ในโลกของการทำงาน เป็นเรื่องปกติที่คนทำงานจะถูกขอให้ทำบางอย่างที่ ‘นอกเหนือ’ จากขอบเขตความรับผิดชอบ (job description) แต่ไม่ใช่ทุกงานที่เพิ่มเข้ามา จะสอดคล้องกับตำแหน่งหรือหน้าที่ที่เราต้องทำ เช่น สมัครมาเป็นกราฟิกแต่ถูกขอให้ช่วยตัดคลิปวิดีโอ หรือเป็นทหารรับใช้ชาติอยู่ดีๆ โดนใช้ไปปลูกผักชีซะงั้น จนบางครั้งก็อยากถามไปว่า “แบบนี้ก็ได้เหรอคุณพี่?”
เวลาอ่านรายละเอียด job description หากเลื่อนสายตาลงมาล่างสุด จะพบข้อความที่ระบุไว้ว่า ‘งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย’ ซึ่งคำว่า ‘อื่นๆ’ นี่แหละ เป็นกับดักให้เจ้านายสามารถสั่งงานอะไรเราก็ได้ ซึ่งก็มีทั้งงานที่ใกล้เคียงกับหน้าที่หลักของเรา และงานที่ไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรเลย เหมือนแค่อยากใช้งานเฉยๆ ก็เท่านั้น อาจจะเป็นอะไรเล็กๆ น้อยๆ เช่น เอาของไปส่งให้พี่หน่อย ช่วยออกแบบการ์ดวันเกิดลูกสาวให้ที หรือไปจองร้านทำเล็บใกล้ๆ นี้ให้ได้มั้ย หรือบางคนอาจได้รับมอบหมายให้ทำงาน ‘ควบอีกตำแหน่ง’ เลยก็มี
แม้ลึกๆ พยายามจะบอกตัวเองให้มองโลกในแง่ดี หรือลองมองให้เป็นโอกาสในชีวิตดูสิ โอกาสในการเรียนรู้สกิลใหม่ๆ โอกาสในการสร้างความสัมพันธ์กับเจ้านาย โอกาสในการเลื่อนตำแหน่ง โอกาสในการฝึกความอดทน แต่ปฏิเสธไม่ได้หรอกว่าคนเราก็ต้องมีเหนื่อยใจกันบ้างแหละ ยิ่งถ้างานนั้นนอกเหนือจากขอบเขตความรับผิดชอบมากเกินไป เบียดเบียนเวลาของงานหลักที่ควรจะมาก่อน แถมทำไปก็ไม่ได้รับค่าจ้างเพิ่มอีก จะมองให้เป็นโอกาสก็คงยากหน่อย เพราะแต่ละวันที่ต้องทำงานหลักก็เหนื่อยแล้ว ยังมีงานงอกมาแบบไม่เมกเซนส์อีก รู้สึกหมดไฟในการทำงานไปทุกทีๆ
แต่ความคับข้องใจไม่ใช่สิ่งที่จะแสดงออกได้ง่ายๆ โดยเฉพาะในโลกของการทำงานที่มีเรื่องของ ‘อำนาจ’ และความเป็น ‘ลูกรักลูกชัง’ เข้ามาเกี่ยว ถ้าปฏิเสธไปจะมีผลกับงานมั้ย ถ้าไม่ทำจะถูกมองว่าไร้น้ำใจหรือเปล่า แล้วเราจะรับมือกับงานงอกเหล่านี้ได้ยังไง หรือปฏิเสธยังไงได้บ้างนอกเหนือจากบอกว่า “ไม่ได้ค่ะ” “ไม่ทำค่ะ” “นี่ไม่ใช่หน้าที่ของผมครับ”
ตอนนี้เรามีงานสำคัญที่ต้องทำ
การที่เราถูกขอให้ทำอะไรแปลกๆ งงๆ ไม่สัมพันธ์กับตำแหน่งของตัวเอง หลายครั้งอาจมาจากการที่คนสั่ง ‘ไม่เข้าใจ’ ขอบเขตความผิดชอบของเรามากพอ ซึ่งเราควรอธิบายให้เขารับรู้อย่างแน่ชัดว่า ตำแหน่งหรือแผนกของเรามีหน้าที่อะไร และตอนนี้เรากำลังมีอะไรที่สำคัญมากๆ ต้องทำ ซึ่งต้องใช้เวลาและสมาธิมากเป็นพิเศษ จึงไม่สามารถช่วยเหลือได้ เพราะการปฏิเสธไปสั้นๆ ว่าทำไม่ได้หรือทำไม่เป็น อาจทำให้อีกฝ่ายเข้าใจไปเองว่าเราแล้งน้ำใจ ไม่อยากทำ แต่การปฏิเสธและอธิบายหน้าที่ของเราให้ชัดเจนควบคู่ไปด้วย ก็พอจะช่วยให้เขาลดความสงสัยหรือความข้องใจในตัวเราได้บ้าง
ลองบอกไปว่า “ขอบคุณที่ไว้ใจให้ฉันทำงานนี้ แต่ตอนนี้ฉันกำลังทำงานในแผนกที่สำคัญมากๆ ต้องใช้เวลานานพอสมควร เพราะเดดไลน์ใกล้จะมาถึงแล้ว ซึ่งน่าจะทำงานที่คุณสั่งมาไม่ทัน ต้องขออภัยด้วยจริงๆ ที่ไม่สามารถช่วยเหลือได้”
แผนกอื่นน่าจะทำตรงนี้ได้ดีกว่า
นอกจากงานที่เขาขอให้ทำจะไม่ใช่ความรับผิดชอบของแผนกเราแล้ว และเราก็ไม่ได้ถูกฝึกหรือมีสกิลในการทำงานนี้มากเท่าไหร่ จริงๆ มีแผนกอื่นที่สามารถรับผิดชอบงานนี้ได้ดีกว่า เพียงแต่คนสั่งงานอาจจะไม่รู้ การบอกเขาไปว่าใครน่าจะเหมาะสมกับงานนี้ที่สุด ก็ถือเป็นการช่วยเหลือเขาไปในตัว เพราะงานที่เขาได้กลับมาก็จะมีประสิทธิภาพมากกว่า เหมือนประโยคที่ว่า put the right man on the right job และเขาจะได้รู้ด้วยว่าในอนาคตต้องไปขอความช่วยเหลือจากใครในเรื่องนี้ หรือถ้าไม่มีแผนกนั้นมารับรอง ก็ถือเป็นโอกาสดีที่จะเปิดรับคนที่ชำนาญในด้านนี้มาทำจริงๆ เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดียิ่งขึ้น
ลองบอกไปว่า “ด้วยหน้าที่ของฉันตอนนี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานที่สั่งมา และฉันน่าจะไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด คิดว่าทีมอื่นน่าจะมีสกิลที่มากกว่าหรือมีข้อมูลที่เยอะกว่า ซึ่งน่าจะช่วยให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น”
ปรึกษาผู้จัดการหรือฝ่ายบุคคล
เมื่อเป็นเรื่องของอำนาจ เด็กใหม่หรือคนที่อาวุโสน้อยสุดมักจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ถูกขอให้ทำงานนอกเหนือความรับผิดชอบได้ยากกว่า หรือบางทีคำสั่งนั้นอาจมาจากแผนกอื่น หรือคนที่ไม่ได้มีหน้าที่สั่งงานเราโดยตรง ฉะนั้น ลองปรึกษาผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือฝ่ายบุคคล เพื่อประเมินว่างานที่เพิ่มมาควรเป็นหน้าที่ของเราจริงๆ หรือไม่ และหาแนวทางร่วมกันว่าหากต้องให้ความช่วยเหลือจริงๆ เราจะเรียงลำดับความสำคัญของงานที่แทรกมายังไงได้บ้าง เนื่องจากเราเองก็มีงานหลักที่ต้องทำด้วยอยู่แล้ว
ลองตอบกลับคนที่มาขอความช่วยเหลือไปว่า “สักครู่นะคะ ฉันอาจจะต้องขอหัวหน้างานหรือผู้จัดการก่อน เพราะดูเหมือนงานที่ขอมาจะเป็นงานใหญ่ทีเดียว ซึ่งต้องแน่ใจก่อนว่าฉันสามารถสละเวลาจากงานสำคัญในแผนกไปช่วยเหลือได้” จากนั้นก็ค่อยไปถามผู้จัดการหรือหัวหน้างานว่า “เมื่อเร็วๆ นี้ฉันถูกขอให้ทำงานบางอย่าง ซึ่งไม่แน่ใจว่าอยู่ในขอบเขตที่ควรรับผิดชอบมั้ย หรือถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วนที่ต้องให้ความช่วยเหลือจริงๆ พอจะช่วยเลื่อนเดดไลน์งานที่กำลังทำอยู่ หรือเรียงลำดับความสำคัญของงานในตอนนี้ใหม่ได้หรือเปล่า” อย่างน้อยหัวหน้างานของเราก็จะได้เข้าใจสถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้นด้วย
เมื่อเจอสถานการณ์นี้ หลายครั้งเราจะรีบตอบกลับไปว่า “ได้ครับ/ค่ะ” โดยที่ยังไม่มั่นใจเลยว่า เรามีแรงและเวลาเหลือมากพอที่จะทำงานนั้นจริงหรือเปล่า หรือไม่มั่นใจเลยว่า นั่นใช่หน้าที่ที่เราจะต้องรับผิดชอบจริงหรือไม่ แต่เราก็รับปากทำไปพร้อมกับความรู้สึกทุกข์ใจ เริ่มแรกอาจจะเริ่มฝึกจากการตอบกลับไปว่า “ขอเวลาสักครู่นะครับ/คะ” ก่อน เพื่อให้เวลาตัวเองได้ทบทวนเหตุผลที่จะทำ ลำดับความสำคัญงานต่างๆ ให้ดี และเตรียมคำปฏิเสธที่ดูไม่แล้งน้ำใจเกินไปด้วย
งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย ควรเป็นเพียงงานที่เกิดขึ้นเพียงแค่ครั้งคราว และไม่รบกวนเวลาทำงานหลักมากเกินไป หากเกิดขึ้นเป็นประจำจนรู้สึกว่าเรากำลังทำงานควบหลายตำแหน่ง หรือรู้สึกว่าจำเป็นจะต้องทำเท่านั้น เพื่อรักษาความมั่นคงในหน้าที่การงานของตนเอง อาจจะต้องทบทวนวัฒนธรรมขององค์กรใหม่ว่าเวิร์กกับสุขภาพใจของคนทำงานจริงหรือเปล่า
อ้างอิงข้อมูลจาก
