สำหรับคนที่อยู่ในแวดวงของการจัดอีเวนต์ น่าจะคุ้นเคยกับคำว่า MICE หรือ อุตสาหกรรมสร้างสรรค์งานอีเวนต์ มาจากคำว่า Meetings, Incentive Travel, Conventions, Exhibitions เป็นการเรียกธุรกิจที่ให้บริการด้านการจัดงานอีเวนต์ การประชุม หรืองานแสดงสินค้าต่างๆ
มีแนวโน้มในการเติบโตของธุรกิจอย่างต่อเนื่องขึ้นทุกปี และยังสร้างให้เกิดอาชีพที่เกี่ยวข้องหลากหลายแขนง เช่น ธุรกิจการจัดงานอีเวนต์ ธุรกิจการท่องเที่ยว การให้บริการด้านโรงแรมและที่พัก รวมไปถึงผู้ให้บริการด้านสื่อโฆษณา งานประชาสัมพันธ์ และธุรกิจทางด้านการขนส่งอีกด้วย
นอกจากสายอาชีพที่ว่ามาข้างต้นแล้ว ยังมีอีกหนึ่งธุรกิจที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว นั่นคือ นักจัดงานประชุมมืออาชีพ หรือ Conference Organizer (PCO) ซึ่งถ้าพูดถึงทีมงานที่เชี่ยวชาญทั้งด้านฝีมือและประสบการณ์ในการจัดงานประชุมระดับนานาชาติของไทย หนึ่งในนั้นต้องมีชื่อของ บริษัท เอ็น.ซี.ซี. แมนเนจเม้นท์ แอนด์ ดิเวลลอปเม้นท์ จำกัด หรือ NCC-PCO ด้วยเครดิตในการเป็นผู้บริหาร ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ์ ตั้งแต่เริ่มเปิดให้บริการในปี พ.ศ. 2534 จนถึงวันนี้ รวมเวลากว่า 2 ทศวรรษแล้ว
โดยในปีนี้ ประเทศไทยเป็นเจ้าภาพในการจัดการประชุม APEC 2022 ซึ่งเป็นการประชุมสำคัญที่จะเวียนมาจัดในไทยรอบ 20 ปี NCC-PCO ก็ได้รับความไว้วางใจจากหลายกระทรวงให้เป็นผู้จัดงานประชุมครั้งสำคัญนี้ รวมไปถึงการประชุมระดับประเทศที่สำคัญอีกมากมาย ซึ่งเบื้องหลังคือการทำงานอย่างละเอียดรอบคอบ ของทีมงานที่ถึงแม้จะเป็นผู้หญิงทั้งหมด แต่ก็พร้อมเผชิญกับทุกปัญหาได้อย่างแข็งแกร่ง ลองไปสำรวจเบื้องหลังการทำงานของ NCC-PCO พร้อมกัน
“ตอนที่เราทำงานใหม่ๆ ถ้าบอกว่าทำงาน PCO หลายคนรวมถึงที่บ้านของเราก็ยังสงสัยว่าคืองานอะไร เพราะคำนี้ค่อนข้างเฉพาะเจาะจงมาก เมื่อเราได้ทำงานจนรู้ระบบขั้นตอนแล้ว เราพบว่า PCO ต้องการคนที่มีความเป็น ‘เป็ด’ สูงมาก เราต้องรู้เรื่องหมดทุกอย่าง ไม่เพียงต้องลงลึกในเรื่องของการบริหารจัดงานประชุม ทีมงานต้องรู้เรื่องของการต่อราคา การคิดราคา ค่าใช้จ่ายในการจัดงาน แต่เราต้องรู้เรื่องการจัดอาหาร รู้รายละเอียดของเมนู แต่เราก็ไม่ต้องทำอาหารเป็นก็ได้ ต้องเข้าใจในเรื่องของ Food Restrictions/Food Waste ต้องเรียนรู้การคิดแบบ Critical Thinking” พีรพรรณ อังคสุโข SVP-CO ยืนยันว่าทีมงานทุกคนยังคงต้องหาความรู้ใหม่ๆ เพิ่มขึ้นตลอดเวลา เพราะการทำงานแขนงนี้เราต้องสามารถจัดการได้ในทุกๆ ด้าน ก้าวให้ทันกับโลกยุคปัจจุบัน และเตรียมพร้อมกับอนาคต
หนึ่งในความไว้วางใจสำคัญที่ทำให้ NCC-PCO เติบโตได้ถึงวันนี้คือ การเป็นผู้ให้บริการจัดงานสัมมนาและงานประชุมหลากหลายขนาด รวมถึงการได้เป็นฝ่ายการจัดการประชุม (PCO) สายเลือดไทยแบบเต็มร้อย “เราเป็นผู้จัดการประชุมเจ้าเดียวของไทยในขณะนี้ที่ได้รับการรองรับมาตรฐานจาก สมาคมผู้จัดประชุมอาชีพนานาชาติ (The International Association of Professional Congress Organisers: IAPCO) ให้เป็นสมาชิกผู้จัดประชุมอาชีพซึ่งมีระบบการตรวจสอบคุณภาพและการคัดเลือกที่เข้มงวดเป็นอย่างมาก”
หนึ่งในผลงานที่ภูมิใจที่ผ่านมาคือการจัดงาน IEEE PES GTD ASIA 2019 ให้กับสถาบันวิชาชีพวิศวกรไฟฟ้าและอิเล็กโทรนิกส์แห่งประเทศไทย ว่าด้วยเรื่องของพลังงานทางเลือกในปี 2019 โดยก่อนหน้านี้จะเป็นงานที่จัดขึ้นในสหรัฐอเมริกา และก็ได้ลองมาจัดที่เอเชียเป็นครั้งแรก โดยเลือกประเทศไทยเป็นผู้จัดงาน โดยให้ความไว้วางใจกับทาง NCC-PCO มาดูแลเรื่องการจัดงานทั้งหมด และยังเลือกประเทศไทยเป็นประเทศจัดงานนี้อีกครั้งในปี 2025 อีกด้วย
“บางงานที่เป็นลักษณะเฉพาะมากๆ เช่น การประชุมสุดยอดอาเซียน (ASEAN Summit) หรือการประชุม APEC จะมีแกนหลักของงานโดยเฉพาะ ประธานต้องนั่งตรงไหน ผู้เข้าร่วมประชุมคนนี้ต้องนั่งตรงไหน ประเทศที่เชิญมาร่วมทวิภาคีต้องนั่งฝั่งไหน การจัดห้องจัดที่นั่งต้องจัดอย่างไร ใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง ถ้าเป็นนักจัดงานคนอื่นๆ ที่ไม่ได้มาทาง PCO จริงๆ เขาจะไม่เข้าใจว่าต้องเรียงลำดับที่นั่งอย่างไร ไปจนถึงเรื่องรถรับส่งผู้เข้าร่วมงาน ต้องทำงานร่วมกับลูกค้าเหมือนเป็นที่ปรึกษาและหาคำตอบในทุกๆ เรื่อง พวกเขาก็หวังพึ่งเรา เพราะเรามีประสบการณ์ในการจัดงานประชุมแบบ PCO จริงๆ เราสามารถให้คำแนะนำเขาได้”
หน้าที่หลักของการเป็นผู้รับจัดงาน คือการรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น ตั้งแต่ก่อนวันงานจนกระทั่งถึงวันงาน ซึ่งเป็นทั้งความท้าทาย ความสนุก และความกดดันของคนทำงานแขนงนี้ เพราะต่อให้เตรียมการไว้ดีขนาดไหนก็ตาม สิ่งที่ไม่คาดฝันก็เกิดขึ้นได้เสมอ “เราเจอคนหลากหลายมาก สิ่งที่พวกเราต้องคำนึงเสมอคือ ต้องทำงานออกมาให้ดีที่สุด แม้บางงานจะมีความไม่เข้าใจกันบ้าง แต่สุดท้ายเราก็ต้องทำงานออกมาจนสำเร็จ” อรินทรา หนึ่งในทีมงานเล่าถึงวิธีคิดในการทำงานที่ผ่านมา
NCC-PCO ไม่ได้มีเพียงแค่จัดการงาน ณ สถานที่จัดงานให้สมบูรณ์อย่างเดียว แต่ครอบคลุมไปถึงการบริการด้านต่างๆ ทั้งหมด เช่น การประสานงานกับคณะกรรมการจัดงาน การติดต่อโรงแรมที่พักให้กับผู้มาร่วมงาน รวมถึงบริการจากทางบริษัททัวร์ ผู้บรรยายรับเชิญหรือล่ามแปลภาษา ช่วยเหลือด้านการจัดเตรียมเอกสารในการประชุมหรือบันทึกการประชุมนั้นๆ การลงทะเบียนเข้างาน บริการด้านเครื่องมือต่างๆ ของงาน การจัดเลี้ยง กิจกรรมต่างๆ และการส่งเสริมด้านการประชาสัมพันธ์ เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
“หลังจากรับบรีฟลูกค้าแล้วส่งต่อให้ทางทีมครีเอทีฟ พวกเขาก็ใส่ไอเดียกันเต็มที่แล้วเราต้องเป็นฝ่ายที่จะนำสิ่งที่ทีมงานทำมาไปพรีเซนต์ให้ลูกค้าดู ความยากของเราคือต้องเอาไอเดียที่ได้มานั้นไปอธิบายกับลูกค้าว่า โชว์นี้เข้ากับงานอย่างไร ทำไมถึงต้องแสดงแบบนี้ แต่ข้อดีคือ ทำให้เราต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มว่าโชว์ไอเดียนี้เขากำลังจะทำอะไร เราต้องเข้าใจจริงๆ ก่อนเพื่ออธิบายให้ลูกค้าเข้าใจได้”
“บางทีก็ต้องคิดเรื่องราวใส่ไปให้ด้วย เพราะบางครั้งคนคิดเรื่องโชว์ เขาก็โฟกัสแต่งานโชว์ เขาไม่ได้คิดเรื่องราวว่าโชว์นี้กับโชว์ที่หนึ่งนั้นมีความต่อเนื่องกันอย่างไร เพื่อที่จะช่วยอธิบายภาพไอเดียให้ชัดเจนขึ้นด้วย ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่าง Artist กับเจ้าของงาน” พีรพรรณกล่าวเสริมถึงรายละเอียดของงานที่พวกเธอทำ เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจทิศทางของโปรเจกต์ที่นำเสนอได้ชัดเจนขึ้น
“ช่วงโควิด-19 ที่ผ่านมา เราต้องจัดงานแบบ Virtual Conference แทนการประชุมกันจริงๆ ลูกค้าหลายเจ้าก็ยังนึกภาพไม่ออกว่าจะออกมาเป็นอย่างไร เราก็ต้องศึกษาหาข้อมูลทำความเข้าใจการจัดงานประเภทนี้ เพื่ออธิบายให้เขาฟังได้อย่างเข้าใจด้วย” อรอุมา อีกหนึ่งเรี่ยวแรงสำคัญของ NCC-PCO เล่าถึงความเปลี่ยนแปลงของการจัดงานประชุมในช่วงวิกฤตที่ผ่านมา
“นักศึกษาจำนวนมากที่เคยมาร่วมงานกับเรา แล้วทำให้เขารู้ว่ายังมีงานด้านนี้อยู่ ซึ่งพวกเขาไม่เคยรู้มาก่อน และพวกเขาก็ได้มาร่วมเป็นส่วนหนึ่งในการจัดงานประชุมระดับนานาชาติอย่างงาน APEC” พีรพรรณพูดถึงสิ่งที่เธอได้พบในการทำงานกับน้องๆ นักศึกษาที่กำลังมองหาเป้าหมายในการทำงานของตัวเอง ก่อนที่ พรธิดา หนึ่งในทีมงานจะช่วยเสริมว่า “มีน้องบอกกับเราว่าประสบการณ์การทำงานนี้ เป็นสิ่งที่ไม่สามารถเจอได้ในห้องเรียน ยิ่งไปกว่านั้น ยังทำให้เขาได้มีโอกาสพบกับบุคคลสำคัญระดับโลกอีกด้วย” ทำให้นักศึกษาที่ผ่านการช่วยงานและฝึกงานกับทาง NCC-PCO หลายคนตั้งใจกลับมาร่วมงานด้วยอย่างเต็มตัว จนทีมงานเลือดใหม่ค่อยๆ ก่อร่างสร้างตัวอย่างเข้มแข็งขึ้น ช่วยเสริมประสิทธิภาพขององค์กรให้ขับเคลื่อนได้อย่างรวดเร็ว
“ทีมเวิร์กคือสิ่งสำคัญสำหรับเรา” พีรพรรณเน้นย้ำ ก่อนจะเล่าถึงเหตุการณ์ที่จู่ๆ คนดูแลโปรเจกต์ล้มป่วยกะทันหัน แต่ด้วยเคมีที่ลงตัวและเข้าใจในการทำงาน ทีมที่เข้ามาช่วยซัพพอร์ตก็ช่วยให้งานนั้นสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี “สิ่งนี้ทำให้เรารู้สึกว่าคนที่มี DNA เดียวกัน เหมือนเราพูดภาษาเดียวกัน แค่เราพูดกับคุณวริศราไม่กี่คำก็สามารถแตะมือช่วยกันได้แล้ว”
ความสำคัญของอาชีพนี้ที่มีต่อภาพรวมของเศรษฐกิจในบ้านเรานั้นมีพลังอย่างมาก แต่พีรพรรณให้ความเห็นว่า ประเทศไทยเป็นเมืองที่มีความสามารถจัดงานประชุมระดับชาติได้ กลับมีบริษัทที่เป็น PCO อยู่จำนวนน้อยมาก “เราค่อนข้างชัดเจนว่าเป็นผู้ให้บริการจัดงานประชุมเป็นหลัก เราไม่ได้เป็นคนทำงานอีเวนต์ คนทำโรดโชว์ หรือพาทัวร์ ดังนั้นความมุ่งมั่นอีกอย่างของเราคือ อยากหาคนรุ่นใหม่มาร่วมทีมไปด้วยกันเพื่อเป็น The NEXT GEN PCO เพราะเรื่องการประชุมนั้นประเทศไทยยังสามารถไปได้อีกไกล เพราะศักยภาพของประเทศเองที่มากอยู่แล้ว บ้านเรามีข้อได้เปรียบทางพื้นที่ที่ดี ซึ่งคนที่ทำงาน PCO อย่างจริงจังกลับยังน้อยอยู่ เมื่อเทียบกับสิงคโปร์ ที่นั่นจะมีบริษัท PCO เยอะมากๆ แต่เราได้เปรียบเขามากกว่าในเรื่องของสถานที่และความพร้อมในด้านต่างๆ เราจึงอยากยกคุณค่าของอาชีพนี้ขึ้นมา ให้ทุกคนเห็นว่า PCO นั้นมีส่วนช่วยในเรื่องของเศรษฐกิจประเทศด้วย”
การจัดงานระดับนานาชาติหรือระดับประเทศแต่ละครั้ง ย่อมมีผู้แทนจากต่างประเทศเดินทางมาร่วมงาน รวมถึงคนสำคัญในตำแหน่งต่างๆ ที่จะเป็นแรงขับเคลื่อนให้เศรษฐกิจสามารถเดินหน้าไปได้ และเกิดเป็นความร่วมมือร่วมใจในการช่วยพัฒนาสิ่งต่างๆ ให้เกิดขึ้นจริงได้ นอกจากนั้นประเทศไทยเองก็จะได้เม็ดเงินจากต่างประเทศ เข้ามาช่วยเพิ่มสภาพคล่องภายในประเทศอีกด้วย เพราะฉะนั้นแล้ว PCO จึงเป็นเบื้องหลังความสำเร็จในระดับประเทศ ที่ไม่ใช่เพียงแค่การจัดงาน แต่ยังช่วยขับเคลื่อนในด้านอื่นๆ ของประเทศให้เติบโตขึ้นได้
บริษัท เอ็น.ซี.ซี. แมนเนจเม้นท์ แอนด์ ดิเวลลอปเม้นท์ จำกัด มีความพร้อมในการให้บริการด้านการจัดงานอย่างครบวงจร ทั้งการจัดประชุม การให้บริการอาหารและเครื่องดื่ม ไปจนถึงบริการด้านการจัดงานแสดงสินค้าและนิทรรศการ ทั้งภายในและต่างประเทศ
