งานล้นมือรอให้สะสาง นัดประชุมก็มาต่อคิวรอ ประชุมใหญ่เสร็จ ประชุมเล็กต่อ ยิ่งรู้ว่าตัวเองยุ่งแค่ไหน ก็ยิ่งอยากจัดระเบียบชีวิตให้เรียบร้อยเท่านั้น เพราะไม่อยากอยู่ท่ามกลางกองงานที่สุมกันโดยไม่รู้ว่าจะต้องหยิบจับอะไรก่อน อะไรหลัง การจัดตารางงานจึงเป็นตัวเลือกอันดับแรก ที่เรายืมมือเข้ามาช่วยจัดแจงความยุ่งเหยิงในวันทำงานให้เข้าที่เข้าทางได้ วิธีที่ง่ายและสะดวกจนกลายเป็นวิธียอดนิยมอย่าง การจดตารางงานลงบนปฏิทิน จึงดูเข้าท่าที่สุด เพราะได้เห็นทั้งวันที่คอยย้ำเตือน ว่าวันนี้มีงานอะไร และทั้งสัปดาห์นี้ต้องทำอะไร แต่ทว่า ยิ่งจับงานลงไปตามวันที่เหล่านั้น กลับไม่ช่วยให้ flow การทำงานของเราราบรื่นอย่างที่คิด
ก่อนหน้าที่จะต้องทำงานที่บ้าน หลายคนก็มีวันทำงานที่วุ่นเอาเรื่องกันอยู่แล้ว ยิ่งย้ายตัวเองมานั่งทำงานที่บ้าน ฝันร้ายที่ตามมา คือ ปัญหาที่เคยยุ่งเหยิงอยู่แล้ว กลับทวีความยุ่งเข้าไปอีกระลอกใหญ่ ทั้งการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนและอาจคลาดเคลื่อนจากข้อความ น้ำเสียง การประชุมที่กินเวลางานมากอยู่แล้ว กลับยิ่งมีมากขึ้นกว่าเดิมและกินเวลาเข้าไปอีก ความวุ่นวายของการทำงานที่บ้าน ดูจะรับมือยากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศเป็นไหนๆ เราเลยสรรหาวิธีมาจัดการเวลาให้กับตัวเองมากขึ้น อย่างที่บอกว่า การจับงานลงไปในปฏิทิน เพื่อคอยนำทางว่า วันนี้เราต้องทำสิ่งนี้นะ วันต่อไปทำสิ่งนั้น สัปดาห์หน้าทำสิ่งโน้น แต่เรากลับเสียเวลาเพื่อจัดแจงงานให้เป็นระเบียบ โดนที่ผลลัพธ์ของมัน กลับไม่ได้อย่างที่คิด
หากยังไม่เห็นภาพว่าการใช้ปฏิทินจัดตารางงานให้ตัวเองจะวุ่นวายแค่ไหน ลองนึกภาพปฏิทินยอดฮิตที่ทุกคนใช้อย่าง Google Calendar ดูสิ แถบสีแปะตามวันต่างๆ บางสีอาจทาบทับไปอีกหลายวันหรือสัปดาห์ มีแถบนั้นแถบนี้ ทับซ้อนกันมากมายในหนึ่งวัน เราจำได้มั้ยว่าเราใช้เวลากับ Google Calendar หรือจดลงบนปฏิทินจริงๆ ไปเท่าไหร่ เฮนรี่ แชปปริโอ (Henry Shapiro) cofounder จาก Reclaim.ai แอปพลิเคชั่นจัดตารางงาน ได้ทำแบบสำรวจผู้คนกว่า 6,000 คน จากหลากหลายสายอาชีพ เพื่อสอบถามว่าพวกเขาใช้เวลาไปกับการจัดปฏิทินเพื่อจัดระเบียบงานของพวกเขากันเท่าไหร่? โดยพบว่าส่วนใหญ่ ใช้เวลาไปกว่า 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นั่นก็คือวันทำงานวันนึงเลยนะเนี่ย
แต่ทำไมเรากลับรู้สึกว่าปฏิทินมันยังไม่ช่วยเราเหล่าไหร่เลยล่ะ แม้เราจะเห็นแล้วว่าวันนี้เราต้องทำอะไร วันต่อไปต้องทำอะไร มาดูกันว่าสาเหตุหลักๆ ว่าอะไรที่ทำให้การจัด flow งานด้วยปฏิทินไม่เวิร์ก
ปฏิทินงาน กับ ปฏิทินส่วนตัว กำลังทับซ้อนกัน
พอรู้ว่าปฏิทินออนไลน์อย่าง Google Calendar สามารถเอาไว้จด task ที่ต้องทำในแต่ละวันได้ หรือแม้แต่ปฏิทินตั้งโต๊ะจับต้องได้จริงๆ ก็เถอะ เรามักจะจดทุกอย่างลงไป โดยลืมว่า task ส่วนตัวกับ task ของที่ทำงานกำลังปะปนกันอยู่ เราเลยรู้สึกว่าทุกอย่างมันเยอะไปหมดเลย เราจะจัดการอะไรก่อนดีนะ ทำเรื่องงานเสร็จแล้ว จัดการธุระส่วนตัวหน่อยละกัน ต้องกลับมาทำงานอีกแล้ว เราเลยต้องสลับโหมดไปมาแบบนี้อยู่บ่อยๆ หรือแย่ไปกว่านั้น คือ ธุระส่วนตัวและงานทับซ้อนกันมากเกินไป เราจัดระเบียบได้ไม่ทั่วถึง จนทำให้เราตกหล่น task บางอย่างไป
ลืมระบุเวลาที่ชัดเจน
ใส่ task ในแต่ละวันไว้อย่างครบครัน แต่ลืมว่าในวันนั้นเราควรทำอะไรก่อนหลัง พอเปิดปฏิทินมา เห็นแต่งานยาวเป็นหางว่าว แต่ไม่ได้จัดลำดับความสำคัญไว้ว่าควรทำอะไรก่อนหลัง เลยต้องคลำทางเอาเอง จนกลายเป็นว่า งานที่จำเป็นกลับไม่เสร็จ งานที่เสร็จ อาจไม่ใช่งานที่สำคัญ ลองเอาเทคนิค Time Blocking เข้ามาช่วยให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น
โดย Time Blocking จะเป็นเหมือนการหยิบงานไปไว้ในช่วงเวลาที่ถูกต้อง เริ่มต้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงาน หยิบงานที่มีเดดไลน์ใกล้มาก่อน ประเมินว่างานนี้ เราต้องใช้เวลาเท่าไหร่ แล้วจับงานนั้นพร้อมเวลาที่ใช้ ลงไปในลิสต์ที่เราต้องทำ เราก็จะได้งานที่ระบุชัดเจนว่า ทำในวันไหน เวลาไหน ใช้เวลาเท่าไหร่ ควรเสร็จในเวลาไหน ทันเดดไลน์หรือไม่ โดยไม่ต้องคลำทางเอาเองแบบปฏิทิน
พอเห็นภาพบ้างแล้วว่าปฏิทินอาจไม่เหมาะกับงานที่กองรอเราอยู่ด้านหลัง สำหรับคนที่มี task เพียงไม่กี่อย่างในแต่ละวัน อาจสามารถใช้ Google Calendar ได้อย่างไม่มีปัญหา เพราะจริงๆ ตัวมันเองก็มีฟังก์ชั่นระบุเวลา ฟังก์ชั่นเปิดปิด task ของแต่ละอีเมล จนดูเหมือนจะก้าวผ่านปัญหาที่เราบอกมาได้ (แต่กับบางคนก็ผสมๆ กับเป็นหม้อจับฉ่าย จนประสบปัญหาอย่างที่เราบอกจริงๆ)
แต่สำหรับใครที่มี task ในแต่ละวันล้นมือ ทั้งธุระในชีวิตส่วนตัวและงาน หากมานั่งกรอกรายละเอียดทุกอย่างลงไป เราคงใช้เวลาทั้งบ่ายวันอาทิตย์ไปกับการจัดการงานในสัปดาห์ต่อไปที่กำลังจะมาถึง แค่ฟังก็เหี่ยวเฉาแล้ว มาประหยัดเวลากันมากขึ้นและจัดการตารางงานให้ได้ผลมากขึ้น ด้วยแอปพลิเคชั่นสำหรับการจัดตารางงานโดยเฉพาะ จะช่วยให้ทุกอย่างเข้าที่เข้าทางมากกว่า ด้วยความที่มันทำมาเพื่อช่วยเราจัดการเวลาโดยเฉพาะ ลองหาแอปฯ ที่หน้าตาใช้ง่ายอย่าง TickTick, ToDoList หรือแอปฯ อื่นๆ ตามความชอบของเรา อาจจะช่วยประหยัดเวลาในการจัดตารางงานได้มากกว่า อย่างน้อยในบ่ายวันอาทิตย์หรือเช้าวันจันทร์ เราอาจใช้เวลาเพียงหลักสิบนาทีเท่านั้น
ปัญหาไม่ได้มีอยู่แค่การนอนจมทะเลงานและธุระประจำวัน ยังมีปัญหาอื่นๆ แฝงอยู่ในนั้นอีก อย่างการจัดลำดับความสำคัญ การแยกแยะเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว ปฏิทินจึงเป็นเหมือนเครื่องมือนึงที่เราคุ้นเคยว่าสามารถช่วยจัดตารางงานให้เราได้ แต่ถ้าหากใช้แล้วผลลัพธ์ไม่เป็นอย่างที่คิด ลองหาสิ่งอื่นที่เหมาะสมมาใช้แทนจะดีกว่า
อ้างอิงข้อมูลจาก
