ประชุมทีมในช่วง 3-4 เดือนที่ผ่านมานี้ มีแต่คนบอกว่า.. “อยากกลับไปออฟฟิศแล้วว” แต่ดูจากสถานการณ์ คงจะยังเป็นไปไม่ได้ในเร็ววัน ยิ่งการกลับไปเจอหน้ากันแบบ Full Team คงเป็นความหวังที่ไกลแสนไกล หากประเทศไทยยังจัดการเรื่องวัคซีนแบบนี้
แต่ในหลายประเทศที่พอจะควบคุมสถานการณ์ได้ ก็เริ่มวางแผนสำหรับ Hybrid Work กันแล้ว หากการเปลี่ยนผ่านจากออฟฟิศแบบที่เราคุ้นเคยมาเป็นการ Work From Home ว่าไม่ง่ายแล้ว การกลับไปสู่ออฟฟิศในรูปแบบ Hybrid Work ก็ยิ่งมีเรื่องต้องคิดมากขึ้นอีก
ทั้งคนทำงานและองค์กรอาจควรเตรียมตัวเรื่องนี้กันไว้ล่วงหน้า แม้ไม่รู้ว่า.. เราจะได้กลับไปเจอกันที่ออฟฟิศอีกครั้งเมื่อไหร่ก็ตาม
สิ่งที่องค์กรต้องเตรียมตัว
- จัดการสมดุลระหว่าง We และ Me Work
เชื่อว่าสิ่งหนึ่งที่หลายๆ คน ได้ตระหนักจากการทำงานที่บ้าน คือการมีสมาธิมากขึ้น ทำงานได้เสร็จเร็วขึ้น กับงานในรูปแบบที่ต้องอาศัยความคิดหรือการลงมือทำเพียงลำพัง แต่สิ่งที่ขาดหายไปคือไอเดียหรือแรงบันดาลใจ ในงานรูปแบบที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากคนอื่น ดังนั้น หน้าที่ของออฟฟิศหลังจากนี้น่าจะชัดเจนขึ้นแล้ว ว่ามีไว้สำหรับงานประเภทความร่วมมือ เมื่อก้าวสู่ Hybrid Work การออกแบบกติกาอย่างการอนุญาตให้ไม่ต้องเข้าออฟฟิศได้ในเวลาที่ต้องการจดจ่อกับงานส่วนตัว หรือการจัดสรรพื้นที่ให้มีส่วนที่ได้อยู่คนเดียวลำพังบ้าง จึงเป็นเรื่องที่องค์กรต้องคิดออกแบบใหม่
- จัดการประสบการณ์ร่วมของคนในและนอกออฟฟิศ
ลองคิดภาพว่าทีมจัดประชุมระดมไอเดีย โดยมีคนที่อยู่ในออฟฟิศและคนที่เข้าร่วมทาง Zoom มันเป็นไปไม่ได้เลยที่การมีส่วนร่วมระหว่างคนสองกลุ่มนี้จะเท่ากัน ดังนั้น การประชุมหรือการทำงานในโลกของ Hybrid Work องค์กรจึงต้องมีการออกแบบวิธีการทำงาน โดยคำนึงถึง 3 หลักการคือ ความเสมอภาค (equity) การมีส่วนร่วม (engagement) และความยืดหยุ่น (ease)
ยกตัวอย่างเช่น ในการระดมไอเดีย อาจจะใช้เครื่องมือออนไลน์บางอย่างแทนไวท์บอร์ดในห้องประชุม เพื่อให้ทุกคนเห็นและออกไอเดียได้ในเวลาเดียวกัน หรือในการประชุมทั่วไป แทนที่จะตั้งจอไว้ตรงมุมโต๊ะหนึ่ง ก็อาจจะหาฐานรองที่หมุนได้รอบด้าน เพื่อเพิ่มโอกาสในการมองเห็นของคนที่ทำงานทางไกล
- จัดหาเครื่องมือสำหรับ Hybrid Work
นอกจากเรื่องการออกแบบกระบวนการเพื่อจัดการประสบการณ์ร่วมแล้ว เทคโนโลยีบางอย่างก็สามารถทำให้คนที่อยู่ในและนอกออฟฟิศทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น นอกจากซอฟต์แวร์ที่ใช้ใน Virtual Meeting หรือ Project Management แล้ว แอพฯ 4 ประเภทนี้ อาจช่วยในการทำงานแบบ Hybrid Work ได้
- Cloud Backup : แทนที่แต่ละคนจะทำงานแล้วเซฟเก็บไว้ในเครื่องของตัวเอง การเปลี่ยนไปทำงานบนคลาวด์ จะช่วยให้แต่ละคนอัพเดทความเป็นไปกันได้ โดยไม่ต้องอาศัยการประชุม
- Remote Computer Management : หลายรูปแบบงานอาจทำบนคลาวด์ไม่ได้ หรือบางปัญหา ที่เคยต้องอาศัยการนั่งข้างๆ แล้วทำไปด้วยกัน อาจแก้ได้ด้วยซอฟต์แวร์ประเภทที่ให้เราเข้าไปจัดการหน้าจอของคนอื่นได้เลย
- Virtual Office : แม้เราอาจใช้ Slack หรือ Email ในการคุยงานกันเป็นปกติ แต่สำหรับการคุยเล่น เราอาจต้องการสิ่งที่สบายๆ หรือสนุกกว่านั้น ปัจจุบันก็มีแอพฯ หลายประเภทที่พัฒนาขึ้นมาให้เราได้มีพื้นที่คุยเล่นกันกับเพื่อนที่ทำงานผ่านหน้าจอ
- Desk-booking Tool : การทำงานแบบไฮบริด ทำให้ทุกคนไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะประจำในออฟฟิศอีกต่อไป แต่เพื่อจัดการความเรียบร้อย เราอาจใช้แอพฯ บางอย่างที่ช่วยวางแผนล่วงหน้าได้ว่าใครจะเข้าไปออฟฟิศวันไหน และต้องการพื้นที่สำหรับการนั่งทำงานบ้าง
- จัดการความเหลื่อมล้ำทางเทคโนโลยี
อย่างหนึ่งที่เราพูดกันบ่อยในบริบทของการเรียนออนไลน์ แต่ไม่ค่อยได้ยินในบริบทของการทำงานออนไลน์ ก็คือความเหลื่อมล้ำทางเทคโนโลยี ทั้งในแง่โครงสร้างพื้นฐาน อย่างที่บ้านใครมีอินเทอร์เน็ตพอไหม มีจอคอมพิวเตอร์หรือเปล่า ไปจนถึงความสามารถในการใช้งานแอพฯ ต่างๆ สิ่งที่องค์กรละเลยไม่ได้ คือการจัดหาโครงสร้างพื้นฐานและจัดการให้พนักงานพัฒนาความสามารถให้อยู่ในระดับที่ทำงานร่วมกันกับทีมได้
- ออกแบบความพอดีสำหรับอิสรภาพในการทำงาน
องค์กรในยุคนี้ ถูกปรับให้เป็น Flat Organization มากขึ้น คนทำงานมีอำนาจในการตัดสินใจมากขึ้น และยังสามารถร่วมมือกับคนหรืององค์กรอื่นๆ เพื่อสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ ได้อย่างอิสระ แต่สำหรับองค์กรแล้ว นอกจากสนับสนุนให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้ ยังต้องหาวิธีการที่ทำให้มั่นใจว่า อำนาจการตัดสินใจและอิสรภาพเหล่านั้นสร้างผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ไม่ใช่สร้างความวุ่นวาย
เป็นไปไม่ได้ที่จะปล่อยให้ทุกคนทำอะไรได้ดั่งใจแล้วจะไม่เละเทะ ดังนั้นการหาเป้าหมายร่วมหรือออกแบบระบบพื้นฐานคร่าวๆ บางอย่าง รวมไปถึงหลักการวัดผลที่ชัดเจน น่าจะเป็นการรักษาสมดุลระหว่างการให้อิสระและการจัดการความวุ่นวาย
- บริหารจัดการคนในทีมด้วยความเข้าใจ
การบริหารคนเป็นงานที่ท้าทายมากๆ อยู่แล้วสำหรับผู้นำองค์กร แต่มันยิ่งท้าทายมากขึ้นไปอีก ในห้วงเวลาที่ต้องเจอกันผ่านหน้าจอ และมีโอกาสที่จะรู้สึกขาดความเชื่อมโยงกันในรูปแบบเดิมได้ ช่วงปีที่ผ่านมา ผู้นำหลายองค์กรจึงเปลี่ยนบทบาทและให้เวลามาโฟกัสในเรื่องของการบริหารและพัฒนาคนในทีม พูดคุยและรับฟังถึงปัญหาทั้งกับเรื่องงานและชีวิตที่บ้าน รวมถึงสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการมากขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาที่ยังต้องติดอยู่ที่บ้าน หรือจะขยับไปสู่การทำงานแบบ Hybrid Work ได้แล้ว CEO หรือหัวหน้าทีม อาจต้องคิดเรื่องเหล่านี้มากขึ้น เช่นการจัด One-on-One Session นอกเหนือไปจากการประชุมปกติ ทักษะสำคัญที่ผู้นำองค์กรต้องมีสำหรับ Hybrid Work และอนาคตของการสร้างองค์กร จึงเป็นการสังเกตและวิเคราะห์ทั้งสิ่งที่พนักงานพูดและไม่พูดออกมา สิ่งที่พวกเขาแสดงผ่านภาษากาย (บางองค์กรถึงกับจ้างนักจิตวิทยามาช่วยเลยด้วยซ้ำ) รวมถึงทักษะการรับฟังและการสื่อสาร เพื่อให้เข้าใจคนในทีมและออกแบบอนาคตของการทำงานที่ต้องการร่วมกันได้
สิ่งที่คนทำงานต้องปรับตัว
- พัฒนา Emotional Intelligence (EQ)
ในโลกปกติ (เก่า) เราได้เรียนรู้การอยู่ร่วมกันกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ตลอดเวลาที่เราทำงาน แต่พอถึงยุคไฮบริดที่เราเจอกันน้อยลง เราจะสูญเสียการเรียนรู้ด้าน EQ ไป และอาจทำให้เราไม่สามารถเข้าใจพฤติกรรมคนอื่น หรือมีปฏิสัมพันธ์ได้อย่างเหมาะสม จนอาจเกิดสิ่งที่เรียกว่า ‘Emotional Hijacking’ (การตอบโต้ด้วยอารมณ์ที่อยู่เหนือเหตุผล) และส่งผลกระทบต่อการทำงานได้
คำแนะนำในระหว่างที่ไม่ได้เจอคนอื่นเพื่อพัฒนา EQ นั้น ก็คือการสำรวจตัวเอง และสร้างการตระหนักรู้ในตัวเอง (Self-awareness) นั่นจะช่วยให้เราทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีขึ้น เมื่อเรารับรู้อารมณ์ภายในได้ดี ก็จะสามารถควบคุมตัวเอง ความคิด และพฤติกรรมที่แสดงออกไปได้ รวมถึงเข้าใจสิ่งที่คนอื่นแสดงออกมากขึ้นด้วย
- ปรับตัวกับปฏิสัมพันธ์ของทีมที่เปลี่ยนไป
เมื่อก่อนตอนได้ไปออฟฟิศ เราอาจจะแวะไปเม้ามอยกับเพื่อนร่วมงานได้ที่โต๊ะอาหารหรือเคาน์เตอร์กดน้ำ ซึ่งนั่นทำให้เรารู้จักกันมากขึ้น สนิทกันมากขึ้น และมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น หรือถ้ามีเพื่อนร่วมทีมคนใหม่ แค่ยิ้มให้กัน ก็จะรู้แล้วว่า เอ้อ คนนี้เฟรนด์ลี่ คุยได้
แต่ในวันที่เราเดินไปกดน้ำแล้วคุยกันไม่ได้ การมีช่องทางอื่นสำหรับการสื่อสารที่ไม่ใช่เรื่องงาน อาจเป็นเรื่องที่ต้องคิด เช่น การตั้ง Channel #Music หรือ #FoodforToday ใน Slack หรือ Facebook Group ก็ไม่ใช่ไอเดียที่แย่สำหรับการพูดคุยเรื่องอื่นกัน การยิ้มหรือหัวเราะร่วมกันผ่าน Virtual Meeting ก็อาจไม่เพียงพออีกต่อไป เพราะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นน้อยกว่าการส่งข้อความหากันแน่นอน เพราะฉะนั้น การใส่ emoji บางอย่างในการส่งข้อความ ก็อาจะช่วยให้ตัวหนังสือที่ปราศจากน้ำเสียง (และบางครั้งก็อาจถูกตีความในทางลบ) มีความเฟรนด์ลี่ขึ้นได้ 😊 ..แต่ก็ควรทำแต่พอดีนะ
- หาโอกาสในการเรียนรู้กับหัวหน้า (แม้ไม่ได้เจอหน้า)
หากอยู่ที่ออฟฟิศ เราได้เรียนรู้บางอย่าง และได้มีส่วนร่วมกับงานที่สำคัญมากขึ้นเพื่อการเติบโตในอาชีพด้วยการเดินไปปรึกษา ชวนคุยไอเดียใหม่ๆ หรือถามว่ามีอะไรให้ช่วยไหม? แต่ในโลกของไฮบริด เราอาจจะเดินเข้าไปชวนคุยไม่ได้ แต่อาจทำได้ด้วยการของเรียนรู้ทางอ้อม เช่น เมื่อมีประชุมสำคัญที่เราอาจไม่ได้เข้าร่วม เราอาจขอช่วยถอดบันทึกหรือหาข้อมูลเพิ่ม ซึ่งทำให้เราได้เรียนรู้ไปในตัว และเป็นไปได้ว่า เราอาจได้รับเชิญให้เข้าร่วมในการประชุมสำคัญๆ ครั้งถัดไปได้
- แสดงออกถึงความทุ่มเทในงานในรูปแบบดิจิทัล
แม้ออฟฟิศยุคใหม่จะมีเวลาทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่อย่างน้อย การไปทำงานที่ออฟฟิศด้วยกันก็ทำให้เห็นว่า ใครมา ใครอยู่ แค่ไหน และถึงแม้ไม่มีถูกระบุไว้ในการ KPI ของการประเมินว่าเราต้องมาเร็วกลับช้า แต่ก็คงปฏิเสธไม่ได้ว่ามีผลทางใจต่อหัวหน้าหรือเจ้าขององค์กรเหมือนกัน
แต่ในการทำงานแบบไฮบริด การปรากฏตัวให้เห็นกันหายไป หลายๆ ออฟฟิศ จึงเลือกใช้การส่งข้อความสำหรับการ Check-in ทางช่องทางต่างๆ อย่าง Slack หรือ Email เพื่อบอกสั้นๆ ว่าแพลนในการทำงานวันนี้ของแต่ละคนคืออะไร รวมถึงยังแสดงน้ำใจว่า มีอันนี้ให้ช่วยไหมได้ด้วย พร้อมอัพเดท Round-up ในตอนจบวันว่าได้ทำอะไรไปแล้ว
- ใช้ช่องทางออนไลน์พัฒนาตัวเองและนำเข้าความรู้ให้ทีม
เมื่อก่อนเราอาจทำได้ด้วยการไปเข้าร่วม Event หรือ Conference ต่างๆ แต่โลกยุคไฮบริดนี้ มีคอร์สออนไลน์ และ Virtual Event มากมาย สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่าเราได้อะไรจากการเข้าร่วม Event เหล่านี้ แต่อยู่ที่เราเอามันมาปรับใช้กับทีมได้แค่ไหน เพื่อให้ทีมของเราได้พัฒนาร่วกัน แม้ในวันเวลาที่ไม่ได้เจอหน้ากันโดยไม่ผ่านหน้าจอก็ตาม
- พัฒนาความเป็นผู้นำและหาโอกาสริเริ่มสิ่งใหม่ๆ ให้ทีม
ภาวะผู้นำและการริเริ่มไม่ใช่แค่เรื่องของหัวหน้าอีกต่อไป ในโลกปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงเร็วมาก แค่ CEO หรือหัวหน้าเพียงคนเดียว ไม่สามารถทำทุกอย่างได้ทัน ภาวะผู้นำจึงไม่ได้ผูกติดกับชื่อตำแหน่งอีกต่อไป แต่ทุกคนในทีมต้องสามารถตัดสินใจเบื้องต้น ให้คำแนะนำ และความช่วยเหลือกันในทีมได้ ยิ่งในที่ที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนและให้ค่ากับสิ่งนี้ มันยิ่งเป็นโอกาสดีที่เราจะพัฒนาทักษะด้านนี้ของตัวเอง
บางองค์กรถึงกับเปิดรับแนวคิด Intrapreneurship ที่สนับสนุนพนักงานที่มีทักษะความเป็นผู้ประกอบการ กระตือรือร้นในการเสนอตัวรับผิดชอบโครงการ เสนอไอเดีย พร้อมรับความเสี่ยง และขับเคลื่อนนวัตกรรมใหม่จนอาจกลายเป็นหุ้นส่วนธุรกิจได้
- จัดการกับความเครียดอย่างตรงไปตรงมา
ความเครียดเป็นสิ่งปกติสำหรับการทำงานและการใช้ชีวิตอยู่แล้ว ยิ่งในภาวะวิกฤตโรคระบาด ที่ส่งผลต่อการต้องเปลี่ยนวิถีการดำรงชีวิตและการทำงานอยู่เรื่อยๆ แบบนี้ ยิ่งมีโอกาสเครียดได้ง่ายขึ้น ในวันที่เราต้องกลับไปที่ออฟฟิศ แม้จะเป็นสิ่งที่เราโหยหามาตลอด แต่มันก็จะมีความเครียดจากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ดังนั้น เมื่อเราเผชิญหน้ากับมัน อย่ากังวลที่จะลิสต์สิ่งที่ทำให้เราเครียดออกมา แล้วเดินไปขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานของเรา
ผู้นำหลายองค์กรมองตรงกันว่า ทุกอย่างนั้นเปลี่ยนไปแล้ว คำว่า ‘ออฟฟิศ’ หรือ ‘ธุรกิจ’ จะไม่มีวันกลับไปเป็นแบบเดิมอีก ทั้งหมดนี้.. เป็นทักษะและกลยุทธ์ที่ทุกคนในทีมวางแผนสิ่งที่จะเป็น ‘อนาคตของทีม’ ร่วมกันได้ เพื่อที่ว่าจะได้ฟื้นตัวจากสถานการณ์ได้อย่างเร็วขึ้น และกลับไปทำงานร่วมกันได้อีกครั้ง
อ้างอิงข้อมูลจาก
