ตั้งแต่เริ่มทำงานมา แล้วยิ่งทำงานหลายด้าน สิ่งหนึ่งที่ทำให้ผมรู้สึกว่ามีความสำคัญเอามากๆ ในการติดต่อสื่อสารธุรกิจกับชาวญี่ปุ่นแบบขาดไม่ได้เลยก็คือ ‘นามบัตร’ กระดาษใบเล็กๆ ที่ชาวญี่ปุ่นเขาให้คุณค่ากันมากเสียเหลือเกิน เพราะมันคือตัวแทนของคนๆ หนึ่ง เพื่อให้คนอื่นได้รู้จัก ดังนั้นเมื่อพบกับคนญี่ปุ่นเวลาคุยงานไม่ว่าจะงานแบบไหน ก็ควรจะมีนามบัตรไว้เพื่อแลกเปลี่ยนเสมอ และความเอาจริงเอาจังเรื่องนามบัตรของชาวญี่ปุ่นนี่ก็ได้ทำให้เกิดนวัตกรรมและบริการใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระดาษแผ่นเล็กๆ
ก่อนอื่นไปดูธรรมเนียมปฏิบัติของชาวญี่ปุ่นกับนามบัตรกันก่อนครับ เพราะว่านามบัตรเป็นตัวแทนของแต่ละคนในการทำธุรกิจ ดังนั้นส่วนใหญ่แล้ว คนญี่ปุ่นจึงพกนามบัตรติดตัวไว้เสมอ เวลาไหนไปเจอคู่ค้าหน้าใหม่จะได้ใช้ติดต่อกันได้ในภายหลัง และเพราะเป็นเหมือนตัวแทนนี่ล่ะครับ เวลาแลกเปลี่ยนนามบัตรจึงมีธรรมเนียมมากมายเหลือเกิน ถ้าหากอ่านตำรามารยาททางธุรกิจแบบญี่ปุ่นก็จะเห็นบทเกี่ยวกับนามบัตรแบบขาดไม่ได้เลยครับ เพราะส่วนใหญ่เป็นการสร้าง first impression ที่สำคัญ ดังนั้นขั้นตอนการแลกนามบัตรของญี่ปุ่นมักจะเป็นเช่นนี้
- ยืนขึ้นเพื่อเตรียมตัวแลกนามบัตร เตรียมซองใส่นามบัตรให้พร้อม (สิ่งจำเป็น)
- ฝ่ายที่เป็นรองจะเป็นฝ่ายยื่นนามบัตรก่อน (เช่น ผู้ไปเยี่ยมจะยื่นนามบัตรก่อนเจ้าบ้าน)
- หยิบนามบัตรออกมา ยื่นด้วยสองมือโดยหันให้ผู้รับอ่านตัวหนังสือได้ พร้อมทั้งแนะนำตัวว่า มาจากบริษัทอะไร แผนกอะไร ตำแหน่งอะไร และชื่ออะไร
- ฝ่ายรับรับนามบัตรด้วยสองมือ ถ้าเป็นการแลกนามบัตรแบบสวนทางกันในเวลาเดียวกัน ให้ใช้มือขวายื่นแล้วมือซ้ายรับ
- เวลารับนามบัตรต้องพูดว่า โจไดอิตาชิมะสุ ที่แปลว่า ขอรับนะครับ
- ถ้าแลกเปลี่ยนนามบัตรกันหลายคน จะเริ่มต้นโดยหัวหน้าของฝ่ายที่เป็นรองจะแลกนามบัตรกับฝ่ายตรงข้ามทุกคนก่อน แล้วคนถัดมาค่อยแลกนามบัตรกับทุกคน เป็นลำดับเช่นนี้
- เวลารับนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามมาแล้วก็พิจารณานามบัตรก่อน ถ้ามีจุดน่าสนใจก็ทักฝ่ายตรงข้ามได้เลย เช่น อ้อ สำนักงานอยู่ที่ XX นี่เองเหรอครับ เป็นบทสนทนาสั้นๆ ละลายพฤติกรรม
- ถ้านั่งคุยงานกันต่อ ก็ควรจะเรียงนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามตามตำแหน่งที่นั่ง เพื่อที่เวลาคุยกันไปแล้วนึกชื่อหรือตำแหน่งไม่ออกก็จะเช็กได้ และวางนามบัตรของคนที่มีตำแหน่งสูงสุดของฝ่ายตรงข้ามบนซองนามบัตรของเราเพื่อเป็นการให้เกียรติ แต่ไม่ต้องวางไว้จนจบการสนทนาก็ได้ คุยไปสักระยะหนึ่งค่อยเก็บนามบัตรเข้าในซองนามบัตร (อันนี้หลายคนคิดว่าต้องวางไว้จนจบการสนทนา แต่อาจารย์สอนมารยาทธุรกิจบอกว่า จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามคิดว่า คุยตั้งนานยังจำชื่อไม่ได้เหรอ)
- ดูแลนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามให้ดี (อย่างน้อยก็ระหว่างที่ยังอยู่หน้าเจ้าของนามบัตร) ไม่ใช่ว่ารับมาแล้วยัดเข้ากระเป๋ากางเกง หรือกองๆ ทิ้งไว้ หรือเอาไปรองแก้วกาแฟ
เห็นมั้ยครับว่าจุกจิกมากแค่ไหน แต่จริงๆ มันก็เป็นการฝึกอะไรหลายๆ อย่าง และช่วยให้เราจำฝ่ายตรงข้ามที่ทำธุรกิจกันได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับชาวญี่ปุ่นที่ชอบเจอกันแบบตัวต่อตัวก่อนจะเริ่มทำธุรกิจ แม้โลกจะเชื่อมกันด้วยอินเทอร์เน็ตแล้วแต่เขาก็ยังนิยมแบบนี้ (หลายครั้งที่เจอคนบินมาไทยเพื่อ ‘ทำความรู้จักกัน’ เท่านั้นเอง) นามบัตรเลยกลายเป็นสิ่งสำคัญจริงๆ แถมบางคนหรือบางบริษัทก็ชอบให้คนจำได้ด้วยการออกแบบนามบัตรที่โดดเด่น เห็นปุ๊บจำได้ปั๊บ เป็นการลงทุนที่ดี ตัวอย่างที่ผมเคยได้รับมาก็เช่น นามบัตรของพนักงานบริษัททำบะหมี่กึ่งสำเร็จรูป ที่นามบัตรจะเป็นรูปบะหมี่สำเร็จรูปแบบถ้วย ตัดเป็นทรงนั้นเลย เห็นแล้วก็จำได้ทันที
ในตำราธุรกิจจึงชอบเสริมเทคนิคต่างๆ เข้าไป เช่น เมื่อประชุมกันจบแล้ว ควรเขียนโน้ตเกี่ยวกับแต่ละคนที่หลังนามบัตรของเขา ใครวาดรูปเก่งก็อาจจะวาดรูปคนนั้นแบบง่ายๆ เพื่อให้จำได้ง่ายขึ้น แถมยังมีเคล็ดลับสอนการเก็บ การจัด หรือบางครั้งก็การเลือกทิ้งนามบัตรอีกด้วย
พอเป็นเรื่องสำคัญของวงการธุรกิจเช่นนี้ จึงไม่แปลกที่จะมีการพยายามสร้างสินค้าและบริการต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับการจัดเก็บนามบัตร (ก็ของมันขายได้) ที่ผมเคยเห็นก็คือ เครื่องสแกนเนอร์ขนาดเล็กใช้สำหรับนามบัตรโดยเฉพาะ จะได้วางไว้ที่โต๊ะทำงานง่ายๆ ต่อมาก็พัฒนาระบบซอฟต์แวร์ให้สามารถอ่านนามบัตรแล้วบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ คนใช้จะได้สะดวกขึ้นกว่าเดิม และของพวกนี้พบได้ตามนิตยสารธุรกิจทั้งหลาย
แต่พอโลกเปลี่ยนไป แค่จัดเก็บนามบัตรไว้เฉยๆ ก็ไม่พอแล้ว เดี๋ยวนี้เขาเอาระบบ cloud เข้ามาช่วยในการจัดการบริหารนามบัตรอีกด้วย เท่าที่เห็นตอนนี้ที่โฆษณาบ่อยๆ ก็มีบริษัท SanSan ที่รับจัดการระบบนามบัตรในบริษัทให้ ตัวโฆษณาทีวีเขาทำตลกดีครับ อารมณ์ว่า พนักงานบริษัทคุยกันว่า ไม่คิดว่าบริษัทคู่แข่งจะรู้จักกับผู้บริหารของบริษัทคู่ค้าที่อยากร่วมงานด้วย เจ็บใจมากที่โดนแซง แล้วก็มีพนักงานอีกคนเดินเข้ามาบอกว่า ถ้าเป็นหัวหน้า A ของบริษัทนั้นล่ะก็ ผมรู้จักดีนะครับ เพราะตกปลาด้วยกันบ่อย สองคนแรกเลยถามว่า เคยแลกนามบัตรมั้ย? คนที่สามก็ตอบว่า เคยสิครับ แล้วสองคนแรกก็ได้แต่บ่นว่า “ทำไมไม่บอกกันก่อนนนน”
บริษัทเขาก็เสนอบริการที่จะแก้ปัญหาตรงนี้ว่า ถ้าให้จัดการนามบัตรให้ ไม่ว่าใครในบริษัทรับนามบัตรมา ก็จะบันทึกเข้าฐานข้อมูลของทั้งบริษัท ใครจะเปิดเปิดดูก็หาได้ง่าย ต่อให้ตัวเองไม่เคยเจอตัวต่อตัว แต่ถ้าคนในบริษัทเคยเจอมาก่อนก็เอาความสัมพันธ์ตรงนั้นมาติดต่องานได้ จะได้ทำงานกันได้ราบรื่นกว่าเดิม ก็เป็นการอุดรอยรั่วที่ดีนะครับ เพราะถ้าเป็นบริษัทใหญ่ๆ นี่ใครไปแลกนามบัตรใครมาบ้างก็เป็นเรื่องเกินกว่าจะไปถามกันง่ายๆ
อีกเจ้าหนึ่งที่น่าสนใจคือ 8 (Eight หรือ เอโตะ) ที่บอกว่าจะมาเป็นบริการแบบโซเชียลเน็ตเวิร์กสำหรับ นามบัตรโดยเฉพาะ วิธีใช้ก็แค่โหลดแอพฯ ลงสมาร์ทโฟน ได้นามบัตรมาก็ถ่ายรูปเข้าแอพฯ แล้วเขาก็จะแปลงเป็นข้อมูลให้ พร้อมรูปนามบัตรนั้น (อ่านดูแล้วเหมือนให้คนนั่งคีย์ข้อมูลแทน) เก็บเป็นฐานข้อมูลนามบัตรของเรา และเป็นการเชื่อมต่อกันระหว่างเรากับเจ้าของนามบัตรนั้นด้วย ถ้าเราเปลี่ยนนามบัตร ก็แค่อัพเดตในแอพฯ แล้วคนที่เคยเชื่อมกับเราก็จะได้เห็นนามบัตรใหม่ จะได้รู้ว่าเราเปลี่ยนตำแหน่ง หรือเปลี่ยนบริษัทได้ทันที เผื่อว่าต่อไปจะได้มาติดต่อประสานงานกันอีกครั้ง ไม่ใช่เปลี่ยนงานแล้วหายไปเลย นอกจากสะดวกแล้ว ยังช่วยแยกพื้นที่ส่วนตัวกับการงานได้ชัด เพราะหลายคนก็คงคิดว่า แลกนามบัตรเพื่องาน แต่ไม่อยากเป็นเพื่อนในพื้นที่ส่วนตัวเช่น Facebook ก็อาศัยบริการแบบนี้ล่ะครับ มาเชื่อมสัมพันธ์ในการทำงานกันแทน
ก็น่าสนใจดีนะครับว่า เขาใช้นามบัตรในการติดต่อประสานงานกันมานาน พอโลกเปลี่ยนเป็นยุคดิจิทัล ก็ใช่ว่ามันจะหายไป แต่กลับกลายเป็นว่า ดิจิทัลต้องมาทำหน้าที่สนับสนุนอนาล็อกอย่างกระดาษแผ่นเล็กๆ นี้…ช่างทรงพลังเหลือเกิน
อ้างอิงข้อมูลจาก
