น้องใหม่ในโลกการทำงาน ก้าวเข้ามาครั้งแรกก็เจอด่านยากเข้าแล้ว สมัครงานครั้งแรกต้องมีอะไรบ้างนะ Resume ที่ดีควรเป็นแบบไหน CV ที่เคยได้ยินล่ะ แตกต่างกันยังไง เขียนอีเมลแบบไหนถึงจะไม่ถูกปัดตกตั้งแต่เปิดอ่าน ด่านยากเหล่านี้ที่หลายคนอาจไม่เคยฝึกซ้อมในวัยเรียน พอมาเจอด่านจริงครั้งแรก เลยงงๆ ว่าจะรับมือยังไง
รายละเอียดมากมายที่เราไม่เคยรู้ ต่างส่งผลกับการพิจารณาสัมภาษณ์หรือเข้ารับทำงานทั้งนั้น ตั้งแต่ชื่ออีเมล เนื้อหาด้านใน Resume ที่ส่งไปอ่านง่ายแค่ไหน ตรงตามความต้องการของบริษัทหรือเปล่า ไปจนถึง Cover letter แนะนำตัวเอง ที่อาจช่วยเติมคะแนนให้เราอย่างคาดไม่ถึง หลายคนอาจเคยพลาดกับรายละเอียดเหล่านี้กันมาแล้ว แม้ว่าเราคิดว่าคุณสมบัติของเรา มันช่างเข้ากับตำแหน่งแค่ไหน แต่ก็ยังไม่มีใครเรียกตัวไปสัมภาษณ์สักที
ตัวเลขที่น่าสนใจจาก Forbes บอกว่า จากจำนวนผู้สมัครงานโดยเฉลี่ย มีเพียง 20% เท่านั้นที่ถูกเรียกตัวไปสัมภาษณ์ นั่นหมายความว่า มีอีเมลสมัครงานมากมายที่ถูกปัดตกไป Resume อีกหลายหน้าที่ยังไม่เข้าตากรรมการ เราเองก็อาจต้องใช้เวลาอีกมาก กว่าจะเจอบริษัทที่ความต้องการลงล็อกกับคุณสมบัติของเรา
แต่จะดีกว่าไหมนะ ถ้าระหว่างนี้เราได้พัฒนาตัวเอง ได้เจอด่านแรกแบบมืออาชีพมากขึ้น ยื่นอีเมลไปแบบใครก็อยากกดอ่าน Resume ต่อ เพื่อเพิ่มโอกาสให้บริษัทต่างๆ ได้มองเห็นความสามารถของเราด้วย
หากใครยังอยู่ในวัยเตาะแตะในโลกการทำงานก็ไม่เป็นไร ใครๆ ต่างก็เคยมีวันแรกกันทั้งนั้น ลองมาทำความเข้าใจสิ่งที่มือใหม่ในโลกการทำงานควรรู้ไว้ในคู่มือ First Jobber นี้กันเถอะ
CV (Curriculum Vitae)
ประวัติส่วนตัวที่ลงรายละเอียดเชิงลึก ให้นึกภาพง่ายๆ เหมือนเป็นไทม์ไลน์ชีวิตเรา ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประสบการณ์ กิจกรรม ความสำเร็จ เรียบเรียงตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เคยทำกิจกรรมอะไรมาบ้าง มีประสบการณ์การทำงานที่ไหน ได้รับการอบรม ได้รับรางวัลอะไร สามารถไล่เลียงมาได้แบบไม่ต้องกั๊ก
รูปแบบของ CV ควรเป็นตัวอักษรเพียงอย่างเดียวเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องใส่สีสันลงไปในส่วนใดเลย เน้นเป็นข้อความอ่านง่าย และไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ
สิ่งนี้ต่างจาก Resume ที่แสนคุ้นหูตรงที่ เราสามารถอัปเดตได้ง่ายด้วยการเพิ่มข้อมูลต่อท้ายให้เป็นปัจจุบัน ไม่ได้ใช้วิธีเลือกข้อมูลบางส่วนไปนำเสนอเหมือนกับ Resume ส่วนมาก CV จึงนิยมใช้ในแวดวงวิชาการ อย่างการสมัครงานกับองค์กรรัฐ ตำแหน่งวิชาการ การขอทุน หรือสายงานที่เน้นประสบการณ์ทำงานเป็นหลัก
Resume
แม้จะไม่ได้อยู่ในวัยทำงาน ก็ได้ยินชื่อสิ่งนี้บ่อย จนพอจะเดาออกได้ว่ามันคืออะไร สิ่งนี้เป็นเหมือนเอกสารแสดงประวัติส่วนตัว ที่พอทำความรู้จักกันคร่าวๆ ในการกวาดสายตาหนึ่งครั้งได้ บวกกับประวัติการทำงาน เน้นไปที่ประสบการณ์ ความสามารถที่เราคิดว่าสิ่งนี้แหละเป็นจุดเด่นของเรา และเป็นคุณสมบัติที่อีกฝ่ายมองหา
ทั้งหมดนี้ควรอยู่ในรูปแบบกระชับ เข้าใจง่าย ไม่ควรเกิน 1 หน้า เน้นอ่านง่าย สบายตา เนื้อหาชัดเจน ส่วนรูปถ่ายให้พิจารณาตามแต่ละตำแหน่ง และบริษัทที่เราสมัครงานกำหนด ถามว่ามีความคล้ายกับ CV ไหม ก็คล้ายในแง่ของการเป็นตู้โชว์ประวัติการทำงานและประสบการณ์ทั้งคู่ แต่ Resume จะกระชับมากกว่า และสามารถปรับข้อมูลให้เกี่ยวข้องกับงานที่สมัครได้
แล้ว Resume ที่ดีควรเป็นแบบไหน? หลายแหล่งข้อมูลพูดตรงกันเสมอว่า ทุกอย่างควรเรียบง่าย แม้เราจะรู้สึกว่าสิ่งนี้ขัดกับตัวตนของเรา เราเป็นคนจี๊ดจ๊าด มีสีสัน อยากโชว์พลังความคิดสร้างสรรค์ที่มีอยู่เปี่ยมล้น แน่นอนว่าสามารถโชว์ไม้ตายที่เรามีได้ แต่ไม่ใช่บน Resume เพราะความเรียบง่าย ง่ายขนาดที่มีเพียงข้อความที่จำเป็น ตัวหนังสือมาตรฐาน อ่านง่าย ไม่หวือหวา อาจทำให้ Resume ของเราเข้าตากรรมการได้ง่ายๆ เช่นกัน
ถัดมาจากความเรียบง่าย คือ การเลือกข้อมูลที่จะใส่ลงไป เราไม่จำเป็นต้องใส่ทุกอย่างที่มีเข้าไปหมด เลือกเอาแค่ทักษะ ประสบการณ์ สิ่งที่คิดว่ามันตรงกับสิ่งที่อีกฝ่ายมองหาก็พอ ให้ลองนึกดูว่า Resume คือเครื่องมือในการนำเสนอตัวเอง ยิ่งเราทำให้มันเข้าถึงง่ายเท่าไหร่ ยิ่งมีโอกาสให้อีกฝ่ายเห็นความสามารถของเรามากเท่านั้น
Cover letter
จดหมายแนะนำตัวกับผู้สัมภาษณ์ ที่เราสามารถแนะนำตัว พูดคุย เล่าเรื่องราว นอกเหนือจากใน Resume และ CV เพื่อให้อีกฝ่ายทำความรู้จักกับเราได้มากขึ้น ถ้ามีสิ่งนี้แนบไปด้วย รับรองว่าเราได้แต้มต่อมากขึ้นแน่นอน เพราะบริษัทได้ทำความรู้จักกับเรามากขึ้น แสดงให้เห็นว่าเรามีความกระตือรือร้นและสนใจในตำแหน่งนั้นมากแค่ไหน และแสดงให้เห็นว่าเราเตรียมตัวมาดี พร้อมที่จะสัมภาษณ์
Cover letter ควรมีรายละเอียดของจดหมายให้ชัดเจน เริ่มด้วยเขียนถึงใคร เราคือใคร มีอะไรน่าดึงดูด ความสามารถที่เหมาะสมกับงานนี้คืออะไร ผลงานโดดเด่นที่เกี่ยวข้อง และปิดท้ายจุดแข็งเด็ดๆ สักอัน ก่อนทิ้งท้ายช่องทางติดต่อสำหรับเรียกสัมภาษณ์ โดยสามารถส่งไปพร้อมกับ Resume หรือ CV ได้เลย
สิ่งนี้จึงเป็นเหมือนตัวช่วยให้อีกฝ่ายเห็นถึงความละเอียด รอบคอบ ความตั้งใจ และเราเองก็ได้โฆษณาตัวเองโดยที่ยังไม่ถึงรอบสัมภาษณ์ด้วยซ้ำ รวมทั้งเป็นความประทับใจแรก เราจึงต้องระมัดระวังเรื่องคำผิด การเลือกใช้คำที่เหมาะสม ใส่ใจรายละเอียดในส่วนนี้พอสมควร
Portfolio
แฟ้มรวบรวมผลงาน เก็บเอาทุกประสบการณ์ที่เราเคยได้สร้างสรรค์มารวมไว้ ให้ได้เห็นว่าเมื่อความสามารถของเราถ่ายทอดออกมาเป็นผลงานจะหน้าตาเป็นอย่างไร นอกจากรวบรวมผลงานที่เคยทำแล้ว หน้าที่หลักอีกอย่างคือ บ่งบอกถึงตัวตน สไตล์การทำงาน โดยเฉพาะงานฝั่งที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์
ใครที่โอดโอย เสียดายว่าไม่ได้ปล่อยของใน Resume เลย แบบนี้แล้วจะเห็นตัวตนของเราได้ยังไง ขอผายมือมาทางนี้ สามารถมาปล่อยของได้เต็มที่ใน Portfolio เพราะมันไม่มีรูปแบบตายตัวว่าควรจะหน้าตาเป็นแบบไหน จัดเรียงแบบไหน ขอแค่เป็นการเรียบเรียงผลงานที่เข้าใจง่าย เห็นแล้วรู้ว่าเราทำอะไรมาบ้างก็ใช้ได้แล้วล่ะ
แต่ถ้าอยากให้แฟ้มผลงานของเราโดดเด่นสะดุดตา ลองหาจุดขายที่คิดว่าใครเห็นก็ต้องเหลียวหลัง มาเน้นเป็นหน้าหลักให้เปิดมาเจอง่ายๆ ไม่ต้องพลิกไปไกลกว่าจะเจอของดี เพราะเวลาพิจารณาจริง อาจไม่ได้มีเวลาเลื่อนดูผลงานของเราทั้งหมด และไม่อาจรู้ได้ว่าชิ้นไหนที่เราอยากนำเสนอ เราจึงต้องจัดลำดับความสำคัญของผลงานให้เหมาะด้วย
จดหมายสมัครงาน
ปราการด่านแรกที่หลายคนยังกล้าๆ กลัวๆ กับอีเมลสมัครงาน ที่หลายคนโดนปัดตกตั้งแต่หัวข้อ บางคนไม่ได้รับโอกาสเปิด Resume ดูด้วยซ้ำ มาดูกันตั้งแต่เริ่มจนปิดท้าย แต่ละจุดควรทำแบบไหน ระมัดระวังอะไรบ้าง
- ชื่ออีเมล
อีเมลวัยละอ่อนที่ตั้งชื่อไว้แนวๆ eieiza 55+ อาจจะต้องเก็บเอาไว้ใช้ทำอย่างอื่น สำหรับการสมัครงานหรือใช้ทำอะไรแบบเป็นทางการ ควรเป็นชื่อสกุลของเรา อาจเป็นตัวย่อก็ได้ เพื่อความสะดวกในการอ่านและจดจำว่าจดหมายฉบับนี้มาจากใคร และง่ายต่อการเสิร์ชหาอีกครั้งเมื่อถูกเรียกสัมภาษณ์อีกด้วย
- หัวข้ออีเมล
สิ่งนี้เมื่ออยู่ในกล่องจดหมายขาเข้า จะอยู่ถัดไปจากชื่ออีเมลของเรา ผู้รับจะรู้ว่าข้างในจดหมายนั้นคืออะไร ก็อยู่ที่เราตั้งหัวข้ออีเมลนี่แหละ ระบุให้ชัดเจนว่าจุดมุ่งหมายของจดหมายฉบับนี้คืออะไร หากเป็นการสมัครงานก็ควรระบุตำแหน่งให้ชัดเจน เช่น ‘สมัครงาน ตำแหน่งหน่วยพิทักษ์ราตรี’ หรือหากทางบริษัทกำหนดหัวข้ออีเมลสำหรับสมัครงานมาแล้ว ก็ใส่ไปตามที่เขากำหนด ไม่แน่ว่าบางทีเขาอาจกำลังพิจารณาเราตั้งแต่การอ่านรายละเอียดสมัครงานเลยก็ได้นะ
- ทักทายผู้รับ
ตามแบบฟอร์มจดหมายปกติที่เราคุ้นเคย ขึ้นต้นด้วย เรียน ตามด้วยชื่อของอีกฝ่าย ในกรณีของการสมัครงาน สามารถใส่ชื่อของบุคคลที่เราต้องติดต่อ หรือ ระบุกว้างๆ ว่า ฝ่ายบุคคล บริษัท xx แต่ต้องอย่าลืมหาข้อมูลชื่อบริษัทที่เราต้องการสมัครให้ถูกต้องด้วยนะ บางครั้งถ้าสะกดชื่อผิด หรือคิดชื่อบริษัทใหม่ให้เขาเอง อาจจะพลาดโอกาสเข้าทำงานที่นี่ไปได้ง่ายๆ เลย
- เนื้อหา
ควรเริ่มด้วยการแนะนำตัวคร่าวๆ เพื่อให้อีกฝ่ายได้ทำความรู้จักเราเบื้องต้น ว่าเราเป็นใคร เห็นประกาศสมัครงานนี้มาจากไหน มีความสนใจในตำแหน่งอะไร ถ้าหากมีเวลามากกว่านั้น สามารถขยายความเป็น Cover Letter แสดงถึงคุณสมบัติของเราว่าเหมาะสมกับตำแหน่งแค่ไหน ความกระตือรือร้น ใส่ใจ ที่มีต่องานนั้นๆ อย่างน้อยก็ได้ทำความรู้จักกันตั้งแต่ยังไม่เปิด Resume ดู
- คำลงท้าย
อย่าลืมทิ้งช่องทางการติดต่อที่สะดวกที่สุดเอาไว้ อ้างอิงถึงสิ่งที่เราแนบมากับอีเมลฉบับนี้ อย่าง Resume หรือ Portfolio และปิดท้ายด้วยการขอบคุณ พร้อมกับลงชื่อ
ทั้งหมดทั้งมวลนี้ นอกจากจะมีแต่ละองค์ประกอบครบแล้ว อย่าลืมตรวจทานความถูกต้องของเนื้อหา ความเหมาะสมของคำที่เลือกใช้ และตรวจทานคำผิดด้วยนะ
คำเตือน จดหมายนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพเท่านั้น
จดหมายติดตามผลสัมภาษณ์งาน
สัมภาษณ์เสร็จแล้ว แต่ยังไม่ติดต่อกลับมาสักที จะได้หรือไม่ได้บอกกันหน่อยได้ไหมนะ ถ้าเขายังไม่ติดต่อมา แล้วเราเองก็ไม่รู้ว่าโปรไฟล์ของเรากำลังอยู่ในขั้นตอนพิจารณาหรือถูกปัดตกไปแล้วกันแน่ ยิ่งเป็นน้องใหม่วงการทำงาน ไม่รู้ว่าจะตามผลยังไง ถามมากไปจะทำให้ชวดโอกาสหรือเปล่า
จริงๆ แล้ว เราสามารถติดตามผลการสัมภาษณ์ได้แบบไม่ต้องรู้สึกลำบากใจ สามารถใช้แบบฟอร์มเดียวกับจดหมายสมัครงานได้เลย เพียงแต่เปลี่ยนเนื้อหาเป็นการติดตามผลสัมภาษณ์งานแทน โดยใช้ข้อความที่สุภาพ ไม่เร่งรัด เพียงแค่ถามถึงช่วงที่เวลาที่บริษัทใช้พิจารณาเท่านั้น เช่น รบกวนสอบถามว่าทางบริษัทใช้เวลาเท่าไหร่ในการพิจารณาผลการสัมภาษณ์ครั้งนี้
เราเข้าใจดีว่าการติดตามผลอาจสร้างความลำบากใจให้กับเรา กลัวว่าเราจะดูเป็นคนเซ้าซี้หรือเปล่า อดทนรอไม่เป็นหรือไม่ เราจึงต้องรอเวลาที่เหมาะสมประมาณหนึ่ง แล้วจึงค่อยส่งจดหมายนี้ได้โดยไม่ต้องกังวลอะไร อาจเป็น 1-2 สัปดาห์หลังการสัมภาษณ์ ถ้าหากใครที่ไม่อยากรออีเมลตอบกลับไปมา การโทรถามกับฝ่ายบุคคลโดยตรงก็เป็นอีกช่องทางหนึ่งที่สามารถทำได้เช่นกัน
เพียงเท่านี้มือใหม่ในวงการทำงาน ก็ไม่ต้องสั่นกลัว HR ที่ไหนแล้ว มาลองสักตั้งกับก้าวแรกของโลกการทำงานที่มหาวิทยาลัยไม่ได้สอน
อ้างอิงจาก
