คุณเป็นคนหนึ่งที่เกลียดการประชุมใช่ไหม? แม้การ ‘ประชุม’ จะเป็นหนึ่งในกระบวนการที่จำเป็นสำหรับการทำงาน แต่ด้วยการจัดการที่ไม่ดี ทำให้นอกจากจะไม่ช่วยส่งเสริมการทำงานแล้ว ยังเป็นของแสลงสำหรับคนทำงานหลายคนอีกด้วย
รายงานล่าสุดจาก Doodle State of Meetings Report 2019 ที่เก็บข้อมูลจากการประชุม 19 ล้านประชุมทั่วโลก บวกกับการสัมภาษณ์คนทำงานกว่า 6,500 คนใน สหราชอาณาจักรฯ สหรัฐฯ และเยอรมนี บอกว่าการประชุมที่ ‘ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์’ ในปีที่แล้วนั้น ได้เพิ่มต้นทุนในการใช้ทรัพยากรให้องค์กร รวมแล้วมีมูลค่าถึง 541 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ
โดยข้อมูลอื่นๆ ที่น่าสนใจในรายงานฉบับนี้ เช่น
- 41% ของการประชุมใช้เวลา 31-60 นาที รองลงมาคือ 16-30 นาที (39%)
- 37% ของคนที่ต้องเข้าประชุมบ่อยๆ มองว่าการประชุมที่ไม่มีการจัดการที่ดี เป็นต้นทุนก้อนใหญ่ขององค์กร
- เมื่อถามว่าอะไรคือปัจจัยที่ทำให้เกิดการประชุมที่ดี 72% บอกว่าต้องมีเป้าหมายที่แน่ชัด 67% บอกว่าต้องมีอเจนด้าที่ชัดเจน ขณะที่ 35% บอกว่าต้องไม่มีคนเข้าประชุมมากเกินไป
- 71% บอกว่าพวกเขาเสียเวลาในแต่ละสัปดาห์ไปกับการประชุมที่ไร้ประโยชน์ หรือการนัดแล้วถูกแคนเซิลกลางคัน
- เมื่อถามถึงผลเสียของการประชุมที่จัดการไม่ดี 44% บอกว่าการประชุมนานทำให้ไม่มีเวลาทำงานอื่นที่ต้องทำต่อ 43% บอกว่าออกจากห้องประชุมแล้วก็ไม่ชัดเจน ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป 38% บอกว่าหลายครั้งที่ในห้องประชุมมีปัจจัยทำให้หลงประเด็น ทำให้ไม่สามารถโฟกัสก็สิ่งที่จำเป็นจริงๆ ได้ และ 31% บอกว่าการมีคนที่ไม่เกี่ยวข้องในห้องประชุม มีผลให้ทำงานช้าลง
รวมๆ แล้วคือ สิ่งจำเป็นในการทำงาน กำลังกลายเป็นปัญหาสำหรับคนทำงานซะงั้น หลายๆ องค์กรจึงพยายามป้องกันไม่ให้พนักงานและบริษัทของตัวเองได้รับผลเสียจากการประชุม ด้วยการสรรหาเทคนิคต่างๆ มาใช้ และ ‘ความเงียบ’ ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่น่าสนใจ
เราจะเงียบในห้องประชุมกันได้อย่างไร?
แม้จะมีจุดประสงค์ที่แตกต่าง แต่ลักษณะการประชุมทั่วไปมักจะคล้ายๆ กัน ตรงที่มีหลายๆ คนมานั่งรวมกัน คุยกันด้วยหัวข้ออะไรสักสิ่ง เพื่อให้ได้ข้อสรุปอะไรสักอย่าง แต่จริงๆ แล้วการพูดคุยเป็นแค่ ‘ทางเลือก’ หนึ่งในกระบวนการที่จะได้มาซึ่งข้อสรุปนั้น ไม่ใช่สิ่งจำเป็นแบบที่ใครหลายคนคิดกัน เพราะจริงๆ แล้วเราสามารถเลือกวิธีประชุมหรือวิธีการสื่อสารได้หลากหลาย
การมานั่งเจอหน้าและพูดคุย จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการวางแผนและออกแบบมาเท่านั้น
‘ความเงียบ’ ซึ่งดูจะเป็นคู่ตรงข้ามของการพูดคุยกัน เป็นสิ่งที่มีการวิจัยและทดลองใช้จากหลายองค์กรยกมือเห็นด้วยแล้วว่า มันช่วยยกระดับความคิด มุมมอง หาไอเดียใหม่ๆ ได้ ‘Silent Meeting’ จึงกลายเป็นเทคนิคที่หลายองค์กรเลือกใช้ในการประชุม
ถ้าถามว่าความเงียบทำงานอย่างไร? เคยมีการทดลองเกี่ยวกับความเงียบหรือการพูดในที่ประชุมหลายต่อหลายครั้ง โดยลักษณะการทดลองคือแบ่งผู้เข้าร่วมวิจัยเป็นสองกลุ่ม นั่งอยู่คนละห้อง แล้วให้โจทย์เดียวกันเพื่อแก้ปัญหา แต่ห้องหนึ่งคือให้นั่งประชุมเป็นวงเพื่อเบรนสตอร์ม ขณะที่อีกห้องให้ทุกคนนั่งเงียบๆ แล้วเขียนวิธีแก้ปัญหาลง index cards ผลคือเมื่อ 30 นาทีผ่านไป กลุ่มที่นั่งเบรนสตอร์มกันได้จำนวนไอเดียน้อยกว่า ประสิทธิภาพการแก้ปัญหาต่ำกว่า และสร้างสรรค์น้อยกว่า
นักวิจัยให้เหตุผลว่า คนที่ไม่ต้องนั่งอยู่ในวงประชุม ไม่มีความกลัวว่าจะต้องถูกคนอื่นมองไอเดียของตัวเองว่าไม่ดี หรือไม่รู้สึกอายถ้าจะคิดอะไรแปลกๆ ยิ่งถ้าเป็นการเสนอความเห็นโดยไม่ระบุตัวตนแล้ว ผลลัพธ์ยิ่งชัดเจนขึ้นไปอีก
เรื่องของอาการไม่กล้าเสนอความเห็นนั้น อาจลองย้อนกลับไปดูงานวิจัยสุดคลาสสิกของ Garold Stasser และ William Titus เมื่อปีค.ศ. 1985 ที่ทำการทดลองเรื่องการแชร์ข้อมูล (information sharing) เอาไว้ โดยที่ก่อนเข้าห้องประชุม ทุกคนจะได้รับชุดข้อมูลพื้นฐานเหมือนกัน แต่ว่าแต่ละคนจะได้ชุดข้อมูลเฉพาะที่ต่างกันเพิ่มเข้าไปด้วย (เช่น นาย ก. ได้ A,B,C นาย ข. ได้ A,B,D นาย ค. ได้ A,C,E) ผลคือถ้ามีการแชร์ชุดข้อมูลเฉพาะเกิดขึ้นในห้องประชุม การตัดสินใจจะออกมาสมบูรณ์แบบกว่ากรณีที่ไม่มีการแชร์กันเกิดขึ้น แล้วทุกคนตัดสินใจแค่บนข้อมูลพื้นฐานที่ทุกคนมีเท่านั้น
ทีมวิจัยได้ทำการวัดผลว่า การตัดสินใจบนชุดข้อมูลที่มีร่วมกันนั้นลดประสิทธิภาพในการตัดสินใจลงถึง 20% และมีแนวโน้มทำให้เกิดอคติในการตัดสินใจ เนื่องจากเวลาที่เราพูดถึงอะไรที่คนรู้อยู่แล้ว คนอื่นก็จะเห็นด้วยได้ง่าย เนื่องจากมีข้อมูลชุดเดียวกัน เทียบกับเวลาแบ่งปันชุดข้อมูลที่คนอื่นไม่รู้มาก่อน อาจมีโอกาสไปท้าทายหรือขัดแย้งกับแนวคิดดั้งเดิม หรือก่อให้เกิดความสงสัย ไม่มั่นใจได้มากกว่า และยังเป็นเหตุผลว่าทำไมคนที่เข้าประชุมส่วนใหญ่มักจะรอให้คนอื่นพูดก่อน (หรือรอให้เจ้านายพูดก่อน) ด้วยความกลัวว่าสิ่งที่ตัวเองพูดจะไม่เป็นที่ยอมรับหรือมีคนไม่เห็นด้วย
การประชุมเงียบ ยังแก้ปัญหาเรื่อง ‘Production Blocking’ ด้วย เพราะเวลาประชุมเป็นวงใหญ่ จะมีคนพูดได้แค่คนเดียว และนั่นก็เป็นการสร้างวงจรการพูด ที่อาจจะปิดโอกาสในการพูดของคนที่ขี้อาย หรือไม่อยากแสดงออก หรือกว่าจะมีโอกาส ก็รู้สึกว่าประเด็นเลยไปไกลแล้ว เรื่องที่จะพูดนั้นไม่เหมาะแล้ว
ลองดูตัวอย่างจาก Amazon, Square และ Post Growth
Jeff Bezos, CEO ของ Amazon เป็นหนึ่งในผู้บริหารที่เลือกใช้ความเงียบในการทำงานให้ได้ผลดีขึ้น เวลาที่เขาเรียกประชุมทีมผู้บริหาร ทุกคนจะได้รับแจกเอกสารการประชุม ซึ่งมาจากการที่ทุกๆ คนจะเขียนรายละเอียดเรื่องที่จะนำเสนอมาก่อน และเมื่อมาเจอกัน ทุกคนจะต้องอ่านสิ่งที่ตัวเองและคนอื่นเขียนก่อนจะเริ่มคุยกัน เอกสารการประชุมนี้เป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยประหยัดเวลาในการพูดคุยได้ เพราะการที่จะเขียนรายละเอียดการประชุมมาให้คนอื่นอ่าน จะต้องผ่านการคิด รวบรวมข้อมูล รวมถึงหาเหตุผลเบื้องต้นสำหรับข้อโต้แย้งมาแล้ว สิ่งที่จะคุยกันต่อหลังจากนั้นก็จะกลายเป็นอะไรที่สำคัญจริงๆ
Alyssa Henry, Product Manager ของ Square ก็เลือกใช้ Silent Meeting เหมือนกัน แต่เลือกใช้ Google Docs เป็นเครื่องมือ ที่นอกจากจะทำให้การประชุมดำเนินได้อย่างรวดเร็วแล้ว ยังขยายการรวบรวมไอเดียไปถึงคนที่ไม่ได้นั่งอยู่ในห้องประชุมอีกด้วย ตามคอนเซ็ปต์ขององค์กรที่บอกว่า “It’s not the loudest voice heard.”
ส่วนที่ Post Growth Institute การประชุมรายเดือนก็เกิดขึ้นผ่านการพิมพ์บน Skype โดยทุกคนจะได้รับ Agenda ผ่านทางอีเมลก่อน แล้วแต่ละคนก็จะพิมพ์เรื่องที่จะคุยหรือแลกเปลี่ยนเตรียมเอาไว้ แล้วโยนลงห้องแชทเมื่อถึงเวลาประชุม พร้อมกับมีการเซ็ตระบบบางอย่าง เช่น การพิมพ์ ‘ACTION ITEM’ และ ‘KEY RESOLUTION’ สำหรับประเด็นที่ต้องเคลื่อนไปสู่ขั้นตอนต่อไป วิธีนี้นอกจากจะไม่เรียกร้องความสนใจในการฟังคนใดคนหนึ่งแล้ว ยังสะดวกในการส่งไฟล์หรือลิงก์ที่เกี่ยวข้องกับบทสนทนา
Silent Meeting ต้องทำอย่างไร และควรเกิดขึ้นเมื่อไหร่
ถ้าคิดจะเบรนสตอร์มเรื่องอะไร เมื่อนั้นแหละที่ควรจะเริ่มด้วย Silent Meeting ก่อน เพื่อป้องกัน Production Blocking หรือระดมไอเดียให้ได้มากที่สุด (ให้เขียนโดยไม่ต้องระบุชื่อยิ่งดี) จากนั้นก็แล้วแต่ผู้นำการประชุมว่าจะจัดการกับไอเดียที่ได้มาอย่างไร ส่วนมากก็จะทำการจัดกลุ่ม (clustering) ไอเดียที่ได้มาก่อน เพื่อจัดลำดับความสำคัญว่าเรื่องไหนควรเอามาเบรนสตอร์มต่อ หรืออีกวิธีคือการโหวตว่าทีมจะประชุมต่อเรื่องไหน เป็นวิธีที่ช่วยลดปริมาณ ลดเวลา สร้างการมีส่วนร่วม และเป็นประชาธิปไตยดี และจริงๆ แล้วในยุคนี้ มีแอพฯ หลายอย่างที่ช่วยจัดการการแสดงความเห็นเหล่านี้ โหวตแบบเรียลไทม์ได้ คอมเมนต์ได้ แชร์ข้อมูลหรือเอกสารได้ด้วย
ในทางกลับกัน Silent Meeting อาจจะไม่เหมาะกับการพูดคุยที่มีเรื่องของอารมณ์และความรู้สึกเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือเป็นลักษณะ Town Hall พูดเพื่อให้แรงบันดาลใจ หรือมีจุดประสงค์อื่นได้ที่มากกว่าหาข้อสรุป
นอกจาก Silent Meeting แล้ว ยังมีเทคนิคอื่นๆ ที่หลายองค์กรเลือกไปปรับใช้ ไม่ว่าจะเป็นการยืนประชุม การจำกัดเวลาประชุมที่ 18 นาที การจำกัดคนเข้าประชุมไม่ให้เกิน 10 คน หรือการตั้งกฎ ‘All Meetings are Optional’ เพื่อช่วยประหยัดเวลาของคนทำงาน และทำให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
เพราะ ‘เวลา’ เป็นสิ่งที่มีค่ามากๆ สำหรับทุกๆ คนในโลกทุกวันนี้ และการจัดการการประชุมที่ดีก็หมายถึงความเคารพให้สมบัติอันมีค่าของผู้อื่น
อ้างอิงข้อมูลจาก
