เรามักจะคุ้นเคยกับภาพอีเมลจำนวนมหาศาลที่กองอยู่ในกล่องจดหมาย และเราเองก็ไม่ได้สนใจจะเปิดอ่านมันด้วยซ้ำถ้าหากไม่ใช่อีเมลที่เราต้องการจะติดต่อพูดคุยด้วย มีอีเมลหลักร้อย หลักพัน หรืออาจจะหลักหมื่นที่ผ่านตาของเราไปในฐานะผู้รับ แต่วันที่เราต้องเป็นผู้ส่ง ลงมือเขียนอีเมลเสียเอง เรากลับรู้สึกประหม่า ไม่แน่ใจในรูปแบบจดหมาย ไม่แน่ใจการเลือกใช้คำ ความกังวลนู่นนี่มีอยู่เต็มไปหมด ตรวจแล้วตรวจอีกจนไม่ได้ส่งสักที ไม่ใช่แค่ในการสมัครงานเท่านั้นที่เราต้องระมัดระวังเพื่อสร้างความประทับใจครั้งแรก การสื่อสารในองค์กร หรือแม้แต่นักเรียน นักศึกษา การติดต่อกันระหว่างองค์กร ก็ต้องอาศัยอีเมลในการติดต่อสื่อสารเช่นกัน
ทักษะการสื่อสารผ่านอีเมล จึงเป็นทักษะที่เราควรมีติดตัวเอาไว้ ในยุคที่การทำงาน การติดต่อสื่อสาร ยังคงวนเวียนอยู่บนโลกอินเทอร์เน็ตนี้ จะได้ไม่ต้องมีใครมานั่งเกาหัวทีหลังเมื่ออ่านอีเมลของเรา ทีนี้ การเขียนอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ ไม่ได้เป็นแค่เรื่องของรูปแบบของจดหมาย แบบที่เราเคยเขียนบนกระดาษเพียงอย่างเดียว ยังมีรายละเอียดอื่นๆ ที่เราต้องทำความเข้าใจ ไม่ใช่แค่ว่าเขียนในรูปแบบที่ถูกต้อง แต่ระดับภาษา การเลือกใช้คำเป็นศูนย์ Good Morning แบบนี้ก็ยังไม่เหมาะสม ถ้าเราใจตรงนี้แล้ว สามารถนำไปปรับใช้ได้ทั้งการทำงาน การเรียน หรือการติดต่อสื่อสารทั่วไป
เปิดจดหมายมาสักหนึ่งฉบับ พอจะจำรูปร่างหน้าตาของมันได้บ้างไหม? อีเมลจะเริ่มต้นที่หัวข้อ (Subject Line) ชื่อผู้รับ ผู้ส่ง ต่อมาเป็นตัวจดหมาย (Body) คือเนื้อหาที่เราเขียนลงไป นับตั้งแต่การทักทาย เนื้อหา และคำส่งท้าย สุดท้ายเป็นลายเซ็น (Signature) ที่ระบุชื่อ องค์กร ช่องทางการติดต่อ อยู่ท้ายสุด ถ้าเป็นอีเมลในการทำงานหรือธุรกิจก็ควรมีติดเอาไว้ พอจะนึกภาพออกกันแล้วนะว่าอะไรอยู่ตรงไหนบ้าง
มาดูกันว่า เราควรร่างอีเมลอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ และใช้ได้ในทุกโอกาส
หมัดฮุกอยู่ที่ Subject Line
ตัวอีเมล หากไม่กดเข้ามาอ่าน ก็จะไม่เห็นว่าเนื้อหาด้านในเป็นอย่างไร หัวข้ออีเมล จึงเป็นหมัดเด็ดที่ช่วยให้จดหมายของเรานั้นดึงดูดให้ผู้รับตัดสินใจว่าจะกดอ่านหรือไม่ เหมือนกับพาดหัวข่าว หัวข้อคอนเทนต์บนโลกอินเทอร์เน็ต ที่เราเห็นกันในทุกวัน เราจะตัดสินใจอ่านหรือไม่อ่านอะไรนั้น ก็ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ด้วยเช่นกัน
หัวข้ออีเมล ควรเขียนด้วยข้อความที่กระชับ ตรงประเด็น ว่าจดหมายนี้มีจุดประสงค์อะไร เช่น สมัครงานในตำแหน่ง xxx นัดหมายประชุมกับองค์กร xxx แจ้งความประสงค์ขอซื้อสินค้า xxx เป็นต้น เหมือนขมวดมาให้แล้วว่าจดหมายทั้งหมดที่เขียนมานั้นเกี่ยวกับอะไร มุ่งหมายไปที่อะไร และควรหลีกเลี่ยงคำที่ไม่ชัดเจน ไม่แสดงถึงเนื้อหาด้านใน อย่าง สวัสดี โปรดอ่าน หรือเว้นว่างเอาไว้ ด้วยความชาญฉลาดของ AI จะนำสิ่งนี้เข้าไปสู่ถังขยะโดยที่ผู้รับไม่ได้เห็นหน้าตาของจดหมายนี้ตลอดไป (ถ้าไม่เข้าไปดูในถังขยะ)
ทักทายผู้รับ
ถ้าเราเปิดประตูห้องเรียนเข้าไปทักทายเพื่อนร่วมชั้น เราก็พอจะเอ่ยคำทั่วไปอย่าง Good Morning ได้ แต่เมื่อเราใช้อีเมลนี้เพื่อติดต่อสื่อสารในระดับที่เป็นทางการ หรือแม้แต่การสื่อสารกันภายในองค์กรก็ตาม แม้แต่คำทักทายขึ้นต้น เราก็ควรระมัดระวังให้เป็นคำที่เหมาะสม ซึ่งมันก็มีคำมาตรฐานของมันอยู่ แบบเซฟๆ ไม่ต้องไปโลดโผนอะไรกับมันมาก
อย่างคำว่า Dear ตามด้วยชื่อของผู้รับ อาจระบุคำนำหน้าไปด้วย และตามด้วยคอมม่าหรือโคลลอน เช่น Dear Cameron, ในกรณีที่รู้จักกัน เคยพูดคุยกันจนสามารถเรียกชื่อต้นกันได้แบบสนิทใจ หรืออาจเป็น Dear Mr. Poe: แต่ถ้าหากเราไม่รู้ว่าเขาใช้คำนำหน้าอะไร ไม่อยากระบุไปด้วย ก็สามารถใช้ชื่อเต็มของเขาแทนได้เช่นกัน อย่าง Dear Cameron Poe: เป็นต้น
เนื้อหากระชับ แต่ก็ต้องครบถ้วน
แม้เราจะระบุไปในหัวข้อแล้วว่า จุดมุ่งหมายของจดหมายฉบับนี้คืออะไร แต่ไม่ได้หมายความว่าเรา จะสามารถมาร่ายความคิดเห็นยาวเหยียดในตัวเนื้อหา จนกลายเป็นน้ำท่วมทุ่งได้ ในส่วนของเนื้อหานั้น ยังคงต้องเน้นความกระชับและชัดเจน หากไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ให้เริ่มจากการนึกคำถามในหัวง่ายๆ อย่าง เราเป็นใคร ต้องการอะไร ต้องการจะซื้อของก็บอกเขาไป ต้องการจะขอบคุณ ขอความช่วยเหลือ ก็ระบุไปให้ชัดเจน ต้องการสิ่งนั้นจากใคร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร เพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าสิ่งที่ต้องการจากหัวข้ออีเมลนั้น มีรายละเอียดดังนี้นี่เอง
ระวังเรื่องการใช้คำและน้ำเสียง
เนื้อหากระชับ ชัดเจน อาจจะยังไม่พอ การเลือกใช้คำและระวังในน้ำเสียง ถือเป็นอีกข้อควรระวังในการเขียนอีเมล หรือแม้แต่การติดต่อสื่อสารในแพลตฟอร์มอื่นๆ โดยการใช้คำ ควรคำนึงถึงระดับของภาษา ความสุภาพ เลือกให้เหมาะสม รวมทั้งระวังเรื่องของน้ำเสียง ใช่แล้ว แม้แต่ตัวอักษรที่เราพิมพ์อยู่นี่ก็มีน้ำเสียงเช่นกัน อย่างเช่น เท่าไหร่? ราคา? ต้องการด่วน! เป็นต้น ดังนั้น ควรระวังในการเลือกใช้คำให้เหมาะสมทั้งระดับภาษาและน้ำเสียงในการสื่อสาร
ปิดท้ายก่อนจาก
เมื่อเราบอกความต้องการของเราไปหมดแล้วในตัวเนื้อหา ต้องปิดท้ายอย่างสุภาพด้วยเช่นกัน ไม่ใช่ว่าเราจะทิ้งจดหมายให้สั้นกุดเหมือนคำสั่ง ว่าฉันจะเอาสิ่งนี้ เวลานี้ ดังนี้ อย่าลืมในส่วนปิดท้ายที่เราต้องแสดงถึงความกระตือรือร้นที่จะพูดคุยติดต่อกับเขาในเรื่องนี้ ด้วยการบอกว่า เรากำลังเฝ้ารอการตอบกลับของเขา สามารถติดต่อเราได้ในช่องทางนี้ เพื่อแสดงถึงความสุภาพและความเอาใจใส่ว่าเรากำลังเฝ้ารอการตอบกลับของเขาอยู่นะ
การเขียนอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพนั้น ไม่ใช่แค่เรื่องแบบฟอร์มเก่าๆ เชยๆ น่าเบื่อ ที่จะต้องทำให้เป๊ะ ทั้งที่พิมพ์สิ่งที่เราต้องการไปก็น่าจะพอแล้วไม่ใช่หรอ แต่สิ่งนี้จะเป็นพื้นฐานในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ และสามารถนำไปใช้ได้กับทุกโอกาส ไม่ว่าจะเป็นอีเมล จดหมาย การส่งข้อความกันในองค์กร หรือแม้แต่การพูดคุยกันก็ตาม
อ้างอิงข้อมูลจาก
