพื่อรับข่าวสาร (Information) การประชุมเพื่อพูดคุย (Discussion) และการประชุมเพื่อขออนุญาต (Permission) ส่วนสาเหตุของการประชุมที่นานเกินจำเป็นก็คือการที่ทุกคนเข้าใจไม่ตรงกันว่าการประชุมนั้นเป็นการประชุมประเภทไหนเพราะฉะนั้นใครนัดประชุมบอกไปเลยว่าจะเพื่ออะไรจะได้ไม่สับสนและยืดเยื้อ
- Agenda และผลลัพธ์ที่ต้องการต้องชัด : วิธีการเช็กว่า เราวางวาระและดำเนินการประชุมอย่างเหมาะสม คือการดูว่าเราจบประชุมได้ตรงเวลา พร้อมได้คำตอบที่ชัดเจน สามารถแยกย้ายกันไปทำงานต่อได้ (ไม่ใช่จบเพราะไม่ทันเวลา แล้วก็ต้องมานัดประชุมใหม่) ถ้าจะให้ดี ก่อนประชุมควรส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ผู้เข้าร่วมอ่านก่อน และหลังประชุมทุกครั้งให้พูดสรุปสิ่งที่ตกลงร่วมกัน บันทึกเป็นเอกสาร และส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนด้วย
- ไม่จำเป็นต้องชวนทุกคนเข้าประชุมทุกครั้ง : ควรเลือกแต่ผู้ที่เกี่ยวข้อง อย่างกรณีของ Google ที่ใช้หลักให้คนเข้าประชุมไม่เกิน 10 คน เพราะมองว่าเวลาทำงานเป็นสิ่งมีค่าของทุกคน รวมถึงการประชุมก็ไม่ได้มีไว้เพื่อบ่งบอกถึงเกียรติยศอะไร (Attending meetings is not a badge of honor.) และเมื่อเลือกเข้ามาแล้ว ควรให้ทุกคนแสดงความเห็น รวมทั้งคอยเช็กไม่ให้มีคนเทคโอเวอร์บทสนทนาจนเกินไป
- ประชุมครั้งละ 15-18 นาที : กำหนดช่วงเวลาของการประชุมให้ชัดเจนและไม่นานเกินไป แต่ที่แนะนำเวลาไว้ที่เวลาเท่านี้ (ซึ่งดูเหมือนจะสั้น) ก็มาจากช่วงเวลาที่คนเราจะมีสมาธิอย่างต่อเนื่องได้ มีหลักชีววิทยารองรับด้วยว่าร่างกายของเราต้องอาศัยการหมุนเวียนของเลือดออกซิเจนและกลูโคสในการประมวลผลข้อมูลใหม่ๆ ซึ่งมันจะทำงานได้ดีภายใน 18 นาทีเท่านั้น ถ้าใช้เครื่องจับเวลาด้วยก็จะยิ่งมีผลทางจิตวิทยาทำให้การประชุมเดินหน้าได้เร็ว
- ลองยืนประชุมบ้าง : ลองเร่งความเร็วการประชุมได้ด้วยการยืน เพราะถ้าต้องยืนคุยกันนานๆ ก็จะเมื่อยก็จะรีบคุยรีบแยกย้ายไปโดยปริยาย Washington University เคยทำวิจัยด้วยว่าการยืนทำให้คนตื่นเต้นกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ๆ และเกิดการร่วมมือกันได้ดีกว่าการนั่งคุยกัน
- เรียกร้องความสนใจ : เป็นปกติที่เมื่อมีการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม ยิ่งกลุ่มที่มีคนเยอะ ยิ่งมีโอกาสสูงมากที่คนจะอู้ (Social Loafing) หลายๆ ทีมจึงเลือกวิธีไม่ให้เอาแลปท็อปหรือมือถือเข้าห้องประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกครั้งที่กำลังสนใจสิ่งที่อยู่ตรงหน้า ส่วนในการประชุมออนไลน์ ก็พยายามให้ทุกคนเปิดกล้องและคอยสังเกตท่าทีตอบรับขณะคนอื่นพูด
- กำหนดบทบาทชัดเจน : เพื่อไม่ให้การโยนไอเดียในห้องถูกทิ้งไว้แค่ในห้องประชุม จึงจำเป็นที่ในทุกการประชุมต้องมีการกำหนดบทบาทของผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน อย่างที่ Apple จะมีการจิ้มคนที่จะเป็น Directly Responsible Individual (D.R.I.) หรือผู้รับผิดชอบไอเดียที่เกิดขึ้นตรงนั้นอย่างเป็นทางการ ส่วนสาย Project Management ก็มีแนวคิดที่ชื่อว่า RACI Model อันประกอบด้วย
- R — Responsible : คนรับผิดชอบ เสนอประเด็น และเป็นคนทำงานนั้นให้สำเร็จ หรือเป็นตัวแทนทีมที่ทำก็ได้
- A — Accountable : คนตัดสินใจ ให้การสนับสนุน ช่วยแก้ปัญหาและรับผิดชอบผล โดยปกติคือหัวหน้าทีม
- C — Consulted : คนที่ช่วยให้ข้อมูลและคำแนะนำ ส่วนมากจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ
- I — Informed : คนที่ต้องรับรู้ว่างานนั้นจะถูกทำอย่างไร โดยจะไม่มีการบอกภายหลังว่าไม่ทราบ หรือไม่เห็นด้วยกับงานที่ทำ
ทั้งหมดนี้ เป็นทั้งเช็กลิสต์ที่เราควรทบทวนการประชุมที่ผ่านมาร่วมกันกับทีม และนำไปพัฒนาการประชุมครั้งต่อๆ ไป ไม่อย่างนั้น เราอาจควรเรียกมันว่า “การเสียเวลาร่วมกัน” มากกว่าการประชุม
อ้างอิงจาก
