วันที่งานล้นมือ จนตั้งสติไม่ทันว่าในหนึ่งวันต้องทำอะไรบ้าง ได้แต่แก้ปัญหาด้วยวิธีเบสิก ด้วยการจดไว้หมดเลย เป็น to do list เรียงลำดับมายาวเหยียดหนึ่งแผ่น อันนั้นก็ดี อันนี้ก็ต้องทำ กี่ครั้งแล้วที่ได้แค่จดไว้ แต่ทำอะไรไม่เคยถูก จนเริ่มไม่แน่ใจแล้วว่า to do list มันช่วยเราได้จริงไหม อย่าปล่อยให้การใช้ to do list กลายเป็นหนามทิ่มแทง แทนที่จะเป็นตัวช่วย มาปรับวิธีใช้ให้มันได้ผลจริงๆ กันดีกว่า
to do list ถูกหยิบมาเป็นตัวช่วยเสมอ ในวันที่แสนวุ่นวาย จำไม่หมดจดดีกว่าจำ ก็เลยจดมันทั้งหมดนี่แหละ แต่พอต้องเอามาใช้จริงๆ มันกลับไม่ได้ใช้ง่ายอย่างที่คิด ต้องเริ่มอะไรก่อนดี จาก 24 สิ่งที่ต้องทำในลิสต์นี้ เคยทำอันนี้ก่อน แล้วอีกอันไม่ได้ทำไปเลย มันจะล่มไหมนะ ปัญหาเหล่านี้ทำให้ใครหลายคนไม่แนะนำให้ใช้ to do list เพื่อจัดการงาน
ชีน่า เอเยนเกอร์ (Sheena Iyengar) นักเศรษฐศาสตร์พฤติกรรม ก็เห็นว่าเจ้า to do list มันมีปัญหาจริงๆ และปัญหาด่านแรกของมัน คือ การมีตัวเลือกที่เยอะเกินไป การวิจัยของเธอเองบอกว่า สมองของคนเราเนี่ย รับมือกับตัวเลือกได้มากสุดแค่ 7 ตัวเลือกเท่านั้น มากกว่านี้ก็จะเริ่มเบลอๆ เลือกไม่ถูกกันแล้ว
ก็จริงแฮะ การมีตัวเลือกมากไปก็เป็นปัญหาเหมือนกัน และยิ่งไปกว่านั้น ปัญหาไม่ได้มีอยู่แค่การนอนจมทะเลตัวเลือก ยังมีปัญหาอื่นๆ แฝงอยู่ในนั้นอีก ตั้งแต่การจัดลำดับความสำคัญ ทำอันนั้นก่อน อันนี้หลัง เวลาที่ใช้ จะพอไหมนะ มัวแต่ไปทำอย่างอื่น รายละเอียดที่ไม่ละเอียด เพราะไม่ได้จดเอาไว้ จดแค่ว่าจะต้องทำอะไรเท่านั้น
พอจะเห็นภาพแล้วล่ะ ว่าที่ผ่านมามันเจ๊งเพราะอะไร แต่การทำงานก็อาจจะต้องพึ่งพา to do list อย่างเลี่ยงไม่ได้ มาใช้ to do list ในร่างพัฒนา ด้วยเทคนิค time-blocking ที่จะมาช่วยให้ทุกอย่างสะดวก ชัดเจน (อย่างที่ควรจะเป็น) และเป็นตัวช่วยไม่ใช่ตัวยุ่งอย่างเคย
Time-blocking จะเข้ามากำหนดเวลาเหมือนชื่อของมัน และจัดความสำคัญในสิ่งที่ต้องทำ ให้เข้าที่เข้าทาง ไม่มีอะไรยุ่งยาก เราจดรายการที่ต้องทำมาเหมือนเดิม และเทคนิคนี้จะเป็นสิ่งที่เราจะมาเพิ่มในตอนหลัง ด้วยขั้นตอน ดังนี้
-
- ใส่รายละเอียดของรายการนั้น หลายครั้งที่ to do list มันพลาดเพราะเรามักจดอะไรทื่อๆ เอาไว้ ‘สัมภาษณ์ศิลปิน’ แล้วใครล่ะ ที่ไหน เมื่อไหร่ หากมีรายละเอียดที่ต้องช่วยจำ เช่น ประเภทของงาน โลเคชั่น คนที่ต้องติดต่อด้วย เป็นต้น ให้ใส่เอาไว้ ไม่ให้รายการมันขาดบริบท จนมาอ่านในตอนหลังแล้วต้องมานั่งนึกเอาอยู่ดี แบบนี้จดไปก็ไม่มีผล
- ต้องเสร็จภายในกี่โมง? หากรายการไหนมีเดดไลน์ อย่าลืมใส่ไปด้วย เพราะมันจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น แต่อย่าเพิ่งใส่ให้อันที่ยังไม่มี หรือสำหรับงานประจำวัน มันจะกำหนดด้วยตัวมันเองในขั้นตอนต่อๆ ไป
- ใช้เวลาเท่าไหร่? ลองสังเกตดูว่า ปกติแล้ว เราใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำสิ่งนี้ หรือเราอยากจะให้เวลาตัวเองเท่าไหร่ ลองเขียนเวลาที่ใช้ลงไป เพราะมันสำคัญกับขั้นตอนต่อๆ ไปไม่แพ้กัน
ข้างต้นนั้น เป็นเหมือนการเตรียมวัตถุดิบให้พร้อม สำหรับการจัดรายการสิ่งที่ต้องทำ ขั้นตอนหลังจากนี้ จะเป็นการหยิบมันมาใช้ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
หยิบรายการที่มีเดดไลน์มาขีดเส้นตายก่อน
งานบางอย่างอาจมีเส้นเดดไลน์เบลอๆ ภายในวันนี้ พรุ่งนี้ สัปดาห์นี้ ไม่ได้ระบุชี้ชัดว่าเป็นตอนไหน พักรายการพวกนั้นไว้ก่อน มาดูงานที่มีเดดไลน์ชัดเจนกันก่อน
สมมติว่าเป็น ส่งโปรเจ็กต์ A ตอน 17.00 น. คือวินาทีสุดท้ายที่เราจะได้กดปุ่ม send มาดูว่างานนั้นเราใช้เวลาเท่าไหร่ สมมติว่า 1.30 ชั่วโมง หากเราเริ่มทำตอน 13.00 น. เราจะเสร็จภายใน 14.30 น. เท่ากับว่าเราจะเสร็จก่อนเวลาเดดไลน์ และยังมีเวลาตรวจทานงานอีกด้วย
หรือใครชอบความตื่นเต้น อาจอยากลองขยับให้มันใกล้เดดไลน์ขึ้นอีกนิด แต่เราไม่แนะนำเด็ดขาด แต่เราแนะนำให้งานที่มีเดดไลน์ในวันนั้น ควรอยู่อันดับแรกของสิ่งที่ต้องทำ เพื่อเผื่อเวลาสำหรับฟีดแบคแบบไม่คาดฝัน หรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นบนโต๊ะทำงานได้เสมอ
หยิบงานที่เหลือใส่ตามเวลาและความสำคัญ
พอเห็นรายการที่ต้องทำเยอะจนตาลาย เรามักกลับไปที่อะไรเบสิกๆ อย่างการเช็กอีเมล ไถนิวส์ฟีด ชงกาแฟ และลงเอยด้วยการไม่ได้ทำสิ่งที่ต้องทำเสียที จัดลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วนของมัน เลือกรายการที่ควรจะเสร็จก่อนมาไว้ในใจ แล้วมองหาช่วงเวลาที่ว่างพอให้เราใส่ลงไปได้ ด้วยวิธีการเดียวกับรายการที่มีเดดไลน์
แม้ว่ารายการเหล่านี้จะไม่มีเส้นตายคอยไล่จี้หลัง แต่เราก็จะรู้ขั้นตอนการทำงานของเราดี ว่าปกติแล้วเราควรจะทำอะไรก่อน สิ่งไหนต้องเสร็จก่อน เพื่อไปต่อในขั้นตอนต่อไป หยิบสิ่งสำคัญมาใส่ใจช่วงเวลาที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงการใช้เวลาของรายการนั้นว่าอะไรเยอะกว่านั้น เพราะเวลาที่ใช้นั้น ใส่มาเพื่อเตือนตัวเองเฉยๆ ว่าควรใช้เวลาเท่านี้นะ ไม่ลอยชายนั่งมองฟ้า มองไม้ จนใช้เวลาเกินกำหนดนะ
เช่น โปรเจ็กต์ B ใช้เวลา 2 ชั่วโมง ไม่มีเดดไลน์ แต่ต้องส่งภายในสัปดาห์นี้ เราอาจเอามันไปไว้ช่วงเวลาท้ายๆ ของวัน แม้มันจะใช้เวลามากก็ตาม เพราะมันไม่มีความเร่งด่วนเท่ากับ การเช็กอีเมล ใช้เวลา 30 นาที แต่ควรทำเป็นลำดับต้นๆ เพื่อแน่ใจว่าเราไม่ตกหล่นงานชิ้นไหน การติดต่อจากใครไป เป็นต้น
รวมๆ แล้ว ที่ผ่านมา to do list มีปัญหา เพราะเราไม่ละเอียดกับมันมากพอ เราไม่กำหนดว่าสิ่งนี้ใช้เวลาเท่าไหร่ ควรทำตอนไหน และทำอะไรก่อนหลัง เท่ากับว่า มันจะกลายเป็นทะเลงานที่เราอ่านกี่ทีก็เวียนหัวเองทุกครั้ง มาจัดระเบียบและใช้มันให้มีประสิทธิภาพ เพื่อให้มันเป็นตัวช่วยจริงๆ กันดีกว่า
อ้างอิงข้อมูลจาก
