นับตั้งแต่การเกิดขึ้นของ Digital Transformation ที่ทุกอย่างเริ่มย้ายไปสู่ความเป็นดิจิทัลมากขึ้น ปฏิเสธไม่ได้ว่าเรื่องของเอกสาร Hard Copy ต่างๆ กลายเป็นสิ่งที่เริ่มยุ่งยากในการจัดเก็บ
การต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง หรือการดึงข้อมูลต่างๆ ออกมาใช้ โดยเฉพาะเอกสารเกี่ยวกับการศึกษาอย่างเช่นใบ Transcript ที่มักสูญหายหรือกระทั่งมีการปลอมแปลงเกิดขึ้นอยู่เสมอ
สํานักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ DGA จึงได้ผลักดันให้เกิด Digital Transcript หรือใบทรานสคริปต์ในรูปแบบดิจิทัล ที่สร้างความสะดวกสบายสำหรับนิสิตนักศึกษาในการใช้งานเอกสารสำหรับเรียนต่อหรือสมัครงาน รวมไปถึงองค์กรต่างๆ ที่ช่วยลดขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลได้อย่างมาก
The MATTER ชวนไปพูดคุยกับ ดร.สุพจน์ เธียรวุฒิ ผู้อำนวยการ DGA ถึงเบื้องหลังของการผลักดันโครงการ Digital Transcript ให้สามารถใช้งานได้จริง การพัฒนาระบบการตรวจสอบ และได้รับการยอมรับจากทุกฝ่าย เพื่อให้เกิดมาตรฐานใหม่ของการจัดเก็บข้อมูลในระบบการศึกษา
ก่อนหน้านี้การขอใบ Transcript ของมหาวิทยาลัยต่างๆ ประสบกับปัญหาอะไรเป็นส่วนใหญ่
ปกติในมหาวิทยาลัย จะมีระบบงานที่ให้ข้อมูลการศึกษาแก่นิสิตนักศึกษาอยู่แล้ว อย่างเรื่องของเอกสารทางการศึกษาต่างๆ แต่ว่าส่วนใหญ่พอถึงขั้นตอนสุดท้ายเวลาขอหลักฐาน จะเป็นการออกมาในลักษณะของกระดาษ ซึ่งนักศึกษาหรือบัณฑิตที่จบไปแล้ว ก็ต้องเก็บกระดาษนี้เพื่อเอาไปใช้ยื่นเป็นหลักฐาน เช่น สมัครงาน หรือไปศึกษาต่อ
พอต้องใช้เป็นกระดาษ ปรากฏว่าหน่วยงานที่เขารับเอกสารนี้ไป ก็กลายเป็นภาระ ต้องขอสำเนาให้เซ็นรับรองบ้าง หรือต้องทำเรื่องไปสอบถามมหาวิทยาลัยต้นสังกัดที่นักศึกษาคนนี้เรียนจบมา เพื่อยืนยันว่าได้จบมาจากที่นั้นจริงๆ ไหม เลยกลายเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมาก ปกติก็หลายสัปดาห์ บางทีเป็นเดือน เพราะสำนักทะเบียนต้องมีการตรวจสอบ แล้วทำเรื่องตอบกลับมา กว่าจะยืนยันกันได้ก็ใช้เวลานาน หรือเอกสารบางทีก็หาไม่เจอ ถ้าผ่านไปหลายปีแล้ว หรือมีการปลอมแปลงด้วย เช่น ปลอมแปลงเกรด วิชาที่จบ หรือสาขาที่จบ นี่คือปัญหาที่เราเห็นกันอยู่ แล้วก็ไม่ใช่เฉพาะในภาคใดภาคหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นเอกชนหรือภาครัฐ ประสบปัญหาเหมือนกันหมดเลย
การนำเรื่องของดิจิทัลเข้ามาช่วยใช้ในหน่วยงานภาครัฐมากขึ้น ส่งผลดีอย่างไรในภาพรวมของประชาชน
ภาพรวมของการทำเรื่องรัฐบาลดิจิทัล จะเป็นบริการภาคประชาชน หลักๆ จะเป็นกระบวนการที่คล้ายๆ กันหมด คือการมาขออนุญาตหรือขอให้ภาครัฐออกเอกสารให้ เพื่ออนุมัติไปดำเนินการต่างๆ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ จะมีอยู่หลักการอยู่ 4 ขั้นตอน ขั้นตอนแรกคือการระบุตัวตน คือการทำให้รู้ว่าเป็นใครที่กำลังเข้าติดต่อกับหน่วยงานรัฐอยู่ ซึ่งเป็นโครงการสำคัญที่เราขับเคลื่อนอยู่เกี่ยวกับเรื่อง Digital ID ว่าจะทำอย่างไรให้ประชาชนที่มาติดต่อภาครัฐ มีการระบุตัวตนโดยไม่ต้องเดินทางมาพบ สามารถทำผ่านออนไลน์ได้ ขั้นตอนที่สอง คือการยื่นเอกสารหลักฐานหรือการยื่นคำขอ ซึ่งเราก็จะมุ่งไปสู่การทำให้เป็นแบบฟอร์มเดียว พร้อมกับแนบเอกสารหลักฐานต่างๆ เข้าไปได้ โดยเฉพาะเอกสารหลักฐานที่ภาครัฐถืออยู่แล้ว ทำให้ไม่ต้องขอจากประชาชนอีกต่อไป อย่างสำเนาบัตรประชาชนก็ไม่จำเป็น เพราะว่าเรามีการเชื่อมโยงข้อมูลกับทางกรมการปกครอง มีข้อมูลประชาชนเรียบร้อยแล้ว
ส่วนขั้นตอนที่สาม คือเรื่องของการชำระค่าธรรมเนียม ซึ่งเราก็คงเห็นว่าตอนนี้ประเทศไทยก็ก้าวหน้ามากในเรื่องการชำระเงินทางออนไลน์ Mobile Payment ต่างๆ ซึ่งเราก็อยากให้ภาครัฐมีกระบวนการที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน ว่าพอยื่นคำขออะไรไปแล้ว ถ้าต้องจ่ายค่าธรรมเนียมก็จ่ายเป็นทางอิเล็กทรอนิกส์ แล้วขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งเป็นขั้นตอนเดียวกับเรื่องของ Digital Transcript ที่เราผลักดัน คือเมื่อภาครัฐจะต้องทำเอกสารหรือหลักฐานอะไรก็ตามให้แก่ประชาชน เราก็ผลักดันร่วมกับหลายๆ หน่วยงาน ทำให้ออกมาเป็นเอกสารดิจิทัล ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นทิศทางที่เราต้องทำให้ต่อเนื่องกับทุกๆ กระบวนการของภาครัฐ
จุดเริ่มต้นของโครงการ Digital Transcript เกิดขึ้นได้อย่างไร
ความพยายามเรื่องการทำ Digital Transcript ไม่ใช่ว่าเพิ่งจะเริ่มต้นกัน ก่อนหน้านี้มีหน่วยงานอื่นๆ เช่น บางมหาวิทยาลัยอย่าง มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้ร่วมมือกับทางสํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ทดลองทำ เพื่อดูว่า Digital Transcript จะต้องมีเนื้อหาอะไรที่จะต้องใส่เข้าไปในเอกสารนั้นบ้าง เพื่อที่จะทำให้หน่วยงานที่จะนำไปใช้ประโยชน์เห็นภาพได้ หลังจากนั้นทาง สพร. เราได้ประชุมกับกระทรวงต่างๆ อย่างท่านปลัดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (อว.) ที่เห็นว่าการขับเคลื่อนเรื่อง Digital Transcript จะแก้ Pain Point ของหน่วยงานต่างๆ ได้เยอะเลย จึงมีการเชิญมหาวิทยาลัยทั้งหมดประมาณ 300 แห่งมาประชุมร่วมกัน เพื่อพยายามขับเคลื่อนว่าจะทำอย่างไรให้นิสิตหรือบัณฑิตที่จบใหม่ได้ตัว Digital Transcript เร็วที่สุด ซึ่งความตั้งใจนี้เกิดขึ้นในช่วงโควิด เมื่อประมาณสักกลางปีที่แล้ว
สิ่งที่ทำต่อจากนั้น ทาง สพร. ก็จัดตั้งคณะทำงานขึ้นมา ประกอบด้วยทางกระทรวง อว. สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) และมหาวิทยาลัยประมาณ 9 แห่ง มาช่วยกันตกลงมาตรฐานข้อมูล Digital Transcript ร่วมกัน ซึ่งจริงๆ แต่ละมหาวิทยาลัยสามารถทำของตัวเองก็ได้ แต่ปัญหาคือถ้าต่อไปอยากจะทำให้เป็นรูปแบบเดียวกัน หรือทำให้หน่วยงานต่างๆ นำไปใช้ประโยชน์ได้เหมือนกัน ก็ต้องมาคุยกันเรื่องมาตรฐานก่อน เพราะฉะนั้น สพร. ก็ได้มีบทบาทในการจัดตั้งคณะทำงานเพื่อสร้างมาตรฐานร่วมกัน แต่ปัญหาและอุปสรรคที่เจอ ก็เป็นเรื่องความพร้อมของแต่ละมหาวิทยาลัย ซึ่งในที่สุดก็บรรลุข้อตกลงร่วมกัน และมีการประกาศมาตรฐานออกมาเรียบร้อย
ทำไมถึงต้องมีการสร้างมาตรฐานตรงนี้ร่วมกัน
โดยทั่วไป เอกสาร Transcript ปกติจะเป็นกระดาษ แต่ถ้าเราเปลี่ยนให้กลายเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่ก็ใช้เป็นฟอร์แมตหรือรูปแบบที่เป็นไฟล์ PDF ส่วนหน้าตาก็แล้วแต่มหาวิทยาลัยจะเลือกเองว่าอยากให้ Transcript ออกมาเป็นแบบไหน แต่ที่ต้องมาตกลงกัน เพราะว่ามาตรฐานไม่ใช่แค่ได้เอกสารที่เพื่อให้คนอ่านง่ายที่สุดหรือ Human Readable เท่านั้น แต่เราต้องการให้ Machine Readable ด้วย นั่นหมายความว่าจะต้องมี Text ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในเอกสารนั้น ในมาตรฐาน Format ที่ต้องเป็น XML อยู่ในแผ่นที่สองของตัว PDF ด้วย ซึ่งตรงนี้จะเป็นสิ่งที่มหาวิทยาลัยต่างๆ เอาไปแลกเปลี่ยนได้ หรือบริษัทเอกชนรับ Digital Transcript ไป ก็ไม่ต้องเอาข้อมูลที่ปรากฏบนกระดาษนี้ไปคีย์ซ้ำ เขาจะได้ตัวข้อความทั้งชื่อ นามสกุล หลักสูตรวิชาที่จบ เกรดต่างๆ ที่เป็น Text ให้สามารถดึงข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ได้ทันที
สิ่งที่ต้องมาตกลงร่วมกันคือตรงนี้นี่เอง ที่จะต้องมาระบุว่ามาตรฐานของการดึงข้อมูลหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน จะต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง รหัสที่จะใช้ เป็นต้น เพื่อให้ไม่ว่าหน่วยงานไหนรับ Digital Transcript มาจากมหาวิทยาลัยไหนก็ตาม สามารถใช้ระบบหรือวิธีการเดียวกันในการอ่านเนื้อหาได้ นำไปประมวลผล และใช้ประโยชน์ต่อได้เลย
มีการออกแบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไว้อย่างไร
ส่วนที่เห็นด้วยตา คือ Digital Signature หรือลายเซ็นดิจิทัลกำกับอยู่ที่ด้านซ้าย เพื่อจะบอกว่าออกมาจากมหาวิทยาลัยไหน ขณะเดียวกันก็มี Timestamp เพื่อบอกว่าเอกสารนี้ออก ณ วันเวลาไหน โดยจะมีหลักฐานเก็บอยู่ที่ สพธอ. ซึ่งลายเซ็นดิจิทัลนี้จะออกโดยองค์กรที่น่าเชื่อถือ เรียกว่า CA หรือ Certification Authority เพื่อให้มั่นใจว่า ลายเซ็นดิจิทัลเป็นของมหาวิทยาลัยแต่ละแห่งจริง เพราะฉะนั้นจะปลอมแปลงไม่ได้อย่างแน่นอน ไม่ต้องเขียนจดหมายกลับไปหามหาวิทยาลัยต้นทางแล้ว ซึ่งต่างประเทศเริ่มทำกันมาระยะหนึ่งแล้ว อย่างที่ออสเตรเลียก็มีการทำกันไปแล้วหลายแห่ง ซึ่งการทำ Digital Transcript เขาจะมี Portal กลาง ให้คนที่เรียนจบเข้าไปดาวน์โหลด Digital Transcript ของตนเองได้
ตอนนี้ก็มีหลายมหาวิทยาลัยจะเริ่มเปลี่ยนเป็น Digital Transcript แล้ว มีการใส่ QR code ไว้ เพื่อที่จะให้สามารถเข้าไปเช็กยังเว็บไซต์ของสำนักทะเบียนของทางมหาวิทยาลัย เพื่อตรวจสอบว่าข้อความที่ปรากฏในเอกสารนี้ กับข้อมูลในฐานข้อมูลของสำนักทะเบียนมันสอดคล้องต้องกัน ซึ่งเป็นวิธีที่บางมหาวิทยาลัยกำลังใช้อยู่
ตอนนี้มีมหาวิทยาลัยหรือองค์กรไหนเริ่มต้นใช้งาน Digital Transcript อย่างเป็นทางการแล้วบ้าง
ตอนนี้จะมีมหาวิทยาลัยเชียงใหม่และมหาวิทยาลัยขอนแก่น ที่นำร่องทำไปก่อนแล้ว ส่วนมหาวิทยาลัยอื่นๆ มีการตกลงกันไว้ว่าจะใช้ให้ได้ทันภายในปีการศึกษา 2563 ซึ่งเมื่อธันวาคมเรามีการแถลงข่าว มีมหาวิทยาลัยเข้าร่วมประมาณ 22 แห่งและเราก็ได้เริ่มไปคุยกับหน่วยงานภาคเอกชนและหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ ที่จะเป็นผู้ใช้ Digital Transcript ที่ผ่านมาก็ได้มีการไปปรึกษาหารือกับทางสภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย สภาหอการค้าแห่งประเทศไทย และสมาคมธนาคารไทย ทั้ง 3 สมาคมก็ให้ความสำคัญ พร้อมจะสนับสนุนให้หน่วยงานในสมาชิกใช้ Digital Transcript นี้ในการรับสมัครคนเข้าทำงานทันที
ส่วนหน่วยงานภาครัฐต่างๆ ก็มีข้อตกลงร่วมกันว่าจะใช้ Digital Transcript ทั้ง สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) สํานักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (สำนักงาน ก.พ.) หรือกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) ที่พร้อมจะผลักดันให้เกิดการใช้งานได้จริง ภายในเดือนพฤษภาคม 2564 ส่วนการใช้เอกสาร Digital Transcript ในการไปเรียนต่อต่างประเทศก็ใช้ได้ เพราะมีลายเซ็นดิจิทัลและการยืนยันว่าออกโดยมหาวิทยาลัยที่อยู่ในประเทศไทย สามารถดึงข้อมูลที่อยู่ในเอกสารไปใช้ประโยชน์ได้เหมือนกัน
มีวิธีการสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างนักเรียน นักศึกษา พ่อแม่ ครูอาจารย์ หรือสถานศึกษาใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น ร่วมกันอย่างไร
ต้องเรียนว่าการที่เรามาทำ Digital Transcript ไม่ได้แปลว่าจะยกเลิกการใช้รูปแบบกระดาษ แต่ละมหาวิทยาลัยก็ยังดำเนินการออกได้อยู่เหมือนเดิม ทีนี้ความเข้าใจก็อาจจะมีความแตกต่างกันบ้าง อย่างเช่น คนรุ่นผมหรือรุ่นผู้ใหญ่ก็จะคุ้นเคยกับการต้องได้หลักฐานการศึกษาเป็นกระดาษ แต่ว่าคนรุ่นใหม่ก็จะเน้นเรื่องของการเป็นดิจิทัล อาจจะต้องการแค่เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งตรงนี้ก็สามารถทำได้ทั้งคู่
สิ่งที่เราต้องปรับ คือการนำเอกสารดิจิทัลไปใช้มากกว่า เพราะเวลาส่งเอกสารแนบมากับอีเมลหรือส่งเข้ามาในระบบ บางที่ก็มีการบอกว่า ต้องพิมพ์ออกมา แล้วเซ็นรับรองสำเนาถูกต้องอีก ตรงนี้ที่จะเป็นเรื่องยากว่าคงต้องมาปรับ Mindset กัน ตั้งแต่คนที่ใช้ ต้องยอมรับก่อนว่าใช้ดิจิทัลได้นะ ส่วนคนที่รับไปแล้ว จะต้องไม่มีการมาพิมพ์หรือเอามาให้เซ็นรับรองอีก เพราะตัว Digital Transcript เองสามารถใช้ยืนยันได้แล้ว เรากำลังหารือกับมหาวิทยาลัยต่างๆ ว่าทางกระทรวง อว. อาจจะรับเป็นเจ้าภาพในการทำระบบตรวจสอบอีกทีหนึ่ง เพราะบางคนพอเห็น Digital Transcript แล้วก็ยังอยากจะมีการตรวจสอบยืนยันว่าเป็นของมหาวิทยาลัยนี้จริง เป็นลายเซ็นของคนนี้จริง จึงจะมีการทำเว็บไซต์กลางขึ้นมาเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง ถ้าเราทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้ครบถ้วนแล้ว ก็จะเกิดความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจที่จะใช้งาน คิดว่าน่าจะปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้เอกสารหลักฐานทางดิจิทัลหรือ Digital Transcript ได้ตามที่เราคาดหวัง
หลังจากที่โครงการนี้เปิดใช้อย่างเป็นทางการแล้ว คิดว่าการมี Digital Transcript สามารถทำให้การจัดการระบบ เรื่องข้อมูลด้านการศึกษาดีขึ้นหรือพัฒนาต่อไปอย่างไร
โครงการนี้ถือว่าเป็นการทำ Digital Transformation ของมหาวิทยาลัยร่วมกัน จะเห็นได้ว่ากระบวนการในการตรวจสอบยืนยันก็จะไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป สามารถลดระยะเวลาจาก 3 สัปดาห์ อาจจะเหลือการตรวจสอบด้วยตัวเองคือเปิดไฟล์มาดูไม่ถึง 5 นาที ก็สามารถจะเช็กได้แล้วว่าเอกสารนี้เป็นของจริงหรือไม่ ทำให้กระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆ ลดระยะเวลาลงได้
สิ่งนี้จะเป็นจุดเริ่มต้น ที่ทำให้ต่อไปเกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้านการศึกษาระหว่างมหาวิทยาลัยด้วยกันได้ เป็นก้าวต่อไปที่เราจะดำเนินงานต่อ เช่น สมมุติว่ามีบัณฑิตจบใหม่จากมหาวิทยาลัยหนึ่ง แล้วไปเรียนต่อปริญญาโทหรือปริญญาเอกอีกมหาวิทยาลัยหนึ่งในประเทศไทย ก็ไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลอะไรเลย สามารถจะแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างมหาวิทยาลัยได้ รวมทั้งกระทรวงต่างๆ ก็จะได้ข้อมูลของนิสิตนักศึกษา เพื่อจะสามารถไปประเมินผลสัมฤทธิ์ทางการศึกษาได้ ว่ามีการเรียนการสอนเป็นอย่างไร หลักสูตรต่างๆ ได้ประสิทธิภาพแค่ไหน เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสถาบันการศึกษาได้อย่างครบวงจรต่อไป
