ประชุมแต่ละทีมีสารพัดเรื่อง อยากจะเก็บให้ครบทุกเม็ด แต่เหมือนสมองจะไม่ให้ความร่วมมือ คนนั้นพูดที คนนี้พูดที ไม่รู้เลยว่าจะจับต้นชนปลายตรงไหน อะไรที่สำคัญ อะไรที่ข้ามได้ แทบจะไม่มีเวลาได้ตัดสินใจ
ไม่ว่าจะจดด้วยวิธีพิมพ์ สมองก็ไม่อาจประมวลผลให้พิมพ์ได้ทัน หรือจะจดด้วยมือ จดไปจดมาลายเส้นละม้ายคล้ายบะหมึ่กึ่งสำเร็จรูป ดูยึกยือจนแทบดูไม่ออกแล้วว่าจุดไหนสำคัญ มาลองดูกันว่า หากเราอยากจดโน้ตในตอนประชุมให้มีประสิทธิภาพ พอจะมีวิธีไหนบ้างที่ทำให้เราเก็บหมดครบทุกใจความ แบบสมาร์ท ไม่ต้องรวบตึงมาทั้งหมด
Meeting Minutes VS Meeting Notes
เราอาจคุ้นเคยกับคำว่า Meeting Minutes สำหรับการจด Agenda และข้อสรุปต่างๆ ในการประชุม แล้วเจ้าคำว่า Minutes ที่ใช้นั้น ไม่ได้หมายความว่าเราต้องจดนาทีต่อนาที เพราะความหมายของมันนั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับเวลาแต่อย่างใด แต่มาจากภาษาละตินคำว่า minutia หมายถึง เรื่องเบ็ดเตล็ดหรือรายละเอียดต่างๆ
Meeting Minutes จึงเป็นการเก็บรายละเอียดที่เกี่ยวข้องของการประชุม ข้อสรุป ในเทมเพลตเฉพาะ สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมมาอ่านที่หลังก็เข้าใจเนื้อหาได้ โดยสิ่งที่บันทึกไว้นั้นจะเป็นข้อตกลงที่ทุกคนต้องรับรู้ เข้าใจร่วมกัน และยึดถือเป็นที่สิ้นสุด
ส่วนการจดโน้ตในที่ประชุมนั้น จะเป็นการจดเฉพาะส่วนสำคัญ อาจเป็นหัวข้อ คีย์เวิร์ด หรือวิธีต่างๆ ที่จะจดให้ทุกอย่างกระชับ เข้าใจง่าย และส่วนมากเป็นการจดบันทึกส่วนตัวมากกว่า Meeting Minutes อาจเป็นหน้าที่เฉพาะ ไม่จำเป็นต้องจดกันทุกคน แต่สำหรับจดโน้ตประชุมนั้น ต้องจดกันถ้วนหน้า อย่างน้อยก็ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเรา
จำไม่หมด ลองหาวิธีจดที่เหมาะกับเรา มาดูกันว่าการจดสองแบบนี้ มีวิธีจดอย่างไรให้เวิร์ค
Meeting Minutes
ด้วยความเป็นทางการของรูปแบบนั้น ทำให้การจด Meeting Minutes จำเป็นต้องจดเนื้อหาอย่างครบถ้วนและเป็นทางการ เพราะเป็นการรวบรวมข้อมูลให้ทุกคนมาอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน หรือแม้แต่คนที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมก็สามารถเข้าใจได้ โดยสิ่งพื้นฐานที่ต้องมี ได้แก่ วันที่ เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม วาระการประชุม ความคิดเห็น ผลสรุป วันเวลาประชุมครั้งต่อไป
นอกจากมีรายละเอียดครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว ยังมีเทคนิคอีกเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้ Meeting Minutes สมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น
- ใช้เทมเพลตเดิมอย่างสม่ำเสมอ เมื่อเจอเทมเพลตที่ใช่ ใช้แล้วเข้ามือ ก็ยึดเอาเทมเพลตนี้ไปตลอด เพื่อให้ทั้งเราได้เคยชินกับการจดจนไม่ตกหล่นอะไรไป และผู้อ่านก็คุ้นเคยกับเทมเพลตจนรู้ว่าถ้าต้องการหาข้อมูลนี้ ต้องไปดูส่วนไหน
- บันทึกเสียงเก็บรายละเอียดอีกรอบ อย่างที่เคยบอกว่าเราไม่อาจจดทุกอย่างได้ทันตามสิ่งที่ได้ยิน การบันทึกเสียงไว้เก็บรายละเอียดภายหลัง ช่วยให้เราไม่ตกหล่นข้อมูลส่วนไหนไป และยังช่วยยืนยันได้ว่าสิ่งที่เราจดมานั้นถูกต้องแล้ว
- ผู้เข้าประชุมสามารถเห็นบันทึกไปด้วยได้ ระหว่างการประชุม ควรให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นบันทึกได้แบบ real-time เพราะมีหลายตาช่วยดู ยิ่งช่วยลดความผิดพลาด และหากข้อสรุปยังไม่ตรงกัน ทุกคนสามารถเห็นได้ ณ ตอนนั้นเลย
Meeting Notes
มาดูการจดอีกแบบอย่าง Meeting Notes อธิบายง่ายๆ เป็นเหมือนการจดประชุมแบบส่วนตัว ไม่มีรูปแบบตายตัว ไม่เน้นเก็บข้อมูลครบถ้วน ส่วนมากจะจดแต่สิ่งสำคัญ หรืออะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับเรา ในรูปแบบและภาษาของเราเอง แม้จะมีรูปแบบที่หลากหลาย ต่างกันไปตามความถนัดของแต่ละคน แต่การจดโน้ตในที่ประชุม ก็มีเทคนิคที่ช่วยให้จดอย่างมีประสิทธิภาพได้เช่นกัน
- เตรียม Agenda ของตัวเองให้พร้อม เรื่องของเรามีอะไร โดนถามแล้วจะได้ไม่ช็อต อาจเตรียมไว้เป็นตัวข้อและรายละเอียดเล็กน้อย เมื่อเสนอที่ประชุมไปแล้วได้ข้อแนะนำหรือข้อสรุปอย่างไร ก็พร้อมจดได้ แบบไม่ต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด
- คีย์เวิร์ด อินไซต์ สรุป ลองแบ่งหน้ากระดาษของเราออกเป็นสามส่วน ด้านซ้ายเป็นพื้นที่เล็กๆ สำหรับคีย์เวิร์ด ด้านขวาแบ่งพื้นที่ให้กว้างเสียหน่อย เอาไว้จดอินไซต์ของคีย์เวิร์ดนั้น และพื้นที่ท้ายสุดด้านล่าง อย่าปล่อยให้ว่างเปล่า ใส่บทสรุปของแต่ละเรื่องลงไปได้เลย
- จดเอาไว้แล้วไฮไลต์สิ่งที่ถูกต้อง พอต้องจดเป็นรูปแบบ หลายคนรู้สึกว่ามันไม่เข้ามือเอาเสียเลย อีกหนทางง่ายๆ สำหรับใครที่ชอบความเรียบง่าย ก็จดเป็นข้อๆ ไปไม่ได้หรอ ก็ต้องบอกว่าได้เช่นกัน แต่อย่าลืมมีปากกาไฮไลต์ไว้สักอัน เอาไว้เน้นข้อความสำคัญหรือข้อสรุปของเรื่อง โดยอาจแบ่งตามสีว่าสีนี้คือข้อความสำคัญที่เราต้องจดจำ อีกสีเป็นข้อสรุปที่เรานำไปใช้ต่อ เป็นต้น
แต่ละคนต่างมีวิธีจัดการข้อมูลเป็นของตัวเอง ไม่ว่าจะด้วยการพิมพ์หรือการเขียน ล้วนแล้วแต่อยู่กับความเคยชินของเรา แต่ถ้ารู้สึกว่าที่ทำอยู่ยังไม่ใช่ที่สุด ลองหาวิธีใหม่ๆ เพื่อให้เราได้เจอวิธีที่ได้ผลที่สุด จะยิ่งช่วยให้การทำงานของเราง่ายและไหลลื่นมากขึ้น
อ้างอิงจาก
