“ลูกค้าขอแก้งานนิดหนึ่งนะ ก่อนหน้านี้มันทำให้ Brand Experience ไม่ค่อยดี เดี๋ยวมา meeting กันตอนบ่ายสอง คุย Brief ให้เคลียร์ก่อนทำ Breakdown อ้อ แล้วก็ลองหา KOL มาเพิ่มด้วยเลย”
ขณะที่ทุกคนพยักหน้ารับงานอย่างแข็งขัน ดูเหมือนมีแต่เราที่เหม่อตั้งแต่ประโยคแรกๆ ทั้งที่มั่นใจแน่ๆ ว่าไม่ได้พลาดช่วงไหนไป แต่สิ่งที่จดออกมาได้ก็มีแต่ศัพท์ที่จับต้นชนปลายไม่ถูก จนอดท้อใจไม่ได้ว่ามีแต่เราหรือเปล่านะที่ตามไม่ทัน
ช่วงเริ่มต้นของการทำงาน เรามักต้องเจอกับสิ่งที่ไม่คุ้นเคย หนึ่งในนั้นคือศัพท์เฉพาะ (jargon) หรือคำศัพท์เฉพาะทาง ซึ่งมักเป็นคำที่คนส่วนใหญ่ในวงการเข้าใจได้ทันที โดยไม่ต้องอธิบายให้ยืดยาว แต่บางครั้งศัพท์เหล่านี้ก็สร้างปัญหาให้กับคนทำงานไม่น้อย โดยเฉพาะกับคนที่ไม่คุ้นเคย หนำซ้ำยังอาจทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อนได้
The MATTER เลยชวนมาดูเบื้องหลังว่า ทำไมเรายังใช้คำศัพท์เฉพาะ ในเมื่อการใช้ศัพท์เหล่านี้อาจไม่ได้ช่วยให้เราสื่อสารกันได้สะดวกเพียงด้านเดียว แล้วเราจะเอาตัวรอดท่ามกลางออฟฟิศที่เต็มไปด้วยคำศัพท์ที่ไม่รู้จักได้ยังไงบ้างนะ?
ไม่ใช่เราคนเดียวที่พยักหน้าแม้ไม่เข้าใจ
หลายคนอาจเคยกังวลว่ามีแค่เราหรือเปล่าที่หัวว่างเปล่าในห้องประชุม แต่เรื่องนี้ก็มีผลสำรวจที่ช่วยยืนยันว่า ยังมีคนไม่เข้าใจคำศัพท์เหล่านี้อยู่มากมายเช่นกัน แถมยังทำงานผิดพลาดเพราะคำศัพท์ประเภทนี้อยู่บ่อยครั้งด้วย
ผลสำรวจปี 2017 จาก American Express สอบถามความเห็นจากพนักงานชาวอเมริกันจำนวน 1,061 คน เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง พบว่า หนึ่งในนั้นคือการใช้ศัพท์เฉพาะในที่ทำงาน โดย 88% ของพนักงานยอมรับว่า พวกเขาแกล้งทำเป็นเข้าใจศัพท์เฉพาะ แม้จะไม่รู้จริงๆ ว่าหมายถึงอะไร และคนอีก 64% ก็ยังคงพูดศัพท์เฉพาะหรือวลีเหล่านี้หลายครั้ง
นอกจากนี้ ยังมีการศึกษาที่ทำให้เห็นว่า เคยมีคนทำงานผิดพลาดเพราะคำศัพท์เฉพาะในที่ทำงานมาแล้ว จาก LinkedIn and Duolingo ด้วยการสัมภาษณ์คนทำงาน 8,000 ใน 8 ประเทศ พบว่า 57% ระบุว่าการเข้าใจศัพท์เฉพาะผิดเป็นเรื่องที่ทำให้เสียเวลา และอีก 40% บอกว่าตนเองเคยทำงานพลาด เพราะไม่รู้ความหมายของศัพท์เฉพาะในที่ทำงาน
อย่างไรก็ตาม การใช้ศัพท์เฉพาะก็ไม่ใช่ผู้ร้ายไปทั้งหมด โดยงานวิจัย เกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมที่ตีพิมพ์ในวารสาร Social Networks พบว่า ศัพท์เฉพาะช่วยให้คนทำงานรู้สึกเป็นทีมเดียวกันมากขึ้น เพราะช่วยย่นย่อความคิดซับซ้อนด้วยคำเพียงไม่กี่คำ
ในบางสถานการณ์ คำศัพท์เฉพาะเองก็ช่วยให้เราสามารถสื่อสารได้ง่ายขึ้น เช่น ในการพูดคุยกันของหมอด้วยกันเอง การใช้คำศัพท์เฉพาะทางอยู่บ่อยๆ อาจสามารถอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นได้ดีกว่าคำศัพท์ทั่วๆ ไป และยังพบอีกว่า คนทำงานมีแนวโน้มใช้ศัพท์เฉพาะเมื่อต้องสื่อสารกับคนหมู่มาก เพราะศัพท์เหล่านี้แสดงถึงการเป็นส่วนหนึ่งของทีม เพราะเป็นภาษาเฉพาะกลุ่มที่มีแต่คนในแวดวงเดียวกันเท่านั้นที่เข้าใจ
เพราะเหตุผลเหล่านี้เลยทำให้การใช้ศัพท์เฉพาะยังคงถูกพูดถึงอยู่บ่อยๆ เมื่อในแง่หนึ่ง มันเป็นเหมือนสิ่งที่บ่งบอกว่าเราคือใคร
เราถูกกีดกันด้วยศัพท์เฉพาะจริงไหม
อย่างที่บอกว่าการใช้ศัพท์เฉพาะในกลุ่มคนแวดวงเดียวกันในที่ทำงาน เป็นไปเพื่อทำให้เข้าใจกันได้ง่ายขึ้น แต่ในที่ทำงานกลับมีความหลากหลายมากกว่านั้น ไม่ใช่เพียงแค่เพื่อนร่วมงานระดับเดียวกัน แต่ยังมีทีมอื่น แผนกอื่น หรือพนักงานรุ่นน้องที่มีประสบการณ์น้อยกว่า นั่นจึงไม่ใช่เรื่องแปลก หากจะมีบางคนไม่เข้าใจศัพท์เฉพาะเหล่านี้
ดร.โฮป วิลสัน (Dr.Hope Wilson) ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายการเรียนรู้และหลักสูตรของ Duolingo อธิบายว่า ศัพท์เฉพาะที่พบเจอในที่ทำงานมักมีไอเดียที่ซับซ้อน การจะเข้าใจความหมายของคำคำเดียวอาจจำเป็นต้องมีความรู้หลายๆ เรื่องประกอบเข้าด้วยกัน และเพราะความคลุมเครือของคำศัพท์ อาจทำให้คนฟังเกิดความเข้าใจไม่ตรงกัน ขณะเดียวกัน ก็เป็นการกีดกันคนบางคนออกไป หากไม่สามารถเข้าใจความหมายของคำเหล่านี้ได้
หนึ่งในกลุ่มคนที่ถูกกีดกันได้ง่ายที่สุดคือ ชาวเจน Z ที่เพิ่งเข้ามาในตลาดแรงงาน พวกเขาจึงพยายามใช้คำศัพท์เฉพาะทางเหล่านี้ เพื่อให้กลายเป็นส่วนหนึ่งในที่ทำงาน แม้ว่าพวกเขาจะไม่เข้าใจคำเหล่านั้นเลย และรู้สึกคำศัพท์เหล่านี้เป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ดร.วิลสันก็ได้อธิบายสาเหตุไว้ว่า เพราะพวกเขาเพิ่งเริ่มต้นทำงาน คำศัพท์ของคนรุ่นเดียวจึงกันน้อยกว่า จนทำให้จำเป็นต้องใช้คำศัพท์ตามเจนอื่นๆ ที่โตกว่าเจนตัวเอง
ทั้งนี้ ลินซีย์ ซิมป์สัน (Lyndsey Simpson) ซีอีโอบริษัทที่ปรึกษาเชิงกลยุทธ์ด้านวัย ได้ระบุว่า การใช้ศัพท์เฉพาะไม่เพียงแต่กีดกันคนอายุน้อยกว่าออกไปเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการกีดกันคนทุกช่วงวัยด้วย เพราะปัจจุบันหลายบริษัทเริ่มสร้างทีมที่มีคนหลายช่วงวัยอยู่ในทีมเดียวกัน คำศัพท์เฉพาะ เช่น ด้านเทคโนโลยี อาจทำให้คนที่อายุมากซึ่งไม่ได้เติบโตมาในยุคของดิจิทัล ก็ถูกกีดกันออกไปด้วยเช่นกัน
เมื่ออยู่ในสถานการณ์ที่มีผู้คนหลากหลาย การใช้ศัพท์เฉพาะอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีเท่าไหร่ และเราไม่มีทางรู้เลยว่า แต่ละคนมีพื้นฐานความรู้เรื่องนี้มากน้อยขนาดไหน จนบางทีเราอาจทำให้ใครบางคนรู้สึกไม่เป็นส่วนหนึ่งกับทีมก็ได้ ดังนั้น การใช้คำที่เข้าใจง่ายในบางครั้ง อาจเป็นวิธีที่ดีกว่าในการลดระยะห่างกับเพื่อนร่วมงาน และทำให้ทำงานออกมาตรงตามสิ่งที่คิดได้ดีขึ้น
รับมืออย่างไรดีเมื่ออยู่ท่ามกลางศัพท์แสงที่ไม่รู้จัก
เป็นเรื่องยากที่จะหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะในที่ทำงาน หากเรายังต้องทำงานนี้อยู่ สุดท้ายเราก็ยังต้องเจอคำศัพท์พวกนี้อยู่วันยังค่ำ ในเมื่อต่อต้านไม่ได้เราจะทำยังไงดี?
เรื่องนี้ดร.วิลสัน ได้แนะนำวิธีที่ช่วยให้เราอยู่รอดในที่ทำงานซึ่งเต็มไปด้วยศัพท์เฉพาะ ด้วยการเปลี่ยนให้คำแปลกหน้ากลายเป็นเพื่อนสนิทที่เราคุ้นเคยมากขึ้น ดังนี้
ถามหาความหมาย – ถ้าเราไม่เข้าใจก็เป็นไปได้ว่า อาจมีคนอื่นๆ ไม่เข้าใจด้วยเหมือนกัน เราสามารถใช้โอกาสนี้ถามและขอให้ผู้พูดช่วยอธิบายคำนั้น เพื่อเช็กดูว่าเราและเขาเข้าใจคำนี้ตรงกันไหม หรือหากสถานการณ์นั้นยังไม่เหมาะให้ถามก็อาจจะทดไว้ในสมุด แล้วลองถามเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ก็ได้ จากนั้นก็จดจำความหมายนั้นไว้ เมื่อเจอคำนี้อีกในครั้งต่อไป เราจะสามารถเข้าใจได้ทันที
อย่าเพิ่งรำคาญคนที่พูดคำเหล่านี้ – อย่างที่บอกว่าการใช้ศัพท์เฉพาะเหล่านี้มีข้อดีที่ทำให้คนแวดวงเดียวกันเห็นภาพชัดขึ้น จนทำให้บางคนเคยชินกับคำศัพท์เหล่านี้ และลืมไปว่ามีคนไม่เข้าใจอยู่ด้วย แต่เพราะในสายงานหนึ่งมักมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่สามารถใช้คำทั่วไปมาอธิบายได้ หลายครั้งจึงเลี่ยงไม่ได้ที่ต้องใช้คำเฉพาะ ดังนั้น นี่อาจเป็นโอกาสที่เราจะได้เรียนรู้ศัพท์ใหม่ๆ ไปในตัว
ใช้ศัพท์เฉพาะเท่าที่จำเป็น – หลายครั้งเรามักใช้คำศัพท์ตามคนรอบข้างเพราะความเคยชิน ยิ่งเราอยู่ท่ามกลางคนใช้ศัพท์แสง ยิ่งเป็นไปได้ว่าเราอาจเผลอใช้ศัพท์นั้นด้วยโดยไม่รู้ตัว แต่ในเมื่อเรารู้แล้วว่าบางทีการใช้ศัพท์เฉพาะ (โดยไม่จำเป็น) อาจทำให้บางคนเข้าใจคลาดเคลื่อนได้ เราก็ควรระวังการใช้คำศัพท์เหล่านี้มากขึ้น ถ้ามีโอกาสอาจลองเลือกคำที่เข้าใจง่ายแทน หรือหากเผลอใช้ศัพท์เฉพาะก็อธิบายเพิ่มเติมต่อท้าย เพื่อให้ทุกคนตามประเด็นได้ทัน
สุดท้ายแล้ว การสื่อสารก็ไม่ได้มีกฎตายตัว บางบริบทหนึ่งการใช้ศัพท์เฉพาะอาจได้ผลกว่า ในขณะที่บางทีการใช้คำง่ายๆ ก็เข้าใจได้เหมือนกัน ขอเพียงแค่นึกถึงคนฟังให้มากขึ้นอีกหน่อย ปรับวิธีสื่อสารอีกนิด สิ่งที่เราต้องการจะสื่อไปย่อมส่งไปถึงอีกฝ่ายแน่นอน
อ้างอิงจาก
