เคยเป็นกันไหม เวลาอยากจัดระเบียบงานที่ต้องทำ แต่ก็เจอปัญหาว่าไม่รู้จะเรียงลำดับมันยังไงดี เพราะทุกอย่างมันก็สำคัญไปหมดเลย ทำให้ To-Do List ที่เราจดไว้แต่ละวันไม่ค่อยสำเร็จเท่าที่ควร
บอกเลยว่า คุณไม่ใช่คนเดียวหรอกนะ เคยมีผลสำรวจในสหรัฐฯ ที่พบว่า คนทำงานกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ ไม่สามารถจัดการสิ่งต่างๆ ใน To-Do List ให้เสร็จได้ภายในวันเดียว คำถามคือ เมื่อเป็นอย่างนี้แล้ว เราจะทำยังไงกันดีนะ?
ควบคู่ไปกับ To-Do List ยังมีอีกเทคนิคจัดการงานที่เรียกกันว่า ‘Time Blocking’ หรือถ้าแปลกันแบบง่ายๆ ก็คือ การเผื่อช่วงเวลาเอาไว้จัดการงาน มันจะต่างไปจาก To-Do List ตรงที่ไม่ได้เอางานเป็นตัวตั้ง แต่วิธีการนี้เอาเวลาเป็นตัวตั้งมากกว่า
วิธีการนี้จะช่วยให้เราจัดการงาน โดยยึดเอาลักษณะของช่วงเวลาเป็นสำคัญ ยกตัวอย่าง เช่น วางแผนให้ช่วงเช้าวันจันทร์ ตั้งแต่เก้าโมงถึงสิบโมง เป็นช่วงเวลาของการเคลียร์อีเมลต่างๆ และหลังจากนั้นจึงค่อยเริ่มประชุมกับทีมงานประจำสัปดาห์
อย่างที่บอกว่า วิธีการนี้จะโฟกัสที่ ‘ช่วงเวลา’ เป็นหลักเนอะ ดังนั้น เราอาจจะต้องวางแผนเรื่องเวลากันดีๆ เช่น ช่วงเวลาหลังพักเที่ยง น่าจะเป็นเวลาที่เหมาะกับงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรืองานที่ต้องใช้เวลาอยู่กับตัวเราคนเดียวเป็นหลัก ส่วนช่วงบ่ายแก่ๆ อาจจะเหมาะกับการทำงานเป็นทีม หรือนั่ง Brainstrom งานกัน
พูดอีกแบบคือ แต่ละช่วงเวลามันก็มีคาแรคเตอร์ของมันนั่นเอง แล้วเราก็ค่อยเอาตัวงานที่ต้องทำไปใส่ในแต่ละช่วงเวลา
ปัจจัยที่เราต้องเอาไปวางแผนใน Time Blocking ด้วยก็คือ คนเรามักจะมีแนวโน้มที่ประเมินระยะเวลาการจัดการงานน้อยกว่าที่คิด ดังนั้นการมี Buffer Zone หรือช่วงเวลาเอาไว้หายใจเผื่อๆ เอาไว้สัก 30 นาทีก็จะทำให้ตารางงานของเราในแต่ละวันมันยืดหยุ่น และรับมือกับความไม่แน่นอนได้มากขึ้น
อีกเทคนิคเล็กๆ คือการกำหนดให้แต่ละวันมี Power Hour หรือช่วงเวลาที่เราจะทำงานกันอย่างจริงจังสุดๆ เป็นเวลา 90 นาทีในแต่ละวัน เพื่อทำงานหลักทั้งหมดให้เสร็จสิ้น และเป็นช่วงเวลาที่เรากำหนดเงื่อนไขให้ตัวเองว่า จะไม่เสียสมาธิและไม่เอาโฟกัสไปอยู่กับสิ่งอื่น
อย่างไรก็ดี การออกแบบการทำงานสไตล์ Time Blocking อาจจะต้องคิดเรื่องเดดไลน์เอาไว้ด้วยนะ เพราะบางงานมันเร่งด่วนและต้องปิดให้ได้เร็ว อาจจะต้องรีบทำให้เสร็จก่อน แต่ถ้ารู้แต่เนิ่นๆ ว่าเดดไลน์คือเมื่อไหร่ เราก็จะวางแผนเอางานนั้นๆ มาใส่ลงในตารางเวลาได้เช่นกัน
อ้างอิงจาก
https://www.fastcompany.com/3069293/could-time-blocking-replace-your-to-do-list
https://www.entrepreneur.com/article/332290
#GoodsMorning #worklife #timemanagement #TheMATTER
