ตอนตัดสินใจเขียนเหตุผลลงไปในใบลาออก เป็นช่วงเวลาที่หลายคนรู้สึกเหมือนได้ยกภูเขาออกจากอก ทั้งได้บอกความในใจผ่านใบลาออก และได้รู้ว่าเราจะได้ไปจากที่นี่แล้ว แต่ก็ใช่ว่าทุกคนจะกล้าเขียนความรู้สึกหรือเหตุผลจริงๆ ลงไป
ทั้งที่มีปัญหามากมายอยู่บนบ่าจนถึงวันที่แบกไม่ไหวเลยเลือกจากไป ก็ยังไม่อาจพูดหรือบอกกับใครได้ แบบนี้การลาออกของคนคนหนึ่งจะส่งผลอะไรกับองค์กรแค่ไหน แล้วองค์กรเองจะปรับปรุงข้อบกพร่องนั้นได้เมื่อไหร่ หากยังไม่มีใครรู้ถึงปัญหาที่แท้จริงจากปากคนที่ตัดสินใจจากไป
ถ้าเป็นความคุ้นเคยในองค์กรของไทย หรือองค์กรขนาดเล็ก ใครตัดสินใจลาออกย่อมเป็นเรื่องใหญ่ที่รู้กันทั่วทุกแผนก แต่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องใหญ่แค่ในกลุ่มพนักงาน พอเรื่องถึงหัวหน้า เจ้าของกิจการ อย่างมากก็เรียกไปพูดคุยเล็กน้อยก่อนจรดลายเซ็นรับทราบ ใบลาออกทำหน้าที่แจ้งให้ทราบเพียงเท่านั้น ว่าฉันคนนี้จะไม่ทำงานที่นี่อีกต่อไป และองค์กรแค่หาคนใหม่มาแทนก็เท่านั้น
น่าเสียดายที่เหตุผลแท้จริงของการลาออกมักถูกเก็บไว้ในใจ ส่วนเหตุผลที่เขียนในใบลาออกนั้น เป็นเพียงข้ออ้างที่จะไม่ถูกต่อความยาวสาวความยืด ทั้งที่หลายเหตุผลในการลาออกเป็นเรื่องที่ต่อรองกันได้ หรือเป็นเรื่องใหญ่ที่องค์กรต้องนำมาปรับปรุงเสียด้วยซ้ำ ซึ่งผลการสำรวจข้อมูลการจ้างงานเชิงลึกจาก Jobvite บริษัทซอฟต์แวร์และการสรรหาบุคลากร เผยเหตุผลที่พนักงานเลือกลาออกว่า 37.1% ลาออกเพื่อเงินที่เพิ่มขึ้น 18.6% สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ (work remotely) 13.4% เพื่อความก้าวหน้าทางอาชีพ และ 5.2% เพื่อหลีกหนีหัวหน้างานหรือวัฒนธรรมองค์กรที่ย่ำแย่
อย่างไรก็ตาม หากองค์กรได้ทราบถึงเหตุผลที่แท้จริงเหล่านี้ก็อาจช่วยรักษาพนักงานเอาไว้ได้ อาจไม่ต้องเสียทรัพยากรไปกับการหาพนักงานใหม่ รวมถึงได้พัฒนาตัวองค์กรได้เองอีกด้วย
Exit Interview ขั้นตอนสำคัญที่หลายองค์กรมองข้าม
หากคนลาออกเองก็อยากพูดความในใจ องค์กรก็อยากได้ฟีดแบคมาปรับปรุง แล้วจะมีวิธีไหนที่ช่วยเป็นสื่อกลางให้ทั้งคู่ได้มากกว่าการเขียนเหตุผลบนใบลาออกอีกนะ? นั่นเลยต้องมีสิ่งที่เรียกว่า ‘Exit Interview’ หรือการพูดคุยก่อนลาออก ซึ่งวิธีนี้มักถูกใช้ในองค์กรขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่ และบริษัทต่างชาติ โดยขั้นตอนของมันก็เหมือนการพูดคุยสัมภาษณ์ก่อนเข้าทำงานไม่มีผิด เพียงแต่ในวาระนี้เป็นการลาออกแทน
จะออกอยู่แล้วทำไมต้องมาถามอะไรให้วุ่นวายด้วยล่ะ? จุดประสงค์ของ Exit Interview นั้นไม่ใช่ความอยากรู้อยากเห็นส่วนตัว แต่เป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resource – HR) ที่ต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่จากไป รวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นอีกด้วย หากปัญหาที่รับรู้มาเป็นเรื่องต่อรองกันได้อย่างเงินเดือน สวัสดิการ หรือวันเข้าทำงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จะนำเรื่องนี้ไปแจ้งกับหัวหน้างาน เพื่อพูดคุยสำหรับพนักงานในอนาคต หรือเพื่อต่อรองไม่ให้พนักงานลาออกก็ได้
ทว่าถ้าเป็นปัญหาที่ไม่กล้าเขียนในใบลาออกอย่างที่กล่าวไปข้างต้น ก็ยังเป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเช่นกันที่จะหาทางพูดคุยและเจรจากับพนักงานที่ลาออก ให้เขากล้าพูดสิ่งที่เป็นปัญหาในใจจริงๆ ออกมา เพราะพนักงานหลายคนเลือกที่จะไม่พูดอะไรแม้ถูกถามตัวต่อตัวก็ตาม อาจด้วยกลัวเพื่อนที่ทำงานอยู่จะโดนเพ่งเล็ง กลัวที่จะเอ่ยถึงต้นตอของปัญหาโดยตรง กลัวถูกมองในแง่ลบหากเอ่ยชื่อใครไป หรือไม่รู้สึกว่าการเล่าเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์กับตัวเอง เพราะยังไงก็ต้องออกจากที่นี่อยู่แล้ว
การทำ Exit Interview จึงไม่สามารถทำแบบสุ่มสี่สุ่มห้า หรือนึกอยากจะคุยก็คุยได้ ดังนั้น หากใครอยากเริ่มนำวิธีนี้ไปใช้จะมีแนวทางอย่างไรบ้าง?
- บอกจุดประสงค์ของการพูดคุย
เมื่อต้องถูกสัมภาษณ์อีกครั้งโดยไม่รู้ว่าจะถูกถามอะไรบ้าง คำตอบที่ได้จะเป็นความลับไหม อาจทำให้ฝ่ายถูกถามเกร็งจนไม่กล้าจะตอบอะไรไปมากกว่าข้อมูลบนใบลาออก ผู้สัมภาษณ์จึงต้องอธิบายถึงจุดประสงค์ของการพูดคุยครั้งนี้ว่าต้องการนำข้อมูลไปทำอะไรบ้าง เป็นผลดีกับผู้ที่ลาออกและองค์กรยังไง พร้อมกับการยืนยันว่าข้อมูลนี้จะเป็นความลับไม่ถูกเผยแพร่นะ นั่นอาจทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์สบายใจที่จะตอบมากขึ้น - เลือกคนที่เป็นกลาง
เราไม่อาจรู้ได้เลยว่าปัญหาจริงๆ ในใจของคนที่เลือกจากไปนั้น เป็นเรื่องทั่วไปอย่างอยากเดินทางไปทำงานง่ายขึ้น หรือเรื่องใหญ่อย่างการถูกทำร้าย ดูหมิ่นจนเกิดแผลในใจ หากอยากให้อีกฝ่ายสบายใจที่จะเล่าความจริงแล้ว การเลือกคนมาพูดคุยด้วยจึงสำคัญเอามากๆ ซึ่งควรเลือกคนที่เป็นกลางในเรื่องนี้ อย่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ไม่ขึ้นตรงกับฝ่ายไหน และเลือกคนที่มีวาทศิลป์จูงใจคนได้ มีบุคลิกที่รับฟัง น่าเชื่อถือ เพื่อให้ได้ข้อมูลจากการพูดคุยมากที่สุด - เลือกเวลาที่เหมาะสม
หากยังต้องนั่งทำงานที่นี่ไปอีก 1-2 เดือน คงไม่มีใครอยากพูดอะไรแล้วปัญหาตามมาทีหลัง ช่วงเวลาที่เหมาะสมจึงเป็นช่วงสัปดาห์สุดท้ายของการทำงาน ในช่วงโค้งสุดท้ายนี้มักจะเป็นช่วงส่งต่องานทุกอย่างไปพอสมควรแล้ว จึงไม่มีความกังวลอะไรมากนัก เหลือเพียงรอเวลาให้หมดไปเท่านั้น เลยถือเป็นช่วงเวลาที่เหมาะจะพูดคุยถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างสบายใจทั้ง 2 ฝ่าย - รับฟังปัญหาแต่ไม่นำมาเป็นอารมณ์
หากวิธีนี้ได้ผล ฝั่งผู้สัมภาษณ์อาจได้ฟังเรื่องราวอึดอัดใจมากมาย ทั้งปัญหาทำงานเหนื่อยสายตัวแทบขาด ปัญหานิสัยที่ไม่ลงรอย คำพูดไม่น่าฟัง พฤติกรรมที่น่ากลัว แล้วสามารถแสดงออกถึงความเห็นอกเห็นใจ แสดงความเข้าใจในการพูดคุยได้ แต่สิ่งที่นำมาพิจารณาต่อนั้น ต้องเป็นเพียงข้อเท็จจริงที่ตัดเอาอารมณ์ ความรู้สึก อคติต่างๆ ออกเสียก่อน จึงจะนำปัญหานี้ไปจัดการกับบุคคลต้นเรื่องได้อย่างไม่ลำเอียง หรือเข้าข้างฝ่ายใดมากเกินไป
นอกจากแนวทางที่แนะนำแล้ว การเลือกคำถามที่เข้าเรื่อง ไม่เยิ่นเย้อ เพื่อให้ได้คำตอบที่ตรงจุด ก็เป็นอีกเรื่องสำคัญที่ช่วยให้ขั้นตอนนี้มีประสิทธิภาพและใช้เวลาไม่นาน หากใครยังไม่มีคำถามในใจ เรามีคำถามยอดฮิตสำหรับ Exit Interview มาให้เลือกใช้กัน
-
- ปัจจัยหลักที่ทำให้ตัดสินใจลาออกคืออะไร?
- สิ่งที่ชอบ/ไม่ชอบที่สุดในงานที่ทำอยู่
- คุณคิดว่าคุณมีความพร้อมที่จะทำงานของคุณได้ดีหรือเปล่า?
- ความสัมพันธ์ของคุณกับหัวหน้าเป็นอย่างไรบ้าง?
- คุณรู้สึกมีคุณค่าและเป็นที่ยอมรับในองค์กรหรือเปล่า?
- ถ้าเราต้องหาคนมาแทนที่ในตำแหน่งของคุณ เราต้องหาคนที่มีคุณสมบัติแบบไหน?
- คุณจะแนะนำองค์กรนี้ให้กับคนรู้จักหรือเปล่า? เพราะอะไร?
ในอีกมุมหนึ่ง หากเราเป็นคนที่เลือกลาออก และกำลังจะต้องเจอกับ Exit Interview เราประเมินแล้วว่าการพูดคุยครั้งนี้จะไม่ส่งผลกระทบอะไรกับตัวเราในอนาคต เราก็ควรจะบอกเล่าปัญหาที่เกิดขึ้นตามจริง เพื่อให้องค์กรได้นำปัญหานี้ไปแก้ไขต่อไป เพราะถ้าไม่มีใครกล้าพูดถึง ปัญหานั้นก็จะวนเวียนอยู่เรื่อยๆ เมื่อเรารายงานถึงปัญหาแล้วก็ถือว่าเราทำเต็มที่ที่สุดในส่วนของเรา และองค์กรจะนำไปจัดการได้มากน้อยแค่ไหนก็ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการบริหารแล้วล่ะ
ไม่ต้องรู้สึกว่าการลาออกในแต่ละครั้งจะเป็นเรื่องน่ากลัวเสมอไป ไม่ต้องกลัวว่าคำตอบในใบลาออกจะต้องเป็นปัญหาที่โดนเล่นงานตามหลัง หากเรามีแผนจะเดินหน้าต่อแล้ว
การบอกเล่าปัญหาตามตรงในขั้นตอน Exit Interview อาจช่วยให้คนที่ยังอยู่ หรือคนที่เข้ามาใหม่ ไม่ต้องเผชิญกับปัญหาเดิมที่เราเคยเจอก็ได้นะ
อ้างอิงจาก
