ในโลกของการทำงาน ‘Hot Desk’ คือหนึ่งในรูปแบบการทำงาน ที่หลายบริษัทนำมาปรับใช้ เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานแบบใหม่ให้พนักงาน โดยหวังว่ามันจะทำให้พนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว แล้วมันเป็นแบบนั้นไหมนะ?
อาจมีเหล่าผู้บริหารหรือเจ้าของบริษัทหลายคนมองว่า พื้นที่ส่วนตัวสำหรับพนักงานในออฟฟิศคงไม่ได้จำเป็นมากขนาดนั้น เพราะเมื่อทำงานเสร็จ ก็แยกย้ายกันกลับบ้านแล้ว ทำให้บางบริษัทเริ่มเอาระบบการทำงาน อย่าง Hot Desk เข้ามาใช้ เพื่อหวังให้พนักงานได้โฟกัสกับการทำงานมากขึ้น ทว่ามันกลับกลายเป็นการลดพื้นที่ส่วนตัวของพนักงานโดยไม่รู้ตัว ซึ่งพื้นส่วนตัวในที่ทำงานอาจมีความสำคัญมากกว่าที่คิด
Hot Desk กับการไม่มีพื้นที่ส่วนตัวในที่ทำงาน
หลายคนอาจเคยผ่านประสบการณ์การจับจองที่นั่งในห้องเรียนเวลาเปิดเทอมวันแรกหรือมีโต๊ะที่มักไปนั่งเป็นประจำช่วงพักกลางวัน แต่เมื่อเข้าสู่ช่วงวัยทำงาน เราอาจไม่ได้มีโต๊ะประจำของตนเอง เหมือนกับตอนสมัยเรียน หากบริษัทนั้นเลือกใช้ระบบ Hot Desk ในการจัดโต๊ะทำงาน
Hot Desk (หรือบางแห่งเรียกว่า Hot Seat) เป็นรูปแบบการจัดโต๊ะทำงานในสำนักงาน โดยไม่มีการกำหนดโต๊ะส่วนตัวให้กับพนักงานแต่ละคน นั่นจึงทำให้พนักงานสามารถเลือกนั่งบริเวณโต๊ะทำงานที่ว่างตรงไหนก็ได้ หลายบริษัทนำระบบนี้มาปรับใช้เพื่อหวังให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น สามารถเดินไปทำงานบริเวณไหนก็ได้ ตามความสะดวกและความต้องการของพนักงาน
อย่างไรก็ตาม แม้ระบบ Hot Desk จะให้อิสระในการเลือกที่นั่งทำงานได้ตามใจชอบได้ แต่ในอีกมุมหนึ่ง เมื่อเราไม่มีที่นั่งส่วนตัว แล้วต้องย้ายโต๊ะไปมา นั่นหมายถึง ตัวเราก็อาจไม่มีพื้นที่เฉพาะของตัวเองด้วยเช่นกัน มีงานศึกษาเกี่ยวกับการทำงานแบบไม่มีโต๊ะประจำตัวในออฟฟิศ ของ University of Sydney ที่มาช่วยยืนยันว่า การทำงานแบบไม่มีโต๊ะประจำนั้น ส่งผลให้ความเป็นส่วนตัวของพนักงานในที่ทำงานลดลงจริงๆ เพราะโต๊ะทำงานเปรียบเสมือนพื้นที่หรืออาณาเขตซึ่งสามารถแสดงออกถึงตัวตนหรือความเป็นตัวเองได้
โดยการแสดงตัวตนอาจแสดงออกได้ผ่านการปรับแต่งพื้นที่หรือตกแต่งโต๊ะทำงานของตัวเอง ทั้งนี้ในงานศึกษา เรียกพฤติกรรมในลักษณะนี้ว่า ‘พฤติกรรมเชิงดินแดน (territorial behavior)’ ซึ่งหมายถึงพฤติกรรมของบุคคล สำหรับแสดงออกถึงความเป็นเจ้าข้าวเจ้าของพื้นที่ ผ่านการใช้สัญลักษณ์บางอย่าง เพื่อปกป้องทรัพยากรที่ตนรู้สึกเป็นเจ้าของ
พูดให้เห็นภาพมากขึ้น ก็คงเหมือนกับสมัยเรียน ที่เราต่างมีโต๊ะประจำของตนเอง และมักจะนำสิ่งของหรือข้าวของเครื่องใช้ของเรามาวางกำหนดขอบเขตพื้นที่เอาไว้ เพื่อไม่ให้เพื่อนคนอื่นรุกล้ำเข้ามาในพื้นที่ส่วนตัวของเราได้
และมันอาจเป็นเรื่องน่าเศร้าไม่น้อย หากตอนทำงาน เราจะไม่มีโต๊ะประจำให้แสดงความเป็นเจ้าของหรือใช้ตั้งอาณาเขตส่วนตัว แม้จะไม่ใช่วัยเรียนแล้วก็ตาม ทว่าเราเองคงมีสิ่งของหลายอย่าง ที่อยากจะวางเอาไว้ใช้ส่วนตัว และไม่อยากให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นมาหยิบไปโดยไม่ขออนุญาตก่อนแน่นอน
แล้วพื้นที่ส่วนตัวในที่ทำงานสำคัญมากแค่ไหนกัน?
หลายคนคงเกิดคำถามขึ้นในใจกันว่า พื้นที่ส่วนตัวในที่ทำงานมันต้องเยอะขนาดไหนกัน ต้องมีห้องหับเป็นของตัวเองเลยหรือเปล่า? ถ้าบริษัทมีพนักงานสักร้อยคน ก็ต้องมีห้องทำงานรองรับครบร้อยเลยไหม
ช้าก่อนเหล่าผู้บริหารทุกท่าน อาจไม่ต้องทำถึงขนาดนั้นก็ได้ แต่ควรจัดหาให้พอเหมาะพอดี เพราะจากงานศึกษาของ University of Victoria โดย กาแฮม บราวน์ (Graham Brown) เกี่ยวกับพฤติกรรมการแสดงสิทธิ์หรืออาณาเขตในที่ทำงาน ชี้ให้เห็นว่า พื้นที่ส่วนตัวของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็น อาจไม่ต้องถึงขั้นมีห้องส่วนตัวของแต่ละคนขนาดนั้น เพียงแค่ให้พนักงานได้มีพื้นที่ส่วนตัวเป็นของตัวเอง เพราะมันจะช่วยผูกโยงระหว่างตัวพนักงานและองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ทำ ให้พวกเขารู้สึกถึงคุณค่าของบริษัท และผูกผันกับองค์กรมากขึ้นด้วย
นอกจากนี้ ในงานศึกษาของ ฟิลิป เบรย์ (Philip Brey) เกี่ยวกับความสำคัญของการมีพื้นที่ส่วนตัวในที่ทำงาน ยังได้อธิบายเพิ่มเติมอีกว่า พนักงานต่างก็มีสิ่งของบางอย่าง ซึ่งไม่อยากให้เพื่อนร่วมงานเข้ายุ่งวุ่นวาย เช่น สมุดบันทึกส่วนตัว กระเป๋าเอกสาร หรือแล็ปท็อป เพราะเชื่อว่า แต่ละคนก็คงไม่อยากรู้สึกไม่ปลอดภัยหรือวาดระแวงอยู่ตลอดเวลามาทำงานว่า จะมีคนมาแอบหยิบของเราไปใช้ไหม หรือจะมีใครมาเผลอนั่งที่ของเราหรือเปล่า ฉะนั้นแล้ว การมีโต๊ะประจำของตนเอง จึงช่วยป้องกันเรื่องเหล่านี้ได้ และนั่นจะทำให้พนักงานรู้สึกมั่นใจ ความมั่นคงในการทำงานมากขึ้นไม่น้อยเลยทีเดียว
แถมบางครั้งการทำงานในแต่ละวันของเรา ก็อาจเต็มไปด้วยเรื่องราวชวนปวดหัว หลายคนคงอยากมีพื้นที่เซฟโซน ในที่ทำงานของตัวเองด้วยเช่นกัน เพราะมันคงดีไม่น้อย หากเราจะมีพื้นที่เล็กๆ ให้เราได้สบายใจ ในวันที่งานถาโถมเข้ามาแบบไม่หยุดหย่อน ซึ่งโต๊ะทำงานนี้แหละ เหมาะจะทำหน้าที่ในส่วนนี้สุดแล้ว
บางทีเราก็คงอยากมีเก้าอี้ที่ปรับไว้ให้เฉพาะตัวเองนั่งแบบพอดี รวมไปถึงการนำของกระจุ๊กกระจิ๊กมาตกแต่งบนโต๊ะ เอาต้นไม้เล็กๆ มาวางให้สบายตา หรือเอายาใจอย่างดารา ศิลปินคนโปรดมาแปะไว้ ทั้งหมดล้วนช่วยให้ฮีลใจเราในยามที่โดนหัวหน้าเม้งแตก หรือลูกค้าสั่งแก้งานได้ไม่น้อย
แล้วแบบนี้ระบบ Hot Desk จะมีข้อดีไหมนะ?
พูดมาขนาดนี้ หลายคนอาจเบือนหน้าหนีกันเป็นแถบ หากพบว่า บริษัทที่กำลังสมัครเข้าทำงานใช้ระบบ Hot Desk แต่เราอยากให้ทุกคนใจเย็นๆ แล้วค่อยๆ พิจารณาปัจจัยร่วมเพิ่มเติมสักเล็กน้อย อย่าเพิ่งหันหนีกันไปไหน เพราะในบางทีระบบ Hot Desk ก็มีข้อดีเช่นกัน ถ้าบริษัทสามารถนำมันมาใช้ได้อย่างเหมาะสม
จากรายงานการศึกษา Engagement Trends Annual Report 2023 โดย People Element ได้นำเสนอประโยชน์ของการไม่มีโต๊ะทำงานประจำเอาไว้ว่า ระบบนี้ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานของพนักงานให้มากขึ้นได้ หนำซ้ำยังช่วยให้พนักงานสามารถจดจ่อกับการทำงานได้ดียิ่งขึ้นด้วย เพราะพวกเขาเลือกออกแบบสถานที่ทำงานของตนเองได้อย่างอิสระ
เมื่อไม่มีโต๊ะประจำให้เราต้องไปนั่งทำงานจนหัวหมุน เราก็สามารถเลือกพื้นที่ถูกใจและเหมาะสมสำหรับการทำงานในแต่ละวันได้ด้วยตนเอง เช่น วันนี้อาจจะเป็นที่นั่งริมหน้าต่างเพราะท้องฟ้าสวยสดใส หรือขอเป็นมุมห้องเงียบๆ หน่อย เพราะงานต้องใช้สมาธิ ก็ล้วนทำได้ทั้งสิ้น
แต่ระบบ Hot Desk นี้ อาจเหมาะกับบริษัทที่มีนโยบายการทำงานแบบผสม (Hybrid Working) ที่สลับเข้าออฟฟิศแค่วันละ 1-2 ครั้งต่อสัปดาห์ หรือเข้าออฟฟิศเฉพาะในวันที่จำเป็น โดยรายงานของ People Element ได้เสนอว่า การไม่มีที่นั่งประจำสำหรับพนักงาน ควบคู่กับการทำงานแบบผสมนี้ จะช่วยให้พนักงานมีอิสระและควบคุมการทำงานของตนเองได้ดีขึ้น เพราะเมื่อมีความยืดหยุ่นในการทำงาน พนักงานก็สามารถจัดสรรเวลาให้มีความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานได้มากขึ้น ซึ่งสิ่งนี้เอง จะช่วยลดความเครียดให้แก่พนักงาน แถมยังช่วยป้องกันภาวะหมดไฟได้ด้วยเช่นกัน
เลยอาจจะไม่ถูกเสียทีเดียว ถ้าเราจะบอกว่าระบบ Hot Desk ไม่มีข้อดีสำหรับหนุ่มสาวชาวออฟฟิศเลย เพียงแต่เหล่าผู้บริหาร และฝ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการดูแลสวัสดิการ ความเป็นอยู่ของพนักงาน ควรจะพิจารณาเล็งเห็นจุดเด่นและจุดด้อยของระบบให้ดี หยิบมาปรับใช้ให้เหมาะกับบริบทของบริษัท หรือสภาพแวดล้อมขององค์กรของตัวเอง
ในบางบริษัทที่ยังมีการทำงานหรือบันทึกข้อมูลต่างๆ ผ่านกระดาษ ก็อาจไม่เหมาะกับการทำงานในรูปแบบนี้เท่าไหร่นัก ไม่อย่างนั้นพนักงานคงจะเหนื่อยกับการแบกเอกสารย้ายที่นั่งไปมา มากกว่าจะได้ทุ่มเทกับการทำงานให้เต็มประสิทธิภาพ หรือบริษัทไหนที่มีคอมประจำโต๊ะ ไม่ใช่แล็ปท็อปหรือแท็บแล็ตที่เคลื่อนย้ายได้ง่าย ก็ยิ่งไม่ควรที่จะเลือกใช้ระบบนี้เช่นกัน
หรือในอีกฟากหนึ่ง หากพนักงานต้องเข้าออฟฟิศทุกวันเช้าจรดเย็น ก็คงดีกว่า ถ้ามีโต๊ะประจำเป็นพื้นที่ส่วนตัวให้พนักงานใช้เก็บของสำคัญ รวมถึงเป็นคอมฟอร์ตโซนให้ได้นั่งทำงานอย่างสบายใจ โดยไม่ต้องมาคอยลุ้นว่าวันนี้ จะมีใครมานั่งที่ที่เราเล็งไว้ไหม
ท้ายสุดแล้ว ไม่ใช่ว่าระบบ Hot Desk จะมีแต่ข้อเสีย ทว่าการมีพื้นที่หรืออาณาเขตส่วนตัวให้พนักงานได้รู้สึกว่า พวกเขาเองก็มีคุณค่า เป็นส่วนหนึ่งของบริษัท ด้วยการมีพื้นที่เฉพาะของตนเองในที่ทำงาน ก็เป็นอีกส่วนสำคัญที่เหล่าผู้บริหารควรจะต้องใส่ใจ
อ้างอิงจาก
