หลังจากสถานการณ์ไวรัส Covid-19 ในไทยรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ ก็ส่งผลให้หลายองค์กรเริ่มปรับตัวด้วยการให้พนักงานทำงานจากบ้านหรือ ‘work from home’ แทน การทำงานที่บ้านอาจจะเป็นความฝันของใครหลายๆ คน เพราะไม่ต้องตื่นเช้าเผื่อเวลารถติดหรือออกไปเบียดเสียดผู้คนในเวลาเร่งรีบพร้อมๆ กัน
แต่ในช่วงเวลาวิกฤตแบบนี้ การ work from home ที่ไม่ได้มีเวลาเตรียมตัวมาก่อนก็อาจจะทำให้การติดต่อประสานงานภายในทีมติดขัดไปบ้าง เพราะแน่นอนว่าการทำงานในสถานที่ที่แตกต่างย่อมเป็นอุปสรรคในการสื่อสารประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมที่เคยเจอหน้ากันทุกวัน แต่ก็ไม่ใช่ว่าการทำงานที่บ้านจะกลายเป็นปัญหาเกินการแก้ไขไปทั้งหมด ด้วยความที่ทั่วโลกเริ่มต้นการ work from home มาก่อนเราหลายปีแล้ว ทำให้มีการพัฒนาแอพพลิเคชั่นสำหรับเป็นตัวช่วยทำงานที่บ้านโดยเฉพาะ
The MATTER จะมาแนะนำแอพพลิเคชั่นที่ช่วยให้การทำงาน และการประสานงานภายในทีมคล่องตัวมากขึ้น โดยไม่ทำให้เรารู้สึกถึงกำแพงของการสื่อสาร ซึ่งวันนี้เราได้เลือกมาให้ทุกคนได้ลองศึกษา 10 แอพพลิเคชั่นด้วยกัน
Slack
Slack แนะนำตัวเองว่า เป็นแอพพลิเคชั่นสำหรับ ‘team communication’ หรือการสื่อสารกันภายในทีม สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้หลายรูปแบบทั้งข้อความธรรมดา ไฟล์ภาพ วิดีโอ ลิงก์ และยังโพสต์โต้ตอบกันได้เหมือนโซเชียลเน็ตเวิร์กแบบหนึ่งด้วย
จุดเด่นอีกอย่างของ Slack คือ แอพฯ ได้มีการออกแบบให้แยกย่อยทีมออกไปได้อีกในรูปแบบ ‘channel’ ผ่านแฮชแท็ก ใครมีหน้าที่รับผิดชอบกับทีมไหนก็ให้อัพเดตความคืบหน้าผ่านแฮชแท็กนั้นได้ สามารถ drag and drop ไฟล์ได้ทันที บวกกับ Slack ยังรองรับไฟล์จาก Google Docs และ Dropbox ในการซิงค์ไฟล์ล่าสุดให้ตรงกันได้ด้วย
นอกจากนี้ Slack ยังรองรับสมาชิกได้จำนวนไม่จำกัด ติดตั้งได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์มือถือระบบ IOS และ Android ที่สำคัญแอพฯ ไม่ต้องซิงค์กับเบอร์โทรศัพท์ในการใช้งาน ทำให้ไม่ยุ่งยากเมื่อต้องการเปลี่ยนเครื่องใช้งาน และสมาชิกกลุ่มที่เข้ามาใหม่ยังสามารถอ่านข้อความ และไฟล์เก่าๆ ที่เคยส่งมาแล้วด้วย
Zoom
แอพพลิเคชั่นที่ใช้สำหรับการประชุม คุยงาน อบรม สัมมนา หรือเปิดคอร์สสอนออนไลน์ รองรับผู้เข้าใช้งานได้ 50 คน ระหว่างประชุมยังสามารถบันทึกวิดีโอไปพร้อมกันได้ด้วย
ความแตกต่างระหว่าง Zoom กับแอพพลิเคชั่นโทรกลุ่มอย่าง Skype คือ Skype เหมาะกับการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลอื่นๆ แต่ Zoom จะเน้นไปที่การประชุมและจัดคอร์สสอนออนไลน์ เพราะสามารถสร้าง URL ห้องส่วนบุคคล และมีระบบตอบโต้เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับการประชุมและจัดคลาสสอนได้ดี เช่น ระบบพูดคุยกันเองระหว่างผู้เรียน ระบบยกมือ ทำให้แอพพลิเคชั่นนี้เหมาะกับการจัดประชุมแบบจริงจัง
Google Drive
บริการฝากไฟล์ฟรีที่ server ของ Google โดยเราสามารถอัพโหลดไฟล์เก็บไว้ในไดร์ฟของตัวเองได้ รวมถึงยังสามารถแชร์งานของเราให้คนอื่นๆ หรือจะดาวน์โหลดด้วยการแชร์ลิงก์ไปอีกทีหนึ่งก็ได้เหมือนกัน
ข้อดีของ Google Drive คือเราสามารถเปิดไฟล์จากทุกๆ ที่ได้ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต ซึ่งบริการรับฝากก็มีพื้นที่ให้มากถึง 15 GB สามารถสร้างโฟลเดอร์แบ่งย่อยข้อมูลได้ บริการนี้ของ Google ได้รับความนิยมมากเพราะความสะดวกและพื้นที่ที่จุข้อมูลได้เยอะ ซึ่งผู้ใช้งาน Google Drive ส่วนใหญ่ก็มักจะใช้งานควบคู่ไปกับ server อื่นๆ ของ Google อย่าง Google Sheets, Google Calendar, Google Docs และ Google Slides
Discord
Discord เป็นแพลตฟอร์มสำหรับติดต่อสื่อสารผ่านการพิมพ์แชท พูดคุยด้วยเสียง หรืออัพโหลดไฟล์ส่งถึงกัน จุดเด่นของ Discord อย่างหนึ่งคือ สามารถใช้งานได้ทั้งบนเว็บไซต์ แอพพลิเคชั่นบนเดสก์ท็อป และแอพพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ ส่วนการใช้งานก็ค่อนข้างสะดวกสบายเพียงคลิกที่ invite จากการเชิญของเพื่อนๆ เสร็จแล้วตั้ง username ของตัวเองก็สามารถใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องติดตั้งแอพพลิเคชั่นก่อนเลย
Discord เป็นที่นิยามในหมู่เกมเมอร์มากๆ เพราะสามารถพูดคุยผ่านเสียงด้วยระบบ ‘Voice over IP’ ได้ ที่สำคัญยังมาในรูปแบบของฟรีแวร์ คือดาวน์โหลดการใช้งานโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ด้วยจุดเด่นที่สื่อสารกันผ่านเสียงได้แบบเรียลไทม์ นอกจากในวงการเกมเมอร์แล้ว discord ยังถูกนำมาใช้ในการประชุมทีมเล็กๆ ด้วย
Toggl
Toggl คือแอพพลิเคชั่นที่จะช่วยให้ทีมจัดสรรเวลาได้ดีขึ้นแม้จะไม่ได้เจอหน้ากัน เพราะ Toggl คือแอพพลิเคชั่นที่ติดตามเวลาการทำงานของทั้งตัวเราเองและคนในทีมเพื่ออัพเดตงานกันว่า ตอนนี้เป็นอย่างไรกันบ้าง ใช้เวลากันไปเท่าไหร่ โดยเราสามารถกดปุ่ม ‘start’ เพื่อเริ่มงาน และอัพเดตได้เรื่อยๆ จนกระทั่งงานจบลงก็สามารถกดปุ่ม ‘done’ เป็นอันเสร็จสิ้น
นอกจากนี้ Toggl ยังสามารถบันทึกเวลาการท่องเว็บของเราได้เพื่อย้อนกลับมาดูว่า เราใช้งานบนเว็บไซต์ไหนมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้สามารถจัดการกับเวลาการทำงานได้ดีขึ้น โดย Toggl จะมีรายงานการใช้เวลาของเราเรียกได้ว่า เป็นประโยชน์ต่อคนทำงานในการจัดสรรเวลาได้เป็นอย่างดี แถมข้อดีของ Toggl คือต่อให้เราออฟไลน์ก็ยังใช้งานได้อยู่
Zapier
Zapier ทำหน้าที่เชื่อมต่อแอพพลิเคชั่นที่เราใช้ในการทำงานหลายๆ แอพฯ เข้าด้วยกัน หมายความว่า เราไม่จำเป็นต้องบันทึกงานเดียวกันทีละแอพฯ หลายๆ ครั้ง แต่ถ้าเราติดตั้ง Zapier ไว้มันจะทำหน้าที่ ‘auto saved’ ให้กับทุกแอพฯ ด้วย เช่น Gmail, Google Drive, Dropbox, Evernote
Zapier ยังทำงานร่วมกับ Dropbox เพื่อเชื่อมต่อไฟล์ บันทึกข้อมูลลูกค้า และผู้ใช้งานเข้าไว้ด้วยกัน เราสามารถตั้งค่าการทำงานของแอพฯ ให้ทำงานได้โดยที่เราไม่ต้องคอยคัดลอกไฟล์เดิมๆ ลงบนอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง เรียกได้ว่า Zapier จะช่วยประหยัดเวลาเราไปได้เยอะทีเดียว
Happy Work
แอพพลิเคชั่นที่เกิดขึ้นมาเพื่อให้การทำงานด้านทรัพยากรบุคคลหรือ ‘HR’ มีความคล่องตัวและร่วมสมัยมากขึ้น เพราะ Happy Work เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงวิถีการทำงานของคนยุคนี้สำหรับบางตำแหน่งที่ไม่สามารถใช้วิธีการจัดการแบบเดิมได้ ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่ง Sales หรือตำแหน่ง Account Executive (AE) ที่ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อยๆ จึงไม่สามารถใช้มาตรฐานแบบเดียวกับพนักงานที่เข้าออฟฟิศเป็นประจำได้
Happy Work มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจทั้งระบบเช็กอินเข้า-ออกงานที่ทำได้ง่ายๆ ผ่านแอพพลิเคชั่น แจ้งเบิกค่าใช้จ่ายผ่านการอัพโหลดรูปภาพใบเสร็จด้วยฟีเจอร์ค่าใช้จ่ายที่แบ่งหมวดไว้ชัดเจน แถมยังแจ้งลาหยุดผ่านแอพฯ รวมถึงมีช่องการแสดงความเห็นผ่านไปถึงผู้บริหารเกี่ยวกับการทำงาน และข้อเสนอแนะอื่นๆ ได้ด้วย
Trello
Trello คือแอพพลิเคชั่นที่เหมาะกับการทำงานเป็นโปรเจกต์ เพราะสามารถติดตามขั้นตอนการทำงานได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการโปรเจกต์นั้นๆ โดยจะมีเครื่องมือการจัดการในรูปแบบ ‘การ์ด’ ที่เอาขั้นตอนการทำงานของเราไปวางไว้บนกระดานข้อมูลในแอพ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ ภาพ ไฟล์งานต่างๆ อีกทั้งยังมีปฏิทินอยู่ภายในแอพฯ ด้วย ซึ่งจะช่วยให้ทีมได้เห็นการทำงานแบบภาพรวมมากขึ้น ทำให้ง่ายต่อการติดตามงานในระหว่างที่ไม่ได้เจอหน้าเพื่อประชุมกัน
Trello สามารถใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ และสมาร์ตโฟนทั้งระบบ IOS และแอนดรอยด์ หรือจะใช้บน Apple Watch ก็ได้เช่นกัน แอพนี้เปิดให้ใช้ฟรีแต่จะอัพเกรดเพื่อเพิ่มลูกเล่นบางอย่างก็ได้ นอกจากนี้ ความพิเศษของแอพอีกอย่างคือ เราสามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้ และเมื่อต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง แอพก็จะซิงค์ข้อมูลใหม่ให้ทันที
Spark
แอพพลิเคชั่นอีเมลที่มีฟีเจอร์จัดการอีเมลได้คล่องตัวมากที่สุดแอพฯ หนึ่ง โดยมีฟีเจอร์ที่น่าสนใจอย่างการ swipe ปัดซ้ายขวาเพื่อสั่งการ แยกหมวดอีเมล์ตามความสำคัญให้อัตโนมัติ มีตัวช่วยจัดการอีเมล์อย่าง snooze/reminder/quick replies เป็นต้น ทำให้เราสามารถอ่านข้อความเป็นร้อยๆ กล่องข้อความได้ภายในระยะเวลาไม่กี่นาที
นอกจากนี้ Spark ยังแตกไลน์จากผู้ใช้งานทั่วไปเป็นโมเดลสำหรับธุรกิจอย่าง Spark for Teams ที่ใช้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ด้วย และ Spark ก็สามารถปรับแต่งและจัดการบัญชีได้หลากหลาย รองรับอีเมล์จากทั้ง Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange, KerioConnect และอื่น ๆ อีกมากมาย
Chrome Remote Desktop
แอพพลิเคชั่นนี้มีความคล้ายกันกับตัว Remote ของ Microsoft แต่ข้อได้เปรียบก็คือ Chrome Remote Desktop ติดตั้งและใช้งานง่ายกว่า โดยต้องเปิดใช้งานคอมพิวเตอร์อยู่ด้วย แล้วจะทำให้สามารถใช้การควบคุมหน้าจอจากแอพฯ นี้ได้ ซึ่งจะช่วยให้เราใช้มือถือหรือแท็บเล็ตควบคุมเมาส์หรือพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ได้เลย
การควบคุมคอมพิวเตอร์ผ่านโปรแกรมดังกล่าวยังสามารถทำในระยะไกลได้ด้วยการคลิกไปที่ ‘stop sharing’ หรือตัดการเชื่อมต่อด้วยการกดไปที่ ‘disconnect’ ติดตั้งใช้งานได้ทั้งบน IOS และ Android ซึ่งหากใครที่จำเป็นต้องพึ่งพาคอมที่ออฟฟิศแต่แบกกลับมาไม่ได้ การมีแอพนี้ก็น่าจะช่วยได้ในระดับนึงนะ
