โลกการทำงานถูกเปลี่ยนไปในพริบตาราวกับพลิกฝ่ามือ เมื่อออฟฟิศไม่ได้เป็นที่ทำงานอย่างที่เคยเข้าใจ แต่เป็นที่ไหนก็ได้ที่สามารถนั่งทำงานและส่งงานได้ตามปกติเป็นพอ แถมยังไม่รวมถึงเรื่องอื่นๆ ที่ต้องปรับตัวกันอีกมากมาย การทำงานในอนาคต อาจมีการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นยิ่งกว่าที่เรากำลังปรับในตอนนี้อีก และถ้าเป็นอย่างนั้น ออฟฟิศดั้งเดิมที่เราเข้าใจจะยังจำเป็นอยู่แค่ไหน เมื่อใครๆ ทำงานที่ไหนก็ได้ เพื่อรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ในอนาคต หัวหน้าหรือผู้บริหารจะต้องพิจารณาเรื่องไหนให้รอบคอบกันอีกครั้ง
รูปแบบการทำงานที่ย้ายจากออฟฟิศไปเป็นที่บ้าน เข้าออฟฟิศให้มาเห็นหน้ากันไม่กี่วันต่อสัปดาห์ อาจเป็นเรื่องใหม่สำหรับหลายองค์กร แต่นโยบายนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับบางองค์กรเช่นกัน ที่มีนโยบายให้พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน หรือบางตำแหน่งก็สามารถทำงานนอกออฟฟิศได้ทุกวันตั้งแต่ก่อน COVID-19 จะระบาดแล้ว ก่อนหน้านั้น นโยบายนี้จะเหมาะหรือไม่เหมาะก็ขึ้นอยู่กับอำนาจการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่พอ COVID-19 มาเยือน ทุกองค์กรต่างก็ต้องรับเอานโยบายนี้มาด้วยความจำเป็น โดยไม่ต้องพิจารณาแล้วว่ามันเหมาะหรือไม่เหมาะ (เพราะต้องทำแน่ๆ แล้ว)
ก่อนหน้านี้ นโยบายเหล่านั้นอาจเหมือนการเอาใจพนักงาน เป็นสิทธิประโยชน์ที่ไม่ได้มีกันทุกที่ หรือบางแห่งอาจมองว่ามันเป็นไปไม่ได้ด้วยซ้ำ จะทำงานได้ยังไงกัน ถ้าไม่เข้าออฟฟิศ แต่หลังจากนี้หลายองค์กรอาจเห็นแล้วว่า การทำงานจากที่บ้านหรือที่ไหนก็ตาม หรือการเข้าออฟฟิศไม่กี่วันต่อสัปดาห์ มันสามารถทำได้จริง
หลังจากนี้เราอาจได้เห็น นโยบาย ‘Hybrid Working’ กันมากขึ้น ซึ่ง Hybrid Working คือ นโยบายที่อนุญาตให้ตำแหน่งที่เหมาะสม สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน ที่บอกว่าตำแหน่งที่เหมาะสม เพราะยังมีบางตำแหน่งหรืองานบางประเภท ที่ไม่อาจหายหน้าไปจากออฟฟิศได้บ่อยๆ ต้องอาศัยการทำงานแบบมีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน
หลังจากนี้ อาจจะมีรูปแบบการทำงานเพิ่มขึ้นอีกหลากหลาย ให้เหมาะสมกับสภาพสังคมของโลกที่หมุนไปทุกวัน เราอาจจะต้องปรับตัวกันอีกมากมายหลายครั้ง แต่สำหรับตอนนี้ รูปแบบการทำงานในอนาคต ที่เราสามารถทำได้แล้วอย่าง Hybrid Working หากองค์กรไหนที่ยังไม่เคยมีนโยบายนี้ก็ต้องปรับตัวเพื่อให้มันเข้าที่เข้าทางด้วยเช่นกัน หากอยากให้ Hybrid Working เป็นไปได้ด้วยดี ก็ต้องมี Hybrid Office ที่รองรับการทำงานแบบใหม่นี้ด้วย ลองมาดูตัวอย่างการเตรียมพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานแห่งอนาคตกัน
‘คริสตี้ เลค’ (Christy Lake) ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล จาก Twilio แพลตฟอร์มการสื่อสารบนคลาวด์ของอเมริกา เธอเข้าทำงานในเดือนเมษาบน ค.ศ. 2020 ใช่แล้ว ในช่วงที่ทั่วโลกกำลังมีปัญหาเรื่องโรคระบาด เธอเลยต้องทำงานที่บ้านกันตั้งแต่เริ่มงาน แต่ที่น่าสนใจคือ ในขณะที่บริษัททั่วโลก ต้องจ้างพนักงานออก ไม่ต้องพูดถึงการจ้างพนักงานใหม่ แต่พนักงานครึ่งหนึ่งในปัจจุบันของ Twilio นั้น ถูกจ้างในช่วง COVID-19 กำลังระบาด เพราะบริษัทเล็งเห็นถึงการโอกาสในการจ้างงาน แบบไม่มีเงื่อนไขของการเดินทาง สภาพแวดล้อมของออฟฟิศ เข้ามาเกี่ยวข้อง
และ Twilio ได้เผยนโยบายสำคัญของเขาต่อพนักงาน 4.5 พันคน เพื่อนำ feedback มาปรับใช้ให้เหมาะสมกับความต้องการของพนักงานด้วย พบว่ากว่า 70% ต้องการจะเข้ามามีปฏิสัมพันธ์ในออฟฟิศอยู่ดี แต่ไม่ใช่ 5 วันต่อสัปดาห์ พวกเขายังคาดการณ์ไว้ว่า ถ้าหากสถานการณ์นิ่งมากพอที่จะเข้ามาทำงานในออฟฟิศได้อีกครั้ง สามารถรองรับการทำงานที่บ้านแบบถาวรของพนักงานได้ถึง 40%
พอจะเห็นแล้วว่า การเตรียมความพร้อมในด้านนโยบายสำหรับรูปแบบการทำงานใหม่ๆ ในอนาคตนั้น มีความสำคัญกับการขับเคลื่อนองค์กรขนาดไหน มาดูกันว่า หัวหน้า ผู้บริการ จะต้องพิจารณาอะไรบ้าง เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานในอนาคต
พิจารณาใหม่ ใครที่ควรเข้าออฟฟิศบ้าง
ทุกคนมีตำแหน่ง ทุกตำแหน่งมีหน้าที่ ที่ทำให้แต่ละคนมีงานในมือไม่เหมือนกัน เมื่อการเข้าออฟฟิศทุกวันไม่ใช่คำตอบสำหรับอนาคตอีกต่อไป การทำงานจากที่ไหนก็ได้จึงเป็นคำตอบแทนการนั่งออฟฟิศ ทีนี้ ฝ่ายบริหารต้องมาดูกันว่า ตำแหน่งไหนที่เหมาะสมกับการทำงานที่บ้าน และต้องพิจารณาต่ออีกว่า สามารถทำงานที่บ้านได้มากน้อยแค่ไหน บางตำแหน่งสามารถทำงานที่บ้านได้ทุกวัน บางตำแหน่ง อาจต้องเข้ามาประชุมแบบพร้อมหน้าบ้าง บางตำแหน่ง อาจทำได้แค่ไม่กี่วันต่อสัปดาห์เท่านั้น
เมื่อพิจารณาแล้ว ต้องมีคำตอบให้กับพนักงานด้วย ว่าทำไมตำแหน่งนี้ถึงสามารถทำงานที่บ้านได้ทุกวัน ทำไมตำแหน่งนี้ถึงได้ไม่เท่ากัน แต่ถึงอย่างนั้น มันอาจเหมาะหรือไม่เหมาะอย่างที่เราคิดเสมอไป ต้องเตรียมใจสำหรับการยืดหยุ่นของนโยบายนี้ไว้ด้วย อาจจะมีบางตำแหน่งที่เราคิดว่าทำงานที่บ้านไม่ได้หรอก แต่พวกเขาทำได้ เราก็ต้องพิจารณาให้พวกเขาสามารถทำงานที่บ้านได้เหมือนกับคนอื่นๆ ด้วย
เตรียมสถานที่ให้พร้อมเป็น Hybrid Office
ไม่ว่าจะมีพนักงานทำงานที่บ้านบางส่วนหรือทั้งหมด เราก็ต้องมีตัวออฟฟิศต่อไปอยู่ดี แม้จะไม่ค่อยมีคนเข้ามาใช้เหมือนแต่ก่อน แต่การมีออฟฟิศเป็นพื้นที่ส่วนกลาง ให้พนักงานได้มาพบปะ ประชุม ระดมไอเดีย เปลี่ยนบรรยากาศ ยังคงเป็นสิ่งจำเป็นไม่ต่างจากเดิม แต่สิ่งที่ต้องเปลี่ยนไปนั้น คือ ตัวออฟฟิศเองนี่แหละ ที่อาจจะไม่เครื่องมือเครื่องใช้ เครื่องอำนวยความสะดวก น้อยลง มีเท่าที่จำเป็นเท่านั้น
เมื่อพนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศทุกวัน เราคงไม่จำเป็นต้องมีปรินเตอร์นับร้อยตัว หรือเครื่องไม้เครืองมือครบครันเท่าแต่ก่อน รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ที่สามารถเหลือไว้เท่าที่จำเป็นหรือพอใช้จะดีกว่า รวมทั้งต้องประเมินการทำงานรูปแบบใหม่ด้วยว่า หากพนักงานทำงานที่บ้านแล้ว เมื่อเขากลับเข้าออฟฟิศอีกครั้ง เขาจะเข้ามาทำอะไร เข้ามาประชุม เข้ามาพูดคุย เราก็ต้องเตรียมพื้นที่ที่เหมาะกับการประชุมไว้ให้มากขึ้น และลดพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนตัวลง
ประเมินประสิทธิภาพการทำงานให้สอดคล้องกัน
เพราะเราอาจไม่ได้มานั่งเห็นหน้ากันในออฟฟิศอย่างเคย ไม่ได้ชะโงกหน้าออกไปเห็นว่าใครกำลังทำอะไรอยู่บ้าง หรืออาจไม่ได้พบปะพูดคุยถึงความคืบหน้าของงานแต่ละคนอย่างเคย การประเมินการทำงานของพนักงาน หลักเกณฑ์ที่นำมาพิจารณา KPI เดิมๆ อาจจะต้องถูกปรับให้เหมาะกับการทำงานด้วย อย่างปกติแล้ว ใครไม่เข้าออฟฟิศต้องโดนเพ่งเล็งแล้วว่าทำไมไม่เข้า แต่พอการทำงานที่บ้านกลายเป็นเรื่องปกติ เราก็ไม่สามารถเอาเรื่องนั้นไปประเมินเขาได้เช่นเคย
ค่าของคนอยู่ที่ผลของงาน ที่อาจเคยเป็นคำพูดแสนไกลเกินเอื้อม ตอนนี้มันกลายเป็นเงื่อนไขสำคัญที่จะบอกแล้วว่า ต่อให้พนักงานนั่งทำงานที่ไหนก็ตาม เขาจะสามารถทำงานให้บริษัทได้เหมือนเดิมหรือไม่ ด้วยผลงานของเขาเอง แล้วทีนี้แหละ ผลงาน จะกลายมาเป็นกุญแจสำคัญของการประเมิน
แม้ไม่ได้นั่งในออฟฟิศ แต่วัฒนธรรมยังตามติดไปถึงที่บ้าน
วัฒนธรรมองค์กร อีกหนึ่งสิ่งที่สร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันให้กับทุกคน เป็นทั้งจุดมุ่งหมาย ให้ทุกคนมองไปในทิศทางเดียวกัน เป็นทั้งวิธีการ แนวคิด ที่จะพาเราไปสู่เป้าหมายเดียวกัน มันจะยังคงยืดหยัดหนักแน่น ถ้าเราเจอหน้ากันทุกวัน มีโอกาสพูดคุยเล็กน้อยตอนขึ้นลิฟต์ หรือพูดคุยจริงจังในที่ประชุม แต่เมื่อต้องทำงานที่บ้านแล้ว เราจะซึมซับวัฒนธรรมองค์กรกันอย่างไรดีล่ะ?
แม้ตัวจะอยู่บ้าน แต่การสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวยังคงเป็นสิ่งจำเป็นอยู่ดี เพราะการทำงานที่บ้าน สิ่งหนึ่งที่ทุกคนรู้สึกถึงความยากของมัน คือการสื่อสาร แม้จะมีวิดีโอคอลที่ให้เราได้เห็นหน้ากัน มีแชทที่สร้างสามารถส่งข้อความหากันได้เสมอ แต่มันก็ไม่ราบรื่นเท่ากันพูดคุยกันตรงหน้า ต่างคนต่างทำงานของตัวเอง อาจทำให้หลงลืมแบบแผน วิธีการ แนวคิด และจุดมุ่งหมายขององค์กรไป
ถ้าหากองค์กรรู้สึกว่ามันยังเป็นสิ่งจำเป็น อย่าลืมหากิจกรรมที่สร้างความสัมพันธ์ สร้างวัฒนธรรมองค์กรให้แน่นแฟ้นดังเดิม อาจเป็นการเข้าประชุมในทุกสัปดาห์ กินเลี้ยง สังสรรค์ กันภายในบริษัท ตามแต่ความเหมาะสมของแต่ละที่
ในอนาคตอาจมีรูปแบบการทำงานผุดขึ้นมาอีกมากมาย แต่การปรับตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในตั้งแต่วันนี้ ย่อมดีกว่าการไปจับแพะชนแกะเอาเองในอนาคต
อ้างอิงข้อมูลจาก
