เป็นเหมือนกันไหม เปิดไฟล์ Excel มาทีไรก็ง้ง งง นั่งงมอยู่นานสองนานงานก็ยังไม่เสร็จเสียที ตารางอะไรไม่รู้ เยอะแยะไปหมด
แม้จะเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ควรใช้งานให้เป็น แต่พอไม่ค่อยได้ใช้ก็หลงลืมไปเหมือนกัน เราเลยไปลองถามเทคนิคการใช้ Excel จากคนที่ใช้คล่องๆ มาให้ เผื่อจะทำให้คุณทำงานไวขึ้น
1. ปฏิญญา เสงี่ยมจิตร์
อาชีพ : โปรแกรมเมอร์
“1. Custom statusbar
ปกติ เวลาเราไฮไลท์ครอบเซลเยอะๆ ข้างล่าง ตรง status bar จะมีบอกข้อมูลของเซลที่เราเลือก เช่นว่า เลือกข้อมูลกี่ตัว ผลรวมเท่าไหร่ ซึ่งถ้าเราไปคลิกขวาที่ตรงนี้ มันจะมีให้เลือกแสดงค่าต่างๆ เพิ่มเติมอีก นิดหน่อย รวมถึงแสดงพวกสถานะของปุ่ม lock ต่างๆ ได้ด้วย
“2. ทิศของปุ่ม Enter
เวลาเรากรอกข้อมูลตัวเลขเยอะๆ บางทีก็จะใช้ส่วน numpad ของคีย์บอร์ด (ส่วนปุ่มตัวเลขข้างขวา) แล้วก็ กด enter กรอกช่องต่อไปเรื่อยๆ มันก็จะปกติดี ถ้าเรากรอกข้อมูลลงมา แต่ถ้าเรากรอกไปตามแนวนอนล่ะ มันก็จะไม่สะดวกหน่อยๆ ที่ต้องมากดลูกศรเลื่อนช่องเอา ซึ่งจริงๆ แล้ว เราสามารถตั้งให้ excel มันเลื่อนช่องไปตามทางที่เราต้องการเวลากด enter ได้ด้วย
“3. มากกว่าแค่ติดลบตัวแดง
ตามการจัดรูปแบบตัวเลขปกติ excel ได้เตรียมรูปแบบมาตรฐานของตัวเลขเอาไว้ ให้เราได้เลือกว่า ถ้าค่าติดลบจะแสดงอย่างไร เช่น ใส่วงเล็บ หรือทำตัวแดง
แต่มันมีเครื่องมือที่ทรงพลังกว่านี้ คือ conditional formatting ซึ่งสามารถจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้อย่างซับซ้อน แต่ถ้าเราไม่อยากซับซ้อนมาก มันก็มี preset ให้เลือกใช้ได้ด้วย อย่าง data bars กับ color scale ที่จะใส่สีลงในเซลไล่เฉดตามค่าของมันให้ ทำให้ข้อมูลเราดูน่าสนใจขึ้นอย่างง่ายๆ”
2. ช่า
“น่าจะเป็นสูตร excel คำนวณยอดเงินอะค่ะ ถ้าทำหลายชีทแต่สูตรเหมือนกันก็ก๊อปสูตรนั้นมาแปะอีกชีท แป๊บเดียวเสร็จเลยค่ะ แล้วมันก็จะรวมยอดให้โดยที่เราไม่ต้องกดบวกที่ละยอดค่ะ”
3. ณัฐกานต์ อมาตยกุล
อาชีพ : นักเขียน/นักแปล
“ตอนนี้เราใช้ sheet ใน google drive เป็นหลักนะ เผื่อสูตรไม่เหมือนกัน ไม่รู้อันนี้เบสิกไปป่าว เราชอบเล่นสีโดยใช้ conditional formatting สร้างเงื่อนไขให้เซลล์ในช่วงที่กำหนด (เช่น E1:E10) ว่าถ้ามีข้อมูลเป็นอันนี้ (เช่น ช่องทางจัดจำหน่ายต่างๆ) จะออกมาเป็นสีอะไร มันทำให้มองง่ายขึ้น
“แล้วอีกอันที่ชอบก็คือ การ sum แบบมีเงื่อนไข เช่น ให้ sum เฉพาะช่องที่เป็นค่าอาหาร (column F) จากตารางรายจ่ายทั้งเดือน (column D) ก็จะออกมาเป็น =SUMIF(F2:F115, “อาหาร”, D2:D115) เราใช้เวลานับสต็อกหนังสือไจไจด้วย
“สุดท้าย เวลาจัดการเรื่องลิขสิทธิ์ของไจไจ มันจะมีค่าลิขสิทธิ์ที่ต้องจ่ายทุกสิ้นปี ซึ่งขึ้นอยู่กับจำนวนเล่มและค่าเงินตอนนั้น กิ่งก็ใช้ =E3*GoogleFinance(“CURRENCY:THBUSD”) แปลงค่าเงินบาท (THB) จากข้อมูลเดิม (เซล E3) ที่คำนวณได้ตอนนั้นเป็น USD หรือจะเป็นค่าเงินอื่นๆ ก็ได้ โดยใช้ฐานข้อมูลของ google ซึ่งอาจจะไม่ตรงเป๊ะเวลาไปจ่ายแต่ก็ทำให้ประมาณก่อนได้ แล้วก็อัพเดต realtime
“ถ้าทั้งหมดนั้นดูไม่มีประโยชน์ 5555 ขอแนะนำอันสุดท้าย support.office.comใช้เวลาพิมพ์เอกสารที่มีเนื้อหาซ้ำๆ กัน เปลี่ยนแค่ชื่อผู้รับ วันที่ ฯลฯ ก็ใช้ excel เชื่อมกับ word สร้างเอกสารออกมาทีละมากๆ”
4. ปณิศฐา ตาน้อย
อาชีพ : ธุรกิจส่วนตัว
“การปัดทศนิยม (ลดจำนวนจุดทศนิยม) สามารถทำได้ในโปรแกรม excel และไม่ใช่เรื่องยาก โดยจะใช้สูตรที่เรียกว่า Round วิธีการคือใส่ พิมพ์ =ROUND( ตำแหน่งเซลล์หรือเลขทศนิยมที่ต้องการปัดเศษ + ,(ลูกน้ำ) + จำนวนหลักทศนิยมที่ต้องการให้ปัดเศษ) ตัวเลขที่ออกมาก็จะเป็นจำนวนเต็มหรือเลขทศนิยมที่มีจำนวนตำแหน่งที่เราต้องการซึ่งสูตรนี้จะมีการปัดเศษไปหน่วยที่ใกล้ที่สุด เช่น =ROUND(2.152453, 1) ผลลัพท์ที่ได้จะเป็น 2.2”
5. ตวิษ โรจน์ไพศาลสกุล
อาชีพ : วิศวกร
“มีสองเทคนิค 1.เวลากด copy เราก็ paste ธรรมดาเฉยๆ แต่จริงๆ แล้วเลือก paste สิ่งที่เราก๊อปมาได้หลายแบบมาก พอเรา paste แล้วมันจะขึ้นรูปกระดานหนีบกระดาษสีเหลืองมุมล่างขวา เราก็กดเลือกว่าจะเอาแบบไหน ที่ใช้บ่อยๆ ก็มี paste เป็นรูปภาพ โดยเฉพาะเวลาทำตาราง paste เป็นตัวเลขเพราะถ้าก๊อปจากสูตรมันจะติดสูตรมาด้วยแล้วก็ทรานสโพสคือก๊อปแนวตั้งมาเป็นแนวนอน แนวนอนไปเป็นแนวตั้ง
2.กด ctrl ค้างแล้วกดลูกศรซ้ายขวาบนล่าง จะดูข้อมูลสุดท้ายของแถวที่เลือกได้ ไม่ต้องไถเมาส์เลื่อนเอา”
