หากเราเป็นชาวพูดไม่เก่ง แต่ทำงานอย่างไว อาจจะเข้าใจความรู้สึกของการนั่งฟังเพื่อนๆ พูดคุยเจื้อยแจ้ว เราได้แต่นั่งยิ้มและพูดเสริมตามน้ำ อยากจะพูดคุยกับคนอื่นบ้างก็ไม่รู้จะคุยอะไร แม้แต่ในการทำงาน ก็พูดไม่เก่งเอาเสียเลย แม้จะมีไอเดีย มีแรงกายแรงใจ แต่ไม่รู้จะสื่อสารออกไปอย่างไรดี มันคงไม่มีผลกระทบอะไรเท่าไหร่ หากเราอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ต้องสื่อสารกับใครมากนัก แต่เมื่อต้องทำงานเป็นทีมขึ้นมา เราอาจจะต้องขยับการสื่อสารของเราให้ก้าวหน้าขึ้นอีกสักนิด
การสื่อสารถือเป็นหัวใจหลักในการทำงานเป็นทีม ตั้งแต่การระดมไอเดียร่วมกัน แบ่งงาน ติดตามงานรายบุคคล ประกอบชิ้นงาน ไปจนถึงปลายน้ำอย่างการจบงาน หากเราจะมานั่งเงียบๆ เพียงเพราะคิดว่าที่คนอื่นพูดนั้นดีอยู่แล้ว หรือไม่กล้าออกความคิดเห็นอะไร เพียงเพราะรู้สึกว่าตัวเองพูดไม่เก่ง ไม่รู้จะสื่อสารออกไปอย่างไร อาจทำให้เราจมหายไปในการทำงานเป็นทีม และกลายเป็นคนที่ดูไม่กระตือรือร้นในการทำงาน
แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า การพูดไม่เก่งของเราคือการที่เราไม่อยากทำงานเป็นทีมนะ หลายคนไม่ได้มีปัญหากับการทำงานเป็นทีม หรือทำงานร่วมกับผู้อื่นเลย แต่อาจไม่มีความมั่นใจหรือไม่รู้วิธีการสื่อสารความคิดที่มีออกไป ทั้งไอเดียหรือความคิดเห็น เลยทำให้ระหว่างการทำงานดูจมหายไปในบทสนทนา ไม่ได้มีซีน ไม่ได้มีการนำเสนอความคิดเห็นหรือไอเดียของตัวเองสักเท่าไหร่
กระทั่งการทำงานในออฟฟิศที่เราสามารถสื่อสารกันได้โดยตรง เรายังจมหายไประหว่างการพูดคุยเลย แล้วต่อไปการทำงานแบบทางไกล หรือทำงานที่บ้าน (work from home) ที่เราอาจไม่ได้เจอหน้ากัน การจะคุยงานกันก็ยากยิ่งขึ้นไปอีก การสื่อสารจึงกลายมาเป็นทักษะสำคัญในการทำงานทั้งในตอนนี้และอนาคต ผลสำรวจจาก LinkedIn บอกตัวเลขที่น่าสนใจไว้ว่า กว่า 92% ของผู้ว่าจ้าง หัวหน้าทีม ผู้จัดการ กล่าวว่า soft skill นั้นมีความสำคัญเทียบเท่ากับ hard skill และแน่นอนว่า การสื่อสาร ก็เป็นอีก soft skill อันดับต้นๆ ที่หลายองค์กรให้ความสำคัญ
พูดไม่เก่งไม่เป็นไร มาดูกันว่าเราจะเริ่มต้นฝึกการสื่อสารอย่างไร ให้เราเฉิดฉาย ไม่จม ไม่หาย ในการทำงานเป็นทีม
ฟังให้รู้ว่ากำลังฟัง
เมื่อเราอยู่ในเลเวลเริ่มต้น ยังไม่ต้องรีบร้อนที่จะพุ่งตัวเข้าไปพูดๆ เพื่อให้เราเฉิดฉายขึ้นมา เพราะการสื่อสารกันภายในทีม ไม่ได้หมายความว่าเราส่งสารนั้นออกไปแล้วทุกอย่างจบ หากก่อนหน้านี้เราเก่งด้านการนั่งฟัง เรามาเริ่มพัฒนาที่การฟังของเรากันก่อน
ไม่ได้หมายความว่าให้เรานั่งฟังอย่างเดียวต่อไป แต่ลองเริ่มจากให้โฟกัสในตอนที่ผู้อื่นสื่อสารกับเรา เมื่อเราถูกอ้างถึง พูดถึง หรือถามความคิดเห็น ในขณะที่อีกฝ่ายถามนั้น อย่างแรก เราควรแสดงออกว่าเรากำลังให้ความสนใจสิ่งที่เขาสื่อสารออกมาอยู่จริงๆ อาจจะเป็นภาษากาย อย่างการสบตา พยักหน้าตามคำถาม หรือการตอบคำถามตามไปด้วย
ต่อมา เราควรสังเกตการสื่อสารของอีกฝ่ายว่า เขาต้องการคำตอบแบบไหน เช่น ต้องการความคิดเห็นต่อ หรือต้องการไอเดียเพิ่มเติม เพื่อที่เวลาเราตอบคำถาม จะได้ตอบแบบเข้าเป้า ไม่ออกทะเล ไม่ต้องคอยนึกด้วยว่าจะพูดอะไรดี จะตอบอะไรดี เพราะแค่ตอบให้ตรงกับคำถามที่เราตั้งใจฟังอยู่นั้นก็เพียงพอแล้ว
ไม่ว่าเสนออะไร ให้ถามถึงฟีดแบ็ก (feedback)
เมื่อถึงตาเราเสนอไอเดียออกไป ไม่ว่าจะไอเดียตั้งต้นเพื่อให้ทุกคนไปต่อยอด หรือความคิดเห็นต่อไอเดียของคนอื่น เมื่อเราเสนอสิ่งที่เราอยากพูดออกไปแล้ว ลองถามความคิดเห็นของคนในทีมด้วยว่า คิดเห็นอย่างไรกับสิ่งที่เราเพิ่งเสนอไป โดยไม่ต้องเป็นการถามเพื่อเอาคำตอบอย่างเป็นทางการมากนัก แค่ถามความคิดเห็นทั่วไป เช่น “คนอื่นว่าไงบ้าง?” “แบบนี้จะเวิร์กมั้ยนะ?” “ใครอยากเสริมตรงไหนบอกได้เลยนะ”
นอกจากจะได้มีส่วนร่วมในการเสนอไอเดียแล้ว ยังจุดประกายบทสนทนาต่อ เพื่อรับฟังความคิดเห็นของคนในทีมด้วยว่า ไอเดียของเรามีข้อด้อยหรือจุดที่ต้องปรับปรุงตรงไหนบ้างหรือเปล่า เมื่อเรานั่งฟังความคิดเห็นของคนอื่นมามากแล้ว ถึงเวลาที่เราต้องฟังความคิดเห็นที่มีต่อไอเดียของเราเองบ้างแล้ว เพื่อแสดงออกถึงการสื่อสารทั้งเป็นฝ่ายให้และฝ่ายรับด้วยการรับฟังฟีดแบ็กนี่แหละ
เดินตามกฎของทีม
พอการทำงานอยู่ในระดับที่เล็กลง การสร้างข้อตกลงร่วมกันในการทำงานจึงทำได้ง่ายขึ้น แต่ละทีมจึงควรมีข้อตกลงในการทำงานร่วมกัน อาจจะออกมาในรูปแบบ ‘ขั้นตอนการทำงาน’ เป็นการตกลงกันว่า ใครทำหน้าที่อะไร ใครต้องคอยช่วยเหลือใคร ขั้นตอนนี้ใครรับผิดชอบ ส่งต่อให้ใคร หรือแบ่งงานกันทำแล้วมาจบงานร่วมกัน เพื่อให้การทำงานเป็นทีมนั้นสมกับคำว่า ‘ทีม’ จริงๆ
แน่นอนว่าเราต้องใส่ใจในงานที่เราได้รับมอบหมาย โดยดูว่าเราต้องทำหน้าที่อะไร นอกจากนั้นเราต้องใส่ใจขั้นตอนภาพรวมของทีมด้วยเช่นกัน แม้เราจะไม่ได้มีอำนาจบริหารทีมหรืออำนาจตัดสินใจในภาพใหญ่ แต่เราก็จำเป็นต้องรู้ไว้ในเบื้องต้นว่า เราต้องทำร่วมกับใคร ใครอยู่ในขั้นตอนก่อนหน้าและหลังจากเรา หรือมองเห็นภาพรวมของสายพานการทำงานทั้งหมดนั่นเอง เมื่อเกิดปัญหาหรือติดขัดในเรื่องไหน เราจะได้สามารถสื่อสารกับผู้รับผิดชอบในหน้าที่นั้นๆ ได้ถูกจุด โดยไม่ต้องคอยไล่ถามว่าใครทำอะไร เหมือนกับไม่ได้อยู่ทีมเดียวกัน
รายงานและสอบถามความคืบหน้า
เมื่องานดำเนินไปในระดับหนึ่งแล้ว เราสามารถแสดงความใส่ใจต่อทีมด้วยการรายงานความคืบหน้าของงานที่มีอยู่ในมือ และสอบถามความคืบหน้าของเพื่อนในทีม ไม่ใช่ในฐานะของหัวหน้าผู้มาในมู้ดตรวจสอบการทำงาน แต่เป็นการชวนคุย คุยเล่น ถามสารทุกข์สุขดิบกับเพื่อนในทีม ในฐานะเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง
สิ่งนี้จะช่วยให้เราได้มีโอกาสพูดคุยกับเพื่อนในทีมมากขึ้น มีเรื่องราว มีประเด็นให้พูดคุยกันแบบไม่ต้องฝืน เพราะทุกคนกำลังยืนอยู่ในสายพานงานชิ้นเดียวกัน อาจจะกลายเป็นหัวข้อโปรดที่เอาไว้อัพเดตเรื่องราวของกันและกัน จนกลายเป็นความสัมพันธ์ที่ดีต่อไปก็ได้ รวมทั้งเรายังได้รู้ความคืบหน้าของงานไปในตัวอีกด้วย
แม้เราจะสามารถทำงานในทีมได้ราบรื่นแค่ไหน แต่ถ้าหากเราไม่มีความเห็น ได้แต่รับหน้าที่มาแล้วทำให้มันจบไปเฉยๆ เราอาจจะเป็นหนึ่งฟันเฟืองที่ช่วยให้งานจบลงได้ แต่เพื่อนร่วมทีมอาจไม่มีโอกาสได้เห็นไอเดียหรือให้พื้นที่กับเราเท่าที่ควร ดังนั้น สื่อสารให้คล่อง นำเสนอตัวเองให้เป็น เพื่อให้เราได้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานเป็นทีมอย่างมีตัวตน
อ้างอิงข้อมูลจาก
Illustration by Kodchakorn Thammachart
