งานที่ค้างไว้อยู่ก็มีมากมาย ทำไปสักพักหนึ่งก็ต้องล้อมวงประชุมงานกันอีกแล้ว ประชุมไปก็กลัวไปว่างานที่ค้างอยู่จะทำเสร็จทันไหม เอาเข้าจริงๆ การประชุมมันก็จำเป็นแหละเนอะ แต่ถ้ามันมากเกินไปก็ส่งผลต่อเราไม่น้อยเลย
คำถามว่าด้วยการประชุมที่ดีควรเป็นยังไง ควรบ่อยแค่ไหน หรือจะทำยังไงให้มันได้ประสิทธิภาพมากที่สุด มันก็เป็นประเด็นใหญ่ที่หลายๆ คนพยายามหาคำตอบกับมันให้ได้ เพื่อให้ค้นพบการประชุมที่ดีจริงๆ
นักวิจัยจาก University of Nebraska และ Clemson University ได้ร่วมกันทำการศึกษาชิ้นหนึ่ง พวกเขาได้เข้าไปอ่านงานศึกษาว่าด้วยการประชุมกว่า 200 ชิ้นที่เกิดขึ้นในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา เพื่อค้นหาคำตอบว่าข้อแนะนำที่เป็นจุดร่วมของงานวิจัยเหล่านั้นมีอะไรกันบ้าง
สิ่งที่พวกเขาพบคือ ข้อแนะนำทั้งในเรื่องการเตรียมตัวก่อนประชุม ระหว่างประชุม และหลังประชุมเสร็จแล้ว เราเลยขอสรุปมาคร่าวๆ บางข้อที่น่าสนใจไว้ตามนี้นะ
-เรียกประชุมเท่าที่จำเป็นก็พอ และพยายามกำหนดกรอบเวลาการประชุมที่ชัดเจนอย่าให้มันยาวนานมากเกินไป
-เชิญคนที่มาร่วมประชุมเท่าที่จำเป็นจริงๆ หมายถึง ถ้าจะประชุมเรื่องอะไรก็คุยกันแค่ตัวแทนที่เกี่ยวข้องจริงๆ บางเรื่องไม่ต้องเชิญมาทั้งแผนกหรือทั้งสายงานก็ได้
-ก่อนประชุมก็ควรจะเตรียมประเด็นการประชุมให้ชัดเจน (อันนี้เป็นข้อบังคับอยู่แล้วเนอะ) และพยายามตรงต่อเวลา ถ้าเป็นไปได้ก็ควรหลีกเลี่ยงการทำงานอื่นๆ ระหว่างประชุมเพราะมันจะทำให้ความสนใจเบี่ยงเบนออกไป
-ผู้นำการประชุม อาจต้องคอยมอนิเตอร์ว่าบทสนทนาในการประชุมมันหลุดออกไปรึเปล่า หรือการคุยกันไปหลุดประเด็นไปก็ควรรีบดึงกลับมาให้เร็วที่สุด
-อาจะเปิดให้คนที่มีอำนาจการตัดสินใจเข้าร่วมการประชุมด้วย เพื่อมอบหมายงานต่างๆ ให้จบลงในที่ประชุมไปเลย ไม่ใช่ว่าไปสั่งหรือมอบหมายงานกันต่อข้างนอก อย่างไรก็ดี ก็ควรเปิดพื้นที่ให้ทุกๆ คนได้แสดงความเห็นกันอย่างแข็งขันด้วยเหมือนกัน ก่อนที่จะมีข้อสรุปที่สำคัญออกมา
ส่วนภายหลังการประชุมนั้น ก็จำเป็นที่จะส่งสรุปการประชุม เพื่อย้ำกันอีกทีว่าแต่ละคนทำอะไรต่อไปบ้าง เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมาประชุมกันในเรื่องเดิมอีกที
อ้างอิงจาก
https://qz.com/work/1713662/how-to-have-great-meetings-according-to-200-scientific-studies/
https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0963721418776307?journalCode=cdpa
#Brief #TheMATTER
